Všelijakých CRM systémů je dnes po celém světě nabízeno obrovské množství. Není vůbec snadné vybrat si takový, který zrovna vaší firmě padne jako ulitý. A když už ten správný konečně objevíte, může se stát, že mu skončí podpora.
V této situaci se před nějakou dobou ocitlo velké množství našich klientů, především z USA. V tamních businessových vodách byl hodně oblíbený Business Contact Manager, CRM pro Microsoft Outlook, které dnes již není podporováno.
Proč přešli právě k nám a jak celý přechod včetně migrace dat probíhal?
Zeptali jsme se Joanny Stallworth z americké firmy IAG Forensics, která patří mezi naše klienty.
FIRMA
Joanno, můžete nám popsat vaši firmu, IAG Forensics?
Jsme forenzní účetnická firma a jako taková pomáháme s účetnictvím právních případů. Máme 21 zaměstnanců, jsme tedy poměrně malá firma. Většina mých kolegů se v pracovní době věnuje převážně účetnictví.
NALEZENÍ EWAY-CRM
Co konkrétně vás vedlo k tomu, že jste začali hledat nové CRM?
Hlavním důvodem pro hledání náhrady našeho BCM bylo to, že program byl už opravdu zastaralý a bez podpory. Chtěli jsme tedy být trochu proaktivní a najít si náhradu dříve, než bude BCM zcela ukončeno a zrušeno.
Chtěli jsme najít něco, co by nám pomohlo řídit naše projekty a kontakty. To byla hlavní myšlenka, s níž jsme se pustili do pátrání po alternativě.
Jak jste pak našli eWay a proč jste se pro ni rozhodli?
Strávili jsme poměrně dost času rozsáhlým zkoumáním různých možností. Vyzkoušeli jsme demo verze několika tuctů CRM. Naši pozornost upoutala eWay svoji značnou customizovatelností. Nejsme totiž tradiční účetnická firma ani právnická kancelář a potřebovali jsme produkt, který bude možné upravit na míru našim požadavkům. Zkrátka software, který pro nás bude dělat přesně to, co od něj potřebujeme. A to jsme s eWay-CRM našli. Oproti jiným možnostem to byla velká výhoda.
Jak přesně jste nás našli, jen skrze Google, či na nějakém webu s recenzemi?
Oboje. Jak jsem říkala, hodně jsme se hledání alternativy věnovali, googlili jsme spojení jako „náhrady za BCM“ nebo „top CRM“ a všelijaká jiná klíčová slova. A eWay-CRM na nás vyskočila hned při několika těchto hledáních.
Náš software je stejně jako BCM v Outlooku. Byl to také jeden z důvodů?
Přesně tak. Líbilo se nám, že je to doplněk pro Outlook, podobně jako BCM. Jedním z našich požadavků byl hladký přechod pro všechny naše zaměstnance a uživatele. Řekli jsme si, že pokud zůstaneme u Outloooku, bude přechod snazší, než pokud bychom se rozhodli pro samostatný produkt.
PŘECHOD A MIGRACE DAT
A nyní to hlavní, co zajímá všechny, kdo uvažují o přechodu k jinému softwaru. Jak probíhal samotný přechod a migrace z BCM?
Celkově jsem byla s přechodem z BCM na eWay-CRM velice spokojená. S vaším týmem se mi dobře spolupracovalo, postarali jste se o celý výtah dat a přemigrování. Objevilo se pár výzev, které jsme museli společně zvládnout, ale z velké většiny jste vše vyřešili vy. S přechodem jsme byli spokojeni.
Řekla bych, že o bylo pro všechny ve firmě hodně snadné. Já a moje kolegyně Pat Salem jsme absolvovaly školení od vás a pak jsme naše zaměstnance zaškolily samy. A to z toho důvodu, že u nás bylo opravdu velké množství specifických customizací a dávalo tak větší smysl, abychom se o to postaraly my, přestože eWay tuto službu také nabízí.
S produktem jsem osobně velice spokojená, stejně tak i s tím, jak probíhal přechod.
CUSTOMIZACE EWAY-CRM
Můžete nám popsat, jak přesně jste si u nás nechali eWay-CRM customizovat?
V podstatě jsme customizovali veškerá pole u projektů a značnou část těch u kontaktů. Nepoužíváme úplně všechny funkce, které eWay nabízí, protože jsme je nepoužívali ani předtím u našeho starého CRM. Ale jak jsem říkala, v podstatě jsme si vytvořili úplně nový formulář pro projekty, udělaný zcela na míru, aby políčka byla relevantní k našim projektům.
PRÁCE S EWAY-CRM
Za jak dlouho od prvního kontaktu jste začali eWay-CRM plně využívat?
Přesnou časovou osu neznám. Máme několik interních kroků, jimiž jsme museli projít, než jsme produkt mohli začít používat. To se týkalo především IT oddělení. Takže tím jsme to možná i zbrzdili, z důvodu našich nezbytných interních kroků. Jak jsem říkala, přesnou časovou osu si nevybavím.
Co se týče školení a zvykání si na eWay, četli jste nějakou naši dokumentaci, jako jsou články „první kroky“?
Myslím, že zprvu jsme si něco hledali a četli jsme i nějaké z vašich článků. Ale jak jsem zmiňovala, absolvovaly jsme s Pat administrátorské školení a předtím jsme si vyzkoušely demo. Já a Pat jsme se do toho dost ponořily a naučily se poměrně dost věcí ještě předtím, než jsme se pro eWay ve firmě definitivně rozhodli. Bylo to pro nás poměrně jednoduché, využívali jsme veškeré materiály dostupné online, včetně článků, které zmiňujete vy. Díky tomu jsme řadu věcí zvládly samy.
Pracuje s eWay-CRM celý tým?
Ano, všichni v naší firmě se softwarem pracujeme a máme do něj přístup.
VÝSLEDEK
Zautomatizovala vám eWay-CRM nějaké procesy?
My tyhle funkce vlastně nevyužíváme, protože naše projekty a případy jsou každý úplně jiný. Není tu standardní proces, který bychom mohli automatizovat. Takže tento typ funkcí z eWaye tu nepoužíváme.
Můžete říct, co konkrétně eWay-CRM vaší firmě IAG přinesla?
Zdůraznila bych hlavně vědomí, že máme nový systém s dobrou podporou, který nepřestane v blízké době fungovat. S BCM jsme byli jako na jehlách a s eWay-CRM se nám dost ulevilo. Máme opravdu spolehlivý produkt.
Je tu něco, co vám chybí a ráda byste to do budoucna v eWay-CRM viděla?
Jediné, co bych ocenila, je, kdybychom si mohli zvolit formát, v jakém se nám zobrazuje u kontaktu jméno. Teď je to: příjmení, jméno, titul. A mně by se líbilo místo Allen, John, Mr. vidět Mr. John Allen. To je vážně jediná věc, na kterou občas narážím.
A je tu na druhou stranu něco, co předčilo vaše očekávání?
Po pravdě myslím, že se váš produkt opravdu extrémně jednoduše používá. Při přechodu jsem poskytla kolegům nějaké školení a jinak jsem toho moc dělat nemusela. Náš tým se aklimatizoval opravdu rychle, to se mi vážně líbilo. Takže abych to shrnula, jsem spokojena s celkovou uživatelskou přívětivostí a snadným používáním. Z toho jsme měli největší obavy, když jsme se rozhodli změnit poskytovatele CRM. A díky vám nakonec žádné potíže nenastaly.
