Jak mít z Outlooku perfektní CRM

Ať už vlastníte menší výrobní podnik, nebo celý závod, efektivitu byste měli mít vždy na prvním místě. A jak jí dosáhnout? Jen se skvěle zvládnutými postupy.

Na cestě k nim vám může být pomocníkem i Microsoft Outlook. Když jej začnete využívat jako nástroj pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), budete vy i váš tým produktivnější.

A pokud půjdete cestou integrace Outlooku s profesionálním CRM softwarem, podaří se vám zlepšit výkony všech vašich týmů napříč firmou. Efektivitu můžete mimo výrobu a prodej čekat také v péči o zákazníky. To vše jeden z nejoblíbenějších e-mailových klientů na světě nabízí.

Podívejme se na něj detailněji.

Obsah
Pracujte chytře, ne tvrdě
Jak vytěžit z Outlooku maximum
První kroky? Optimalizujte své CRM v Outlooku
S eWay-CRM budete produktivnější

Pracujte chytře, ne tvrdě

S produktivitou firma nevzniká, k produktivitě si musí najít svou cestu každá sama. Vzniká na základě promyšlených strategií a plánů.

Zpravidla je výsledkem kombinace několika elementů, jakými jsou jasně vytyčené cíle firmy a její dynamické řízení. Tím nejzásadnějším zde jsou ale použité pracovní nástroje.

Týmy, které dosahují vysoké produktivity se poznají podle dvou věcí: 1. Rozumí tomu, co od nich firma očekává. 2. Jsou perfektně vyškoleni a mají všechny potřebné nástroje k tomu, aby odvedli kvalitní práci.

Co patří mezi správně zvolené pracovní nástroje? CRM a ERP systémy. 

Nikomu nemůžete přikázat, aby byl produktivní. Ale každému můžete poskytnout nástroje, které mu pomohou naplnit svůj potenciál.

-Steve Jobs, spoluzakladatel a bývalý generální ředitel technologického gigantu Apple

Správné vedení a školení zajistí, že váš tým nic nepřekvapí. A že se se vším budou schopni poprat efektivně. Chytré nástroje, jakým je CRM v Outlooku, jim pak umožní rychle reagovat a být vždy ve střehu.

Jak vytěžit z Outlooku maximum

CRM v Outlooku má velký vliv na efektivitu týmů. Práce s ním je snadná a není potřeba se učit v novém rozhraní.

A výhody integrace CRM s Outlookem? Těch je hned několik:

Centralizace a snazší správa dat

Pokud začnete využívat Outlook jako CRM, stane se z něj přehledné centrum vašich dat o zákaznících, ale i komunikace, úkolů a veškerých událostí. Všichni vaši kolegové se pak k datům dostanou jednoduše a budou je moci dle potřeb upravovat tak, aby byla vždy aktuální a správná. Budete tak schopni fungovat „jako jeden muž“.

Z Outlooku budete schopni importovat kontakty přímo do svého CRM a sdílet je se svým týmem. 

Každý e-mail, který do schránky přistane, bude uložen ve vašem CRM. Jedná se tak o revoluční řešení v péči o zákazníky.

S informacemi na jednom místě budete schopni lépe odhadovat, o co mají vaši klienti opravdu zájem. Také uvidíte jejich historii objednávek a veškerou komunikaci s nimi. Toto všechno vám usnadní vzájemnou spolupráci, zodpovídání dotazů vašich klientů a řešení problémů, se kterými se potýkají.

Spolupráce na nové úrovni

Dalším velkým plus je sdílení informací o zákazníkovi. Prodejní, ale i výrobní týmy, dodavatelé a lidé ze zákaznické podpory, ti všichni budou mít k datům přístup. Spolupráce bude tak mnohem lepší a efektivnější.

Průběžné stavy úkolů budete mít na očích nejen vy, ale všichni ve vaší firmě.

Taková spolupráce umožňuje plynulý chod podniku a snadné sdílení informací. Vyhnete se tomu, že v chatu něco zapadne, nebo jeden z vašich kolegů na něco zapomene.

Na každý problém najdete řešení

V ideálním světě by problémy neexistovaly. Toto je ale realita. A v ní bohužel jsou. Se CRM v Outlooku o nich ale budete hned vědět – z historie dat o svých zákaznících. A když o nich hned víte, budete je moci okamžitě řešit.

Blíže zákazníkům

CRM v Outlooku vám ukáže veškerou komunikaci s vašimi klienty. Včetně e-mailů, hovorů i meetingů. 

Budete schopni sledovat preference svých zákazníků, historii objednávek i to, jak s vámi komunikují. Na základě toho pro vás bude personalizace hračka. A vše se pak pozitivně projeví na vašich vzájemných vztazích s klienty.

Méně práce díky workflows

Automatizace. Slovo, které je v dnešní době svaté. A díky kterému si ušetříte spoustu času i energie. Mimo jiné vám také umožní snižovat chybovost.

Uzpůsobte workflows vašim jedinečným potřebám a zlepšete tak své procesy. Nastavte své postupy pro správu leadů, onboarding zákazníků a úkoly. Konzistence a efektivita, cesta k vašemu cíli.

Integrace s dalšími nástroji

Integrace CRM s dalšími nástroji vám umožní být ještě o něco produktivnější. Nebojte se toho. 

Například díky integraci s Microsoft Teams budete s kolegy moct vše okamžitě prokonzultovat. Vytvořte si kanály, ve kterých budete sdílet své zkušenosti, nebo návrhy týkající se spokojenosti zákazníků, nebo kvality doručení vašich služeb. V těchto kanálech mohou všichni jeho členové sdílet novinky, dokumenty a spolupracovat na úkolech přímo ze CRM systému.

Integrace s Power BI zase umožňuje dělat lepší rozhodnutí – na základě dat. Ta najdete právě v CRM. Vytvořit si můžete interaktivní dashboardy, grafy i reporty pro vizualizaci klíčových dat pro své podnikání.

Tímto získáte komplexní přehled o objednávkách, analýze kvality a dalších klíčových metrikách pro váš podnik. Pomocí ERP pak zvládnete zvýšit i efektivitu výroby samotné.

První kroky? Optimalizujte své CRM v Outlooku

Aby vám Outlook posloužil jako plnohodnotné CRM, musíte si jej nejdříve optimalizovat.

A zde jsou ty nejlepší tipy, jak na to:

Začněte nastavením svého Outlooku

Jako nový uživatel Outlooku je potřeba si svoji schránku nejdříve nastavit. Dle tohoto návodu se ale mohou řídit i ti z vás, kteří si nejsou jisti, jestli je jejich schránka opravdu připravena na integraci se CRM:

• Uspořádejte si svou poštu do složek tak, abyste se v ní dobře orientovali.
• Začněte využívat klávesové zkratky. Ušetříte si díky nim spoustu času.
• Vytvořte si automatický podpis.
• Nastavte automatickou odpověď v nepřítomnosti, díky které budou vaši kolegové vědět, kdy budete po ruce.
• Sdílejte svůj Outlook kalendář s kolegy a usnadněte si společné plánování.
• Využívejte e-mailové šablony.
• Využívejte různé tipy notifikací a nastavte si upozornění tak, abyste dostávali notifikace jen o těch e-mailech, na kterých záleží nejvíce.
• Plánujte odeslání e-mailů. Díky tomu zajistíte, že bude e-mail doručen v tu nejlepší dobu.
• Pracujte s funkcí Rychlé kroky. Dávejte si zde ale pozor na nevratné akce, kvůli kterým byste mohli o poštu nenávratně přijít.

CRM na míru

Prvním krokem je výběr vhodného CRM systému. V našem případě takového, který je určen přímo pro Outlook. Ideální je eWay-CRM. 

Krokem druhým je jeho přizpůsobení. 

Při výběru jednotlivých funkcí a modulů myslete na potřeby svého týmu. Vytvořte si vlastní pole, abyste viděli přesně ta data, která vidět potřebujete. Díky tomu budete schopni je uspořádávat tak, aby ladila s vašimi workflows.

Nezapomeňte si také upravit pohledy. A používejte filtry.

Kategorizujte a štítkujte

Když si své kontakty, úkoly, ale třeba i schůzky rozřadíte do kategorií, budete se ve svém CRM mnohem lépe orientovat. Štítky si pojmenujte tak, abyste jim dobře rozuměli: Leady, Dodavatelé, Důležité.

Integrujte e-maily se CRM

Propojte svůj Outlook se CRM tak, abyste měli o své poště lepší přehled.

E-maily také můžete připojit ke svým kontaktům, nebo příležitostem. Budete tak mnohem lépe znát svého zákazníka a vědět, jaká interakce s ním již proběhla. 

Skvělé jsou i šablony e-mailů v CRM. Ušetříte si díky nim čas s psaním pošty a zajistíte, že bude vaše komunikace vždy konzistentní. 

Nastavte si upomínky a následující kroky

Díky upomínkám vám už nic neunikne. 

Můžete si je nastavit pro termíny splnění, ale i další kroky, které s vás s klientem čekají.

Spolupracujte efektivněji

Outlook jako CRM neuvěřitelně zlepší spolupráci vašich týmů. Sdílejte si úkoly přímo ze CRM a neplýtvejte čas vysvětlováním, o čem přesně jsou. Vaši kolegové je celé hned uvidí.

Sdílené kalendáře zase pomáhají s plánováním společných meetingů.

Úkoly zadávejte tak, aby si povinnosti hezky rozdělili. A nikdo nebyl zavalen příliš velkým množstvím práce.

Nezapomeňte na synchronizaci s vašim chytrým telefonem

Sáhněte po takovém CRM v Outlooku, které lze jednoduše synchronizovat s vašim chytrým telefonem. Nebudete tak omezeni na svůj pracovní počítač. Naopak, budete v obraze ať už jste kdekoliv. 

Vsaďte na jistotu, s eWay-CRM

eWay-CRM důvěřuje již více než 1 500 společností. Nabízí širokou škálu funkcí a modulů, od řízení obchodu až po e-mail marketing. A to nejdůležitější, bylo nadesignováno přímo pro Outlook.

Tento chytrý nástroj dokáže několikanásobně zvýšit vaši produktivitu. 

Mimo funkcí, které najdete i u jiných CRM nabízí eWay-CRM i něco navíc. Oceníte hlavně tyto.

Řízení obchodu

eWay-CRM nabízí mnoho funkcí pro řízení obchodu. Díky nim zjednodušíte své prodejní postupy a dosáhnete lepších prodejních výsledků.

Takto konkrétně vám při prodejích eWay-CRM pomůže:

• Lepší organizace obchodů a leadů: S eWay-CRM budete mít své prodeje a leady na jednom místě. Nebudete je tak muset složitě hledat na několika různých místech. Vaše prodejní týmy jasně uvidí, kde se v daném projektu nacházejí – od prvotní interakce s klientem až po objednávku samotnou.
• Integrace s webovými formuláři a nástroji pro generování leadů: eWay-CRM můžete integrovat hned s několika formuláři a nástroji pro generování leadů. Díky nim budete schopni jednoduše importovat své leady přímo do CRM. Ušetříte si tak čas a nestane se, že byste při přepisu udělali někde chybu.
• Vše, co váš obchodní tým potřebuje na jednom místě: Veškerá komunikace na jednom místě. Přikládejte e-maily, poznámky a dokumenty přímo ke svým kontaktům, obchodům nebo leadům. Uvidíte tak jasně celou nákupní cestu vašich zákazníků.
• Upozornění: eWay-CRM vám připomene, na co opravdu nesmíte zapomenout. Díky tomu dodržíte všechny deadliny a nic vám neunikne. Nastavte si je třeba na plánované hovory, meetingy nebo jiné důležité aktivity spojené s prodeji.
• Automatizovaná workflows: Rutina zůstane rutinou. A nebudete ji muset vytvářet neustále znovu. Nastavte si akce tak, aby se automaticky spouštěly po provedení určitých kroků. Opět si tak ušetříte spoustu času.
• Integrace s ERP: Propojte CRM s ERP systémem a usnadněte si plánování výroby. Je to snadné.
• Power BI dashboardy: eWay-CRM lze integrovat s Power BI. A vytvářet personalizované dashboardy, díky kterým budete mít přehled o svých prodejích. A usnadníte si sledování těch nejdůležitějších metrik.

eWay-CRM jako váš pomocník s e-mail marketingem

eWay-CRM je více než jen CRM, jak jej znáte. Zvládá také e-mail marketing.

Bude vašim osobním asistentem, který zvládne:

• Odesílat e-maily přímo ze CRM: Tvořte a odesílejte e-maily přímo v eWay-CRM. Nebudete tak muset přepínat mezi systémy a data o svých klientech budete moct sbírat opět centralizovaně.
• Nabídnout šablony, na které je spoleh: eWay-CRM nabízí profesionální šablony, díky kterým dosáhnete svých marketingových cílů.
• Ukázat výsledky e-mailových kampaní: Analyzujte chování příjemců vašich kampaní. Podívejte se, kolik z nich vaši zprávu otevřelo, na jaký odkaz klikli a jak se na vašem webu chovali.

Efektivní řízení projektů s eWay-CRM

eWay-CRM bude vaší oporou i co se týče řízení projektů. 

Pomůže vám s výrobou, prodeji i doručováním. Vaše týmy tak budou moci efektivně spolupracovat a celkově dosahovat lepších výsledků.

Co můžete u řízení projektů od eWay-CRM očekávat?

• Přehlednost v plnění závazků: eWay-CRM za vás pohlídá všechny vaše závazky. Budete tak mít své projekty pod kontrolou a splníte je dle těch nejvyšších očekávání.  
• Snadné vytváření úkolů a podúkolů: eWay-CRM umožňuje rozdělování jednotlivých úkolů na menší části, podúkoly. Delegujte je na jednotlivce ve svém týmu, nastavte jim deadliny a pohlídejte si postup k jejich dokončení. 
• Jednotnou komunikaci: Veškerou komunikaci najdete ve svém CRM a u daného projektu. Každý z týmu k ní má přístup a může si ji kdykoliv procházet.
• Jasný přehled v evidencích času: V eWay-CRM si mohou členové vašeho týmu jednoduše poznačit, jak dlouho strávili u jednotlivých úkolů a projektů. Vy tak budete moct pracovat s přesnými daty a znát výši vynaložených nákladů na jednotlivé projekty.

S eWay-CRM budete produktivnější

Po vyšší produktivitě žízní mnoho firem, často právě ty spadající do zpracovatelského průmyslu. 

Přímka je zde jasná: vyšší produktivita = vyšší zisky.

Je tak potřeba zastavit se na úplném začátku. A volit takové nástroje, které vám umožní být opravdu produktivní.

Přesně to nabízí eWay-CRM. A přímo ve vašem Outlooku, který tak dobře znáte vy i vaši členové.