Zvyšte produktivitu vašeho týmu: Praktické tipy, jak používat Outlook jako CRM systém

Věděli jste, že široce používaný a známý Microsoft Outlook lze přeměnit na CRM, které vám pomůže dosáhnout vytoužené produktivity? Dny, kdy jste museli přepínat mezi několika aplikacemi a potýkat se s nesourodými systémy, mohou být sečteny.

Díky řešení Outlooku, které umožňuje snadnou integraci s vaším CRM, můžete konsolidovat své úsilí a zároveň zlepšit zákaznický servis a celkovou efektivitu týmu.

Abychom vám ukázali, jak používat Outlook jako CRM, probereme následující:

 
Jak pracovat chytřeji, ne tvrději
Benefity používání Outlooku jako CRM systému
Tipy pro optimalizaci vašeho CRM v Outlooku
A nakonec, jak eWay-CRM přispívá k větší produktivitě
 

Pracujte chytřeji, ne tvrději

Produktivita není dar, který je automaticky propůjčen některým týmům a jiným ne. Vyžaduje pevnou strategii a dobré plánování, aby jí bylo dosaženo.

Je to výsledek řady společných komponent, jako jsou jasně definované pracovní cíle, dynamické řízení a v neposlední řadě výběru správných nástrojů pro práci.

Produktivní týmy nejenže mají dovednosti a hluboké znalosti o své práci, ale jsou také vyškoleni a nastaveni pro efektivní pracovní postupy. S přidáním správných nástrojů ke zjednodušení pracovních procesů, jako je CRM nebo ERP systém, je jejich produktivita dále ještě daleko větší.

Produktivita je něco, co nemůžete nařídit. Musíte lidem pouze poskytnout nástroje, aby se mohli stát nejlepšími.

-Steve Jobs, zakladatel a bývalý ředitel společnosti Apple

Stručně řečeno, kombinací osvědčených manažerských praktik a školení s nástroji, jako je CRM systém integrovaný s Outlookem, jsou týmy lépe připraveny čelit pracovním výzvám.

Nástroje pro zvýšení produktivity: Použití Outlooku jako komplexního CRM systému

Použití komplexního CRM v Outlooku může týmům, které se snaží zvýšit efektivitu, přinést řadu výhod, a to bez dlouhého učení se práce s novým systémem.

Při zvažování integrace CRM s vaším Outlookem vás mohou přesvědčit následující výhody:

Centralizované řízení informací

Použití Outlooku jako CRM pro vás znamená, že všechny relevantní data o zákaznících, komunikace, úkoly a schůzky jsou umístěny na jednom místě. Každý člen týmu tak může snadno přistupovat a aktualizovat informace, aby k nim i všichni ostatní měli přístup v reálném čase.

Kontakty lze snadno nahrát z Outlooku do CRM a synchronizovat tuto informace napříč týmem je snadné. Každá nová e-mailová zpráva, která přichází do Outlooku, může být okamžitě uložena do CRM. To znamená, že každá e-mailová zpráva přináší novou příležitost pro budování vztahů se zákazníky.

V CRM databázi může tým rychle sledovat preference zákazníků, nákupní historii a preference komunikace. To umožňuje personalizovanou a cílenou komunikaci, která nakonec vede k silnějším vztahům se zákazníky.

Jednodušší spolupráce

Klíčovou výhodou používání CRM integrovaného s Outlookem je možnost sdílet zákaznické informace a komunikační historii napříč celým týmem. To výrazně zjednodušuje týmovou spolupráci.

Kromě toho lze přiřadit odpovědnosti, sledovat pokrok a stav úkolů, který je také pro všechny viditelný v reálném čase. To zajišťuje, že všichni jsou v naprostém souladu a pracují jako soudržná jednotka.

Takto transparentní spolupráce usnadňuje výměnu informací, eliminuje potřebu neustálého doptávání se kolegů na jednotlivé informace a zároveň snižuje riziko nedorozumění.

Řešení problémů usnadněno

Problémy spojené se zákazníky, které je potřeba řešit, budou existovat vždy. Nicméně se CRM integrovaným ve vašem Outlooku, když vzniknou problémy, mohou členové týmu odkázat na sdílenou zákaznickou historii, aby kolegové, kteří problém řeší, měli vždy ihned k dispozici kontext a pochopili jej.

To umožňuje mnohem rychlejší a efektivnější řešení problémů, což samozřejmě snižuje frustraci zákazníků.

Silnější vztahy se zákazníky

CRM systém integrovaný s Outlookem umožňuje týmům udržovat komplexní přehled o zákaznických interakcích, včetně e-mailů, hovorů a schůzek.

Můžete také sledovat preference zákazníků, nákupní historii a preferovaný styl komunikace. To vede k více personalizované a cílené komunikaci, která přispívá k budování silnějších vztahů se zákazníky.

Zjednodušené workflow

Automatizace opakujících se úkolů a připomenutí prostřednictvím CRM systému pomáhají týmům vyvarovat se běžných chyb, které mohou vést k nedodržení deadlinu, nedorozumněním v týmu a ztrátě času obecně.

Workflow v rámci správy obchodních příležitostí a navazujících činností může zajistit konzistentní a efektivní plnění úkolů. Určitě se při výběru CRM zaměřte i na tuto funkci.

Integrace s dalšími nástroji

Integrace vašeho CRM systému s jinými nástroji je další efektivní způsob, jak zvýšit produktivitu. Kombinováním síly vašeho CRM v Outlooku s dalšími nástroji mohou týmy odemknout ještě více výhod a optimalizovat své operace.

Například integrace s Microsoft Teams umožňuje členům týmu přistupovat a diskutovat o informacích v reálném čase. Mohou vytvořit kanály věnované konkrétním klientům nebo projektům, kde mohou sdílet aktualizace, dokumenty a spolupracovat na úkolech přímo v CRM systému.

Anebo mohou integrace pomoci s kvalifikovaným rozhodováním založeném na datech. Například integrace s PowerBI umožňuje týmům získat daleko praktičtější pohled na data z CRM a navíc mnohem rychleji. Můžete vytvářet interaktivní dashboardy, grafy a reporty, které nabízejí komplexní přehled o zákaznických interakcích, výkonu prodejů a dalších klíčových metrikách.

Praktické tipy, jak používat Outlook jako CRM systém

Chcete-li váš Microsoft Outlook proměnit v komplexní CRM systém, který může výrazně zvýšit produktivitu vašeho týmu, v tomto článku se dozvíte několik tipů, jak Outlook co nejlépe využít:

Začněte nastavením Outlooku

Před integrací Outlooku s CRM systémem je důležité, aby byl Outlook správně nastaven. Chcete-li optimalizovat používání Outlooku a zvýšit efektivitu, zvažte, zda jste provedli následující:

Sdílejte svůj kalendář v Outlooku se svými kolegy, abyste si mohli snadno plánovat schůzky.

• Zorganizujte si e-maily do složek pro snadnější navigaci a rychlé vyhledávání.
• Naučte se důležité klávesové zkratky v Outlooku, které vám ušetří čas a zjednoduší práci.
• Vytvořte si profesionální podpis v Outlooku pro vaše odchozí e-maily.
• Nastavte si automatickou odpověď, aby ostatní věděli, že jste na dovolené nebo nepřítomní.
• Sdílejte svůj kalendář v Outlooku se svými kolegy, abyste si mohli snadno plánovat schůzky.
• Využívejte e-mailové vzory a funkci Rychlé části, abyste měli e-mail připravený během chvilky.
• Používejte upozornění selektivně pro důležité e-maily. Nenechte se zahltit neustálými e-mailovými upozorněními a soustřeďte se na to, co je nejdůležitější.
• Nastavte načasování doručování e-mailů. Například můžete naplánovat přání k narozeninám a vyhnout se tak tomu, že na své kolegy v den jejich narozenin zapomenete
• Naučte se používat funkci Quick Step pro praktické zkratky a opakující se úkoly.

Přizpůsobte si vaše CRM

Jakmile najdete CRM systém, který se do Outlooku integruje, můžete začít s přizpůsobováním. Přizpůsobte si CRM v Outlooku tak, aby vyhovovalo potřebám vašeho týmu. Vyberte si funkce a moduly, které jsou pro vás nejrelevantnější.

Vytvořte si vlastní pole pro zachycení specifických dat, která jsou relevantní pro vaše podnikání. Toto přizpůsobení vám umožní sledovat a organizovat informace způsobem, který odpovídá vašemu pracovnímu postupu.

Nastavte si také pohledy a filtry, abyste vizualizovali důležité informace. To vám usnadní přístup a sledování relevantních dat.

Využijte kategorie a štítky

Kategorizace kontaktů, úkolů a schůzek vám usnadní organizaci a dohledávání informací. Přiřaďte relevantní štítky, abyste rychle identifikovali různé typy záznamů, například příležitosti, klienty nebo úkoly s vysokou prioritou. Tyto rozlišovací znaky vám usnadní navigaci v CRM datech a nalezení konkrétních informací mnohem efektivněji.

Využijte integraci emailů s CRM

Integrací vašeho Outlooku s CRM systémem získáte plynulejší komunikaci a přehlednější evidenci komunikace se zákazníky.

Sledováním emailových konverzací a jejich propojením s relevantními kontakty nebo příležitostmi získáte úplný přehled o vašich interakcích se zákazníky.

Další cennou funkcí je využití šablon emailů v CRM pro konzistentní komunikaci a úsporu času, což zajistí, že důležité informace budou komunikovány efektivněji.

Nastavte si upomínky a navazující akce

Využijte upomínky a plánovací funkce ve vašem CRM integrovaném s Outlookem. Díky tomu budete mít přehled o důležitých úkolech a schůzkách. Můžete si nastavit upomínky na nadcházející termíny nebo další navazující akce s klienty, abyste zajistili, že budou splněny včas.

Upomínky vám nejen pomohou efektivně spravovat vaši pracovní zátěž, ale hlavně zlepší péči o důležité vztahy se zákazníky, jelikož už nezapomenet na žádné důležité termíny.

Efektivní spolupráce

Využití Outlooku jako CRM může také výrazně přispět ke spolupráci v týmu. Můžete snadno sdílet úkoly a informace s týmem, abyste se ujistili, že je každý v obraze.

Můžete také využít sdílené kalendáře pro koordinaci rozvrhu a schůzek. Navíc můžete využít funkce přiřazování úkolů a delegování, abyste úkoly rozdělili efektivně a zároveň podpořili smysl pro odpovědnost ve vašem týmu.

Synchronizace s chytrým telefonem

Pokud budete využívat CRM systém, který se synchronizuje nejen s Outlookem ale i s chytrými telefony, zvýšíte vaší produktivitu o další stupeň tím, že umožníte členům týmu přistupovat k CRM systému na cestách.

Ať už jsou v kanceláři, pracují z domova, nebo na cestách, možnost přístupu k datům o zákaznících z mobilního telefonu zajišťuje, že důležité informace jsou vždy po ruce.

Jak eWay-CRM zvyšuje produktivitu firem

eWay-CRM je český CRM systém, který využívá více než 1500 firem z celého světa. S řadou funkcí, od správy obchodu po e-mail marketing, které jsou všechny ovládány z dobře známého rozhraní Outlooku, je eWay-CRM skvělým pomocníkem pro zvýšení produktivity firem.

Kromě obvyklých výhod CRM (zmíněných v tomto článku) vám eWay-CRM pomůže zlepšit efektivitu i dalšími způsoby:

Řízení obchodu

eWay-CRM nabízí řadu funkcí pro řízení obchodu, které umožňují týmům zjednodušit své procesy a zvýšit prodejní produktivitu:

• Lepší organizace obchodů a leadů: S eWay-CRM jsou všechny obchody a leady centralizovány na jednom místě. Díky tomu nejsou informace rozptýlené v různých aplikacích nebo tabulkách a obchodní týmy mají úplný přehled o své prodejní pipeline.
• Užitečné integrace s webovými formuláři a nástroji pro generování leadů: eWay-CRM se hladce integruje s webovými formuláři a nástroji pro generování leadů, což usnadňuje zachycení a import leadů přímo do CRM systému. Tato integrace eliminuje potřebu manuálního zadávání dat, šetří čas a snižuje chyby.
• Vše, co obchodní tým potřebuje na jednom místě: eWay-CRM umožňuje obchodním týmům ukládat a spravovat veškerou relevantní komunikaci na jednom místě. Emaily, poznámky a dokumenty lze propojit přímo s kontakty či obchodními příležitostmi, což poskytuje ucelený pohled na cestu zákazníka.
• Připomenutí úkolů: eWay-CRM zahrnuje funkci připomenutí, která pomáhá celému týmu tím, že nidko nezapomene na důležité úkoly a termíny. Připomínky lze nastavit pro hovory, schůzky nebo jakékoli jiné prodejní aktivity.
• Automatizované workflow: Pro spoustu firem jsou velkou pomocí také automatizované workflow, které zjednodušují opakované prodejní procesy. Workflow lze nakonfigurovat tak, aby automaticky spouštělo akce na základě předdefinovaných podmínek, čímž se šetří čas a manuální úsilí.
• Power BI Dashboardy: eWay-CRM se integruje s Power BI, díky čemuž můžete získat vizuálně poutavé a přizpůsobitelné dashboardy pro analýzu prodeje. Týmy mohou získat cenný pohled do své prodejní výkonnosti sledováním klíčových metrik.

Jak eWay-CRM zjednodušuje e-mail marketing

eWay-CRM nabízí vedle tradičních CRM funkcí také silné možnosti emailového marketingu.:

• Posílejte marketingové e-maily z vašeho CRM: Můžete vytvářet a odesílat marketingové e-maily přímo z vašeho CRM. Tím se eliminuje potřeba samostatných nástrojů pro e-mailový marketing, což zjednoduší vaše pracovní postupy a udrží všechny vaše interakce se zákazníky na jednom místě.
• Osvědčené šablony: eWay-CRM poskytuje řadu profesionálně navržených e-mailových šablon, které byly vyzkoušeny a testovány, aby vedly k úspěšnějším marketingovým snahám. Tyto šablony vám ušetří čas a úsilí, a zároveň zajistí, že vaše e-maily udělají na vaši cílovou skupinu pozitivní dojem.
• Sledujte reakce na vaše e-maily: Můžete sledovat a analyzovat chování uživatelů pomocí podrobných statistik. Můžete vidět, kdo otevřel vaše e-maily, na které odkazy příjemci klikli a jak se zapojili do vašeho obsahu.

Efektivní projektové řízení s eWay-CRM

eWay-CRM rozšiřuje možnosti Outlooku o funkce projektového řízení a poskytuje firmám nástroje, které potřebují k efektivnímu řízení projektů:

• Buďte v obraze ohledně plnění závazků: eWay-CRM vám umožňuje sledovat a monitorovat plnění projektových závazků, a zajišťuje, že jsou úkoly splněny včas. Zvládnete tak snadněji řídit časové harmonogramy projektu a dosahovat úspěšných výsledků.
• Vytvářejte úkoly a podúkoly: eWay-CRM vám umožňuje rozdělit projekty na srozumitelné úkoly a podúkoly. Přiřaďte odpovědnosti, stanovte termíny a sledujte průběh projektu, aby každý věděl, jakou má roli a aby byly úkoly plněny efektivně.
• Centralizovaná komunikace o projektu: Veškerá komunikace týkající se projektu je uložena na jednom místě - na kartě projektu. Můžete snadno přistupovat k e-mailům, poznámkám a dokumentům souvisejícím se specifickým projektem.
• Sledování času je zjednodušeno: eWay-CRM zjednodušuje sledování času stráveného prací na projektech pomocí funkce Docházka. Členové týmu mohou zaznamenávat své odpracované hodiny ke specifickým projektům, což poskytuje přesné údaje pro kalkulaci nákladů na projekt, alokaci zdrojů a fakturaci klientů.

Řešení pro dosažení maximální produktivity vašeho týmu

Produktivita nebo její nedostatek je společným problémem mnoha firem. Jak však všichni víme, pro dosažení úspěchu je produktivita nezbytná a společnosti by měly neustále inovovat, aby dosáhly nejlepších výsledků.

Když máte po ruce správné nástroje je dosažení zvýšené produktivity mnohem snazší. Každému, kdo by se zajímal o to, jak používat Outlook jako CRM, by tento článek měl usnadnit rozhodování.

Stručně řečeno, používání CRM integrovaného do Outlooku, jako je eWay-CRM, je skvělý způsob jak maximalizovat produktivitu týmu a dosáhnout výjimečných výsledků.