V záplavě e-mailů: 9 tipů, jak na správu Outlooku od těch nejzkušenějších

Zveřejněno 27. 3. 2024

S přehlcenou schránkou bojuje mnoho z nás. Její správa ale není zase taková věda. Pokud tedy víte, jak na to. A přesně s tím vám v tomto článku pomohu. Poradím, jak snadno a rychle vyčistit svůj Outlook a mít elektronickou poštu opět pod kontrolou.

1. Nastavte si pravidla

Tip 1: Využijte automatického rozřazování e-mailů: Vytvořte pravidla pro automatické rozřazování e-mailů v Outlooku. Určete, do jakých složek se mají zprávy ukládat dle jejich adresy odesílatele, klíčových slov, nebo důležitosti. Celá schránka tak bude vypadat mnohem přehledněji.
Tip 2: Ignorované domény: Můžete určit adresy, od kterých se vám zprávy nebudou automaticky ukládat. Lze tak ignorovat například newsletter od určité firmy, reklamní sdělení, či vlákna, která se vás přímo netýkají.

2. Na kontextu záleží

Tip 3: Konverzační vlákna: E-maily, které spolu souvisí dávejte to složek. Složky pojmenovávejte jasně a stručně. Berte každý e-mail jako kapitolu románu a dělejte vše pro to, aby čtenář porozuměl celému příběhu.
Tip 4: Integrace s MS Teams: Spolupracujte. Sdílejte e-maily se svými kolegy a společně o nich diskutujte skrze Microsoft Teams.

Tip

Vyzkoušejte eWay-CRM v Outlooku. Po integraci s vaší e-mailovou schránkou budou e-maily, včetně jejich příloh, automaticky uloženy v novém eWay-CRM 8.1. Budou také přiřazeny ke správným kontaktům a firmám. Udržujte svou schránku čistou, zde jak na to:

3. Etiketa e-mailů

Tip 5: Kopie: Buďte s kopiemi opatrní. Do kopie e-mailů dávejte pouze relevantní uživatele. Udržíte tak svou schránku čistou.
Tip 6: Kouzlo skrytých kopií: Při používání skrytých kopií je také potřeba určité obezřetnosti. Myslete na soukromí uživatelů a snažte se vyhnout zmatečnému rozesílání.

4. Filtrování a odhlašování

Tip 7: Filtry: Nezapomeňte na filtry. Pomohou vám e-maily dělit na ty více a méně důležité. A ignorovat ty, které nejsou relevantní a akorát vám drásají nervy.
Tip 8: Ohlášení z newsletterů: Využívejte metody Marie Kondo. A odhlaste se ze všech newsletterů, které vám již nepřináší potěšení.

Poznámka: Metoda Marie Kondo je pojmenována po své zakladatelce, Japonce Marie Kondo. Ta věří, že bychom měli prostory ve svém životě čistit a nechávat v nich jen takové věci, které nás těší. Inspirujte se touto metodou i při správě vašeho Outlooku! Váš život může být o dost hezčí.

5. Výkonnější Outlook s eWay-CRM

Bonusový tip: Věděli jste, že můžete mít z Outlooku plnohodnotné CRM? Je to tak. S eWay-CRM v něm uvidíte kompletní historii konverzací rozdělenou dle kontaktů, nebo firem. Zvládá ale mnohem víc!

Myslete na duševní zdraví ostatních uživatelů Outlooku a sdílejte s nimi tento článek, díky němuž budou mít svou schránku opět pod kontrolou.