Správa kontaktů je základem každého úspěšného podnikání. Ať už jste freelancer, vedoucí týmu nebo CEO, mít přehled o klientech, partnerech a kolezích je klíčové. Jenže který nástroj vám s tím pomůže lépe — Gmail nebo Outlook?
Časy se mění a správa kontaktů už dávno není jenom o ukládání jmen a e-mailových adres. Dnes je kontakt v podstatě živý a dynamický profil — obsahuje historii komunikace, poznámky, přílohy a často i obchodní potenciál.
Vzali jsme si na paškál dvě nejpoužívanější platformy roku 2025 — Gmail a nový Outlook — abychom zjistili, jak si vedou v oblasti správy kontaktů. Obě mají jistě co nabídnout, ale jejich silné stránky se liší. Zvlášť, když se z e-mailu ve vašem inboxu stává vztah se zákazníkem. A už to není jenom obyčejná zpráva.
Takže který z nich má navrch? Odpověď hodně závisí na vašem pracovním stylu, ale pokud se máte dívat do budoucna, rozdíly se začínají prohlubovat. Pojďme se na to podívat podrobněji.
Gmail: Jednoduchý a propojený — dokud od něj nepotřebujete víc
Gmail je známý svým čistým, přehledným rozhraním a jednoduchým používáním. Gmail Kontakty nabízí základní funkce jako automatické třídění, nativní synchronizaci s Google Workspace a přístup odkudkoliv z jakéhokoli zařízení. Synchronizace s telefonem, kalendářem i Google Meet funguje bez problémů a všechno běží v uživatelům již dobře známém prostředí Googlu. Pro jednotlivce nebo malé týmy to může být naprosto dostačující.
Ale co když potřebujete víc než jenom základ? Třeba když chcete:
- kategorizovat kontakty podle projektů,
- sledovat kompletní historii e-mailové komunikace,
- sdílet kontakty v rámci týmu,
- nebo je propojit s dalšími firemními procesy jako jsou obchody, úkoly nebo poznámky...
V tu chvíli narazíte. Gmail vám odhalí svoje limity. A vy přicházíte o tolik potřebný kontext.
A ano, funkce jde rozšířit pomocí doplňků třetích stran, ale ty bývají jen volně integrované a rozeseté po celém ekosystému Googlu — často schované za nastaveními a doplňky pro rozšíření. A právě v tu chvíli začnete hledat něco robustnějšího — nástroj, který není určen jen ke komunikaci, ale ke správě a řízení vztahů v obchodním kontextu.
Outlook: Nástroj připravený pro byznys
Nový Outlook není jenom předělaný e-mailový klient. Už funguje spíš jako plnohodnotný hub na produktivitu — místo, odkud spravujete komunikaci, kalendáře, úkoly a samozřejmě i kontakty.
V kombinaci s Microsoft 365 se Outlook mění ve vysoce výkonný pracovní ekosystém na správu kontaktů. A jeho největší výhoda? Je otevřený integracím. Pokud vaše pracovní postupy závisí na sdílených kontaktech, strukturovaných datech a týmové spolupráci, Outlook vám poskytne potřebnou a hlavně spolehlivou architekturu. Zvlášť s tím správným CRM rozšířením.
Když Outlook nestačí: na scénu přichází eWay-CRM
Outlook sám o sobě je silný základ. Ale ve spojení s eWay-CRM se z něj stává plnohodnotný CRM systém — přímo ve vašem Outlooku. Umožní vám efektivně organizovat, propojovat a pracovat s kontakty, mít přístup k informacím a pracovat s nimi bez zbytečného přepínání.
Co Outlook + eWay jako duo zvládají lépe:
- Centrální databáze kontaktů, sdílenou napříč týmem,
- Automatické přiřazování e-mailů ke kontaktům,
- Kategorie, štítky, vlastní pole
- Kompletní historii komunikace, poznámky, dokumenty — vše na jednom místě,
- Propojení s ochodem, projekty a marketingem
A to všechno bez nutnosti opouštět Outlook, aplikaci, kterou už denně používáte. Žádné přepínání mezi nástroji. Žádné nové přihlašování. Žádné složité učení nového systému. Prostě Outlook — jen na steroidech.
Outlook přináší strukturu. Gmail nabízí jednoduchost
Zatímco Gmail sází na jednoduchost a uzavřený googlovský ekosystém, Outlook nabízí strukturu, flexibilitu a větší kontrolu. To začne být důležité ve chvíli, kdy váš tým roste nebo potřebujete sledovat dlouhodobé vztahy s klienty.
Bez systému na správu kontaktů se dneska neobjedete. Tečka. Už nestačí jen vědět „kdo mi naposledy psal“. Potřebujete systém pro budování vztahů — a to je něco, na co Gmail ze své podstaty není stavěný.
Ve spojení s eWay-CRM vám Outlook ten systém dá — bez chaosu v tabulkách někde v Excellu nebo oddělených aplikací. Každá interakce se zaznamenává. Každá poznámka se propojí s konkrétním kontaktem. Vy okamžitě vidíte, kdy jste s klientem naposledy mluvili, co jste řešili, jaké soubory jste si vyměnili a jestli je obchodní příležitost třeba ještě stále otevřená.
Potřebujete vytvořit úkol k následné komunikaci? Hotovo — a přímo z profilu kontaktu. Chcete si označit VIP klienty nebo je segmentovat podle oboru? Stačí vytvořit vlastní pole nebo kategorii. Potřebuje, aby byl v obraze celý tým? Všechna data se sdílí a aktualizují v reálném čase.
Nejde jen o úložiště kontaktů. Je to výkonný pracovní engine — zabudovaný přímo v nástroji, který používáte dnes a denně.
Závěrem: Gmail je fajn. Outlook je ale připravený na byznys
To, který nástroj je „lepší“, záleží jen na vašich prioritách.
Pokud řešíte komunikaci hlavně na rovině osobní a máte rádi minimalistické rozhraní, Gmail svojí práci zastane a vám poslouží. Je rychlý, přehledný a snadno se používá.
Ale pokud to myslíte vážně s budováním vztahů, růstem klientské základny nebo týmovou spoluprací, pak je Outlook s eWay-CRM jasnou volbou. Získáte tak robustní systém pro správu kontaktů, který se přirozeně začlení do vašeho pracovního dne — sleduje interakce, propojuje kontakty s úkoly, obchodem nebo projekty a pomáhá vám udržet si pořádek bez námahy.
Nenabíráte žádný další nástroj. Prostě jenom vylepšujete ten, který už používáte, na který jste zvyklí — a dáváte mu nástavbu, děláte z něj něco chytřejšího. Něco, co vám otevře dveře k výkonným CRM funkcím a hluboké integraci s Microsoft 365. Bez narušení pracovního rytmu. Jen děláte chytřeji.
Pokud to s budováním vztahů, byznysu a organizací práce myslíte vážně, je načase posunout svou správu kontaktů na vyšší úroveň.
Vyzkoušejte eWay-CRM a zjistěte, co Outlook opravdu dokáže.
