Proč v roce 2026 nedává smysl přepisovat data do CRM ručně

To je každodenní realita mnoha českých firem, které sice mají skvělé nástroje, ale používají je izolovaně.

Konec mýtu o „jednom systému na všechno"

Pamatujete si doby, kdy se IT ředitelé snažili najít jeden obří systém, který zvládne všechno? Od skladů přes mzdy až po obchod? Ta doba je pryč. Vývoj jde dopředu tak rychle, že jeden software nemůže být nejlepší ve všem.

Dnešní úspěšné firmy volí jinou strategii: vybírají si to nejlepší pro každou konkrétní agendu.

• eWay-CRM: protože je součástí Outlooku a řízení obchodu dělá skvěle
• Fakturoid / iDoklad / Pohoda: protože účetnictví a legislativu řeší lépe než jakýkoliv CRM modul
• Slack / Teams: protože tam žije týmová komunikace

Problém nastává v momentě, kdy spolu tyto nástroje nemluví. Máte sice „nejlepší nástroje", ale mosty mezi nimi tvoří vaši zaměstnanci, kteří data přenášejí ručně (CTRL+C, CTRL+V). A to je drahé a pomalé.

eWay-CRM jako otevřené srdce firmy

Obrovskou výhodou eWay-CRM je, že má otevřené API. Lidsky řečeno: systém se nebrání komunikaci s okolím.

Představte si eWay-CRM jako centrální mozek, který drží pravdu o vašich klientech. Ostatní nástroje (účetnictví, web, marketing) jsou jen specializované končetiny.

• Potřebujete vyměnit účetní nástroj? CRM zůstává, data o klientech se neztratí.
• Chcete začít používat AI na vyhodnocování hovorů? Jednoduše ji napojíte.

Aby to fungovalo bez programátorů a stotisícových investic, potřebujete nástroj, který tyto systémy propojí.

Make.com: Programování bez kódu

Ještě nedávno znamenalo slovo „integrace" drahý projekt na míru. Dnes existují tzv. no-code platformy. Standardem trhu se stal původem český nástroj Make (dříve Integromat).

Funguje to jednoduše: Na obrazovce máte „moduly" (eWay-CRM, Google Sheets, Fakturoid...) a spojujete je čarami, kudy mají téct data.

• eWay-CRM má na Make.com vlastní certifikovanou aplikaci
• Nemusíte nic programovat. Vybíráte z hotových akcí jako „Vytvořit kontakt", „Najít společnost" nebo „Aktualizovat příležitost"

Důležité: Make vás osvobozuje od vendor lock-in. Když si necháte postavit integraci na míru od programátora, jste jeho vězněm. Když ji postavíte v Make, máte vizuální mapu svého byznysu, kterou můžete kdykoliv sami upravit. Potřebujete vyměnit účetní systém? Stačí v Make přehodit jeden modul.

Tři scénáře, které nastavíte za odpoledne

Pojďme z teorie do praxe. Tady jsou tři příklady, které s Make a eWay-CRM nastavíme rychle:

1. Z webového formuláře rovnou do CRM

Dnes: Klient vyplní formulář na webu, přijde nám e-mail a obchodník ho přepíše do eWay-CRM. Trvá to 3-5 minut. Někdy se na to zapomene. Někdy se udělá překlep.

S automatizací: Make zachytí odeslání formuláře. Okamžitě se „podívá" do eWay-CRM, zda už takový e-mail neevidujete.

• Pokud ANO: Přidá k existujícímu kontaktu novou poptávku
• Pokud NE: Založí novou Společnost, Kontakt i Příležitost

Obchodník přichází k hotovému. Žádné duplicity, žádné zapomenuté e-maily.

2. Automatická fakturace po uzavření obchodu

Dnes: Obchodník uzavře obchod (stav „Výhra"). Otevře účetnictví, založí firmu, přepíše IČO, vystaví fakturu.

S automatizací: Jakmile v eWay-CRM přepnete stav na „Výhra", Make vytvoří draft faktury nebo připraví podklady. Obchodník/účetní už jen jedním klikem zkontroluje a odešle.

3. Tým vidí, co se děje v reálném čase

Dnes: Manažer neví, co se děje v terénu a ptá se obchodníků. „Už jsi to uzavřel?" „Kdy nám zaplatí?" Obchodníci odpovídají na ty samé otázky pořád dokola.

S automatizací: Make hlídá klíčové momenty a posílá notifikace tam, kde tým skutečně je – do Slacku nebo Teams:

• Velká příležitost (nad 100k) změnila stav → oznámení do kanálu #sales
• Faktura byla zaplacena → oznámení do kanálu #finance
• VIP klient poslal poptávku → notifikace přímo manažerovi

Pozor: Automatizace není všelék

Zní to všechno skvěle, že? Nastavíte scénář a „samo se to udělá". Akorát, že ne úplně.

Automatizace dokáže zrychlit vaše procesy. Ale když si nedáte pozor, můžete nadělat víc škody než užitku.

Zlaté pravidlo zní: Pokud zautomatizujete nepořádek, získáte pouze rychlejší nepořádek.

Řečeno jinak: Automatizace je zesilovač. Když máte čisté procesy a kvalitní data, automatizace je udělá rychlejšími a spolehlivějšími. Když máte chaos, automatizace ho rozšíří do všech systémů rychlostí světla.

Proto se vyplatí věnovat čas přípravě.

Tady jsou nejčastější pasti, do kterých firmy běžně padají:

Past č. 1: Duplicity

Nejčastější problém, se kterým se setkávám.

Klient Jan Novák vyplní poptávkový formulář na webu. Make scénář se spustí a založí v eWay-CRM nový kontakt „Jan Novák". Skvělé.

Co se ale stane, když Jan Novák vyplní formulář za týden znovu? Nebo když už ve vašem CRM existuje, protože ho tam obchodník zapsal ručně před rokem?

Hloupý automat založí dalšího Jana Nováka.

Chytrý automat:

1. Nejdříve se „podívá" (funkce Search Contact), zda e-mail nebo telefon už v databázi existuje
2. Pokud ano – pouze aktualizuje existující záznam nebo k němu přidá novou poptávku
3. Pokud ne – teprve pak založí nový kontakt

Rozdíl? Místo 5 duplicitních Janů Nováků máte jednoho, s kompletní historií.

Past č. 2: Špatná kvalita vstupních dat

Automatizace je jako zesilovač. Zesiluje to, co do ní dáte.

Pokud máte v eWay-CRM chaos (firma „ABC" vs „ABC s.r.o." vs „abc", telefonní čísla s mezerami i bez, různé formáty datumů), automatizace tento chaos přenese i do všech ostatních systémů.

Před automatizací musíte vyčistit data. To není zrovna zábava, ale je to nutné. Jinak se vám stane, že budete mít v účetním systému tři různé faktury na jednoho klienta, protože byl v CRM třikrát pod lehce jiným názvem.

Jak na to:

• Zkontrolujte názvy firem: sjednoťte formát (s.r.o. / a.s.)
• Vyčistěte telefonní čísla: stejný formát pro všechny (+420 nebo bez)
• Odstraňte duplicity: použijte vyhledávání v eWay
• Nastavte pravidla: jak se píší adresy, jak se zadávají data

Past č. 3: Přílišná složitost

Make je mocný nástroj. Dá se v něm postavit cokoliv. A právě v tom je riziko.

Viděl jsem scénáře, které měly 50 kroků, 15 podmínek a 3 úrovně větvení. Fungovaly. Ale když se něco pokazilo, nikdo nevěděl kde. A když chtěli něco změnit, báli se, že scénář rozbijí.

Dobrá automatizace je jednoduchá automatizace.

Raději udělejte tři jednoduché scénáře než jeden složitý. Každý scénář by měl dělat jednu věc a dělat ji dobře. Když se něco pokazí, víte přesně kde.

Příklad:

• ❌ Jeden mega-scénář: „Formulář → kontrola → založení → faktura → notifikace → archiv"
• ✅ Tři jednoduché:

• Scénář 1: Formulář → eWay-CRM
• Scénář 2: Výhra v eWay → Faktura
• Scénář 3: Platba → Notifikace

Past č. 4: Žádné testování

Tohle je klasika: Nastavíte scénář, zapnete ho na ostro, a jdete domů. Ráno zjistíte, že se založilo 500 duplicitních kontaktů, protože jste zapomněli na jednu podmínku.

Vždy testujte na testovacích datech!

Make má skvělou funkci „Run once" (jednorázové spuštění). Použijete ji, podíváte se, co se stalo, zkontrolujete výsledek v eWay-CRM. Teprve pak to zapnete natrvalo.

Můj proces testování:

1. Vytvořte testovací kontakt v eWay-CRM („TEST Jan Novák")
2. Spusťte scénář jednou přes „Run once"
3. Zkontrolujte, co se stalo v eWay-CRM i v cílovém systému
4. Když je všechno v pořádku, smažte testovací data a zapněte natrvalo
5. První den sledujte, jestli to funguje podle očekávání

Past č. 5: Zapomínáte na lidi

Tohle je ta nejtišší past. Automatizace běží, data tečou, všechno funguje. A pak zjistíte, že polovina týmu automatizaci obchází.

„Já to stejně radši zapíšu ručně, abych si byl jistý."
„Nevím, jak to funguje, tak to nepoužívám."
„Mně to takhle vyhovovalo."

Bez adopce týmu je automatizace k ničemu.

Co s tím:

• Vysvětlete, proč to děláte: ne „musíte", ale „ušetří vám to čas"
• Ukažte jim to: nejlepší je živá ukázka „tady vyplníte formulář, tady to za 5 sekund je v CRM"
• Zeptejte se jich: co je štve, co jim chybí, co by chtěli automatizovat
• Dejte jim čas: změna trvá, nenuťte to přes noc

Závěr: eWay jako dirigent vašeho firemního orchestru

Vaše eWay-CRM není ostrov. Je to otevřená platforma, která může být centrem vašeho firemního IT.

Díky nástrojům jako Make se může stát dirigentem, který řídí celý orchestr. Fakturaci, marketing, webové formuláře, týmovou komunikaci. Každý nástroj hraje svůj part, ale všechno je synchronizované.

Neznamená to, že musíte všechno automatizovat hned. Začněte malým scénářem, třeba automatickým zakládáním kontaktů z webového formuláře. Uvidíte benefity. Pak přidejte další.

Krok po kroku postavíte systém, který:

• Šetří čas vašim obchodníkům
• Eliminuje chyby z ručního přepisování
• Zajistí, že se na nikoho nezapomene
• Dává týmu přehled v reálném čase

Nejpoptávanější funkce: integrace s WhatsApp

Mluvili jsme o e-mailech, webových formulářích, fakturaci. Ale nezmínili jsme jeden obrovský kanál komunikace, který používá skoro každý obchodník: WhatsApp.

Stovky zpráv, objednávek a dohod, které týden co týden probíhají přes mobil – a v CRM po nich není stopa. Je to černá díra firemní komunikace.

Dá se to změnit? Ano.

Dá se to udělat snadno? To už je složitější otázka.

V příštím článku se podíváme přesně na tohle: Co je WhatsApp Business API, jak se liší od běžného WhatsAppu ve vašem telefonu, a jak dostat zprávy z WhatsAppu přímo do Deníků v eWay-CRM.

Ukážeme si konkrétní nastavení, možnosti i úskalí. A ano, bude to prakticky. S příklady, které můžete použít hned.

Protože pokud váš obchodník řeší alespoň část komunikace s klienty přes WhatsApp, je čas to zaintegrovat.