Buďte k sobě upřímní: Už vás nebaví být tím, kdo "prostě vše vyřeší." Zajistí tři důležité podpisy na objednávce. Zvládne hovor s dodavatelem, který volá výhradně vám. Je k dispozici vedoucímu výroby, který už zase nemůže najít výkaz z minulého měsíce. Pokolikáté.
Nehlásili jste se přece na pozici supermana (superženy), který je ještě navíc neoficiálním firemním psychologem (vrbou). A přesto to děláte. Držíte firmu pohromadě, zatímco ostatní předpokládají, že se to děje tak nějak samo.
Tady je drsná pravda, kterou vám nikdo jiný neřekne: Vaší prací není dělat všechno. Vaší odpovědností je zajistit, aby se všechno udělalo—a nejlépe bez toho, abyste u toho museli lítat jako hadr na holi. A ještě snášet nespravedlivou kritiku.
Pomocníci, na než nepotřebujete IT vzdělání
Zapomeňte na chvíli na složité podnikové systémy. Nepotřebujete další software, který vyžaduje tři školení a certifikaci. Potřebujete nástroje tak jednoduché, že je zvládne používat i ten nejvíc technicky rezistentní kolega. Vybrali jsme několik užitečných aplikací, ať už z ekosystému Microsoftu, nebo mimo něj. Jedno mají společné - šetří čas, ubírají na starostech a… moc lidí je nezná.
Začněte s Tango—automaticky vytváří vizuální návody krok za krokem, zatímco klikáte v jakémkoli programu. Už jste někomu něco vysvětlovali desetkrát a stejně si to nemapatuje? Sepíšete dlouhý podrobný návod, ale… nikdo jej nečte? Nahrajte návod jako video. Jednou, když ho budete zrovna dělat, pošlete odkaz a už nikdy to nemusíte znovu vysvětlovat. Zabere vám to stejně času jako samotné provedení úkolu, ale teď je to zdokumentované navždy. A lidé dnes mnohem raději sledují video než čtou emaily nebo manuály. Podobně poslouží Loom, který navíc zvládne i přepisy videocallů.
Microsoft Bookings může být největší výhrou všech office manažerů a navíc už ho máte v Microsoft 365. Nastavíte svou dostupnost jednou, vytvoříte rezervační stránku a emailové řetězce "kdy máš ty čas?" zmizí. Lidi vidí váš kalendář a zarezervují si čas přímo, bez emailování sem a tam. Už jen tohle vám může vrátit hodinu týdně.
Pro organizaci chaosu—seznamy dodavatelů, harmonogramy projektů, plány údržby—Notion nebo Airtable promění zabijácké tabulky v něco, co dává smysl. Jsou vizuální, intuitivní a nepřipadají vám jako domácí úkol. Vidíte všechno na první pohled místo scrollování nekonečnými řádky a vzpomínání, kam jste dali tu jednu klíčovou informaci. Jakmile to bude možné, přejděte na vyspělejší CRM systémy, třeba eWay-CRM, který pracuje přímo v Microsoft 365!
A teď to zajímavé: Make, Zapier či N8N propojují vaše aplikace bez programování. Když někdo vyplní formulář, automaticky může upozornit tým, vytvořit úkol a aktualizovat tabulku. Připadá to jako kouzlo, ale je to jen dobrá automatizace, která dělá nudné věci, abyste je nemuseli dělat vy.
Malé změny, které vám zlepší život
Nemusíte všechno měnit najednou. To je vyčerpávající a vy už vyčerpaní jste. Zkuste radši tyto změny, jednu po druhé:
Pravidlo dvou emailů je krásně jednoduché—když něco vyřešit zabere víc než dva emaily, zvedněte raději telefon nebo jděte za daným člověkem. Pět minut rozhovoru porazí 50 minut emailování, kdy se špatně pochopí tón a ztratí detaily.
Zkuste nastavit kancelářské hodiny pro vyrušení—dva třicetiminutové bloky denně, kdy vás lidé můžou "něco poptat." Zní to rigidně, dokud si neuvědomíte, kolik soustředěné práce můžete opravdu zvládnout, když nepřepínáte kontext každých 12 minut. Mimo tyto časy se soustředíte na věci, které jsou důležité. Můžete si dokonce dát přátelský štítek na dveře nebo status v Teamsu. Lidi se přizpůsobí rychleji, než si myslíte, a tu hranici budou respektovat, jakmile uvidí, že to funguje. (Pro další tipy na time management, co skutečně fungují v praxi, mrkněte na náš článek o produktivitě pro zaneprázdněné manažery.)
Vytvořte si knihovnu šablon pro otázky, na které odpovídáte každý týden. Napište své nejlepší odpovědi jednou, uložte je do sdíleného dokumentu a kopírujte s drobnými úpravami podle potřeby. Ještě lepší je zpřístupnit knihovnu ostatním, aby našli odpovědi bez toho, že by vás museli vyrušovat. Nejde o to být odtažitý—jde o to ušetřit energii pro problémy, které skutečně potřebují vaši expertízu.
Vyzkoušejte rozhodovací dokumenty místo porad. Napište otázku nebo návrh do sdíleného dokumentu, nechte lidi komentovat v jejich čase a sejděte se jen tehdy, pokud jste skutečně v patové situaci. Ukáže se, že většina rozhodnutí nepotřebuje osm lidí v místnosti na celou hodinu. Tohle řešení respektuje čas všech, včetně vašeho, a introvertní kolegové vám za to budou potají děkovat.
Ještě jedna věc, která funguje překvapivě dobře: dejte monitor někam do kuchyňky se sdíleným dashboardem s klíčovými metrikami—stav výroby, nadcházející termíny, bezpečnostní milníky. Míň lidí vás bude vyrušovat s otázkou "co se děje s X?", protože se můžou prostě podívat.
Učte se od lidí, kteří tomu rozumí
Místo čtení dalších knih o produktivitě se učte z videí od lidí, kteří rozumí reálnému provozu:
Dann Berg dělá Notion tutoriály, ze kterých vám nepraskne hlava. Chápe, že potřebujete systémy, co fungují v pondělí ráno, ne teoretické rámce.
Thomas Frank učí produktivní systémy pro normální lidi, ne pro produktivní influencery. Jeho věci fungují ve výrobních firmách, ne jen v Silicon Valley startupech.
Dokonce i GaryVee, ať už je jakkoli kontroverzní, má opravdu užitečné rady o time managementu pro lidi v provozu, kteří potřebují využít každou minutu.
