Jak správně napsat automatickou odpověď v nepřítomnosti
Automatická odpověď v nepřítomnosti je při odjezdu na dovolenou prakticky nutnost. Pokud preferujete klidný průběh i návrat z dovolené, měli byste se na vytvoření automatické odpovědi zaměřit. Jak by tedy měla vypadat zpráva, která pomůže vám i tomu, kdo vás shání?
V tomto článku se podíváme, co by měla automatická odpověď obsahovat, a dáme vám návod krok za krokem, jak ji nastavit v Microsoft Outlooku.
Tak pojďme na to.
Co automatická odpověď musí obsahovat
Každý out-of-office e-mail (či v terminologii českého Outlooku tzv. e-mail Mimo kancelář) by měl obsahovat takové informace, díky kterým si odesilatel při řešení problému poradí i v době vaší nepřítomnosti. Na co byste tedy rozhodně neměli zapomenout?
- Datum nepřítomnosti/návratu — Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět. Jedině tak odesilatel pozná, že je zpráva aktuální, a kdy se na vás může znovu obrátit.
- Kontakt na zastoupení — Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání. Nezapomeňte tedy uvést jméno, e-mail a pokud možno i telefon kolegy, který vás zastupuje.
Děkuji za Vaši zprávu!
Ve dnech od 27.4. do 30.4. jsem mimo kancelář. Na Váš e-mail proto odpovím, jak nejdříve to bude možné.
V urgentních případech prosím kontaktujte mého kolegu (jméno) na (e-mail). Děkuji za pochopení.
Co dalšího může automatická odpověď obsahovat
Kromě nezbytné informace o době vaší nepřítomnosti a kontaktu na zastupujícího kolegu může automatická odpověď obsahovat i řadu dalších sdělení. Je už jen na vašem zvážení, co je pro vaše sdělení skutečně důležité a žádoucí.
- Telefon pro urgentní případy — Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést. Je ale možné, že volající posoudí urgentnost dané situace zcela jinak než vy.
- Heslo pro urgentní případy – Podobně, jako lze uvést telefonní číslo pro urgentní případy, můžete odesilatele instruovat, aby do předmětu e-mailu napsali [URGENT]. Můžete tak při dovolené příležitostně zkontrolovat neodkladné záležitosti a reagovat na ně dle potřeby.
- Obchodní/propagační sdělení – OOO e-mail by neměl být příliš dlouhý. Není to zrovna typický prostor pro reklamu. Pokud se ale chystáte například na veletrh, na kterém byste se s dodavateli a zákazníky mohli potkat, je přímo žádoucí to ve vaší „omluvence“ zmínit. Stejně tak může být přínosné odkázat zákazníky na konkrétní stránku vašeho webu, pokud víte, že v době vaší nepřítomnosti budou hledat informace o konkrétním produktu či službě a podobně.
- Vtip – Vtipkování v automatických odpovědích skutečně nedoporučujeme. Existuje totiž velké riziko, že odesilatel pro váš vtip v danou chvíli nenajde pochopení. Pokud jste si ale opravdu jistí, že vaše firemní kultura je dostatečně uvolněná a váš e-mail určitě nikoho neurazí ani v urgentních případech, můžete se o to i přes naše varování pokusit.
Ze všech humorných OOO e-mailů které jsme na internetu našli, nám nakonec tento graf sledující míru stresu při dovolené přišel nejvtipnější a zároveň nejvhodnější.
Jak automatickou odpověď nastavit
Máte vaší automatickou odpověď v nepřítomnosti napsanou? Výborně! Zbývá už ji jen nastavit. Pokud nevíte, jak na to, využijte náš podrobný návod jak v Outlooku nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti:
- Otevřete Microsoft Outlook a klikněte na tlačítko "Soubor" v levém horním rohu obrazovky.
- Vyberte možnost "Automatické odpovědi (Mimo kancelář)" ze seznamu možností.
V okně "Automatické odpovědi" zvolte "Odeslat automatické odpovědi." - Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti. Také si můžete zvolit, zda chcete posílat odpovědi lidem uvnitř vaší organizace, mimo ni nebo oběma skupinám.
- Napište svou zprávu do textového pole. Určitě zahrňte data vaší nepřítomnosti, důvod nepřítomnosti (pokud je to relevantní) a alternativní kontakt pro urgentní záležitosti.
- Pokud chcete nastavit různé zprávy pro lidi uvnitř a mimo vaši organizaci, klikněte na kartu "Mimo mou organizaci" a opakujte krok 5.
- Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, klikněte na tlačítko "OK", abyste uložili a aktivovat vaše automatické odpovědi.
To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití. Nezapomeňte vypnout automatické odpovědi po návratu do práce, aby vám neutekly žádné důležité zprávy.
Závěr
Nastavení automatické odpovědi před odchodem na dovolenou nebo při jiné absenci z práce vám zajistí bezproblémový návrat do práce. Poskytnutím jasné a stručné informace o vaší nepřítomnosti můžete pomoci lidem, kteří se s vámi snaží spojit. Důležité záležitosti se tak mohou vyřešit i v době vaší nepřítomnosti, a vy budete mít po dovolené klidnější návrat do práce.
