Jak snadno sdílet soubory mimo firmu? Ideálním řešením je SharePoint
Využíváte Google Disk, když potřebuje odeslat velké soubory mimo firmu? Pokud používáte Microsoft 365, máte k dispozici jinou, a možná ještě lepší možnost – SharePoint.
SharePoint je obvykle spojovaný s interním sdílením dokumentů a spoluprací mezi zaměstnanci. Málokoho pak ale napadne, že SharePoint může být i ideální nástroj pro bezpečné sdílení souborů s externími partnery a klienty.
A co je na tom vůbec nejlepší? Pokud už Microsoft 365 používáte, nemusíte nic nastavovat. A nemusí ani příjemce. Odkaz se otevře přímo v prohlížeči – i bez Microsoft účtu.
Pojďme se podívat jak přes SharePoint soubory sdílet během pár kliknutí a jaké jsou výhody tohoto řešení.
Proč pro externí sdílení zvolit právě SharePoint
Pokud jste někdy zápasili s přílohami, které jsou příliš velké pro odeslání e-mailem, SharePoint nabízí jednoduché a přitom bezpečné sdílení souborů mimo vaši firmu:
Jednoduchý přístup z prohlížeče – příjemce nepotřebuje Microsoft účet
Ověření identity – přístup je zabezpečený, ale zároveň jednoduchý
Integrace s Outlookem – odkazy lze odesílat přímo z e-mailu
Aktualizace v reálném čase – příjemce vždy vidí nejnovější verzi dokumentu
Centrální uložiště – vše zůstává uloženo ve vaší firemní SharePoint knihovně
Na rozdíl od jiných nástrojů zůstávají data v prostředí Microsoft 365 – pod vaší správou, bezpečně a přehledně.
Jak sdílet soubor v SharePointu s externími uživateli
Sdílení souborů v SharePointu zvládne opravdu každý:
- Najděte dokument nebo složku v SharePointu.
- Klikněte na tlačítko Sdílet (vpravo nahoře nebo vedle souboru).
- V dialogovém okně vyberte možnost Určití lidé.
- Zadejte e-mailovou adresu příjemce.
- (Volitelné) Přidejte zprávu – zobrazí se v notifikačním e-mailu.
- Klikněte na Odeslat.
A co se stane na druhé straně?
- Příjemce dostane e-mail a klikne na odkaz pro ověření.
- Zadá svou e-mailovou adresu, na kterou mu přijde ověřovací kód.
- Po jeho zadání získá přístup – bez nutnosti přihlášení k Microsoft účtu.
Zjednodušte si práci: propojte SharePoint s eWay-CRM
Pracujete s dokumentací pro klienty, obchodními nabídkami nebo různými dokumenty k projektům? Pak víte, jak snadné je něco složitě dohledávat. Integrace mezi SharePointem a eWay-CRM vám pomůže udělat pořádek v dokumentech.
Díky této integraci získáte možnost:
- Automatického ukládání e-mailů a příloh do správných SharePoint složek
- Udržovat dokumenty přehledně u správných projektů, obchodů nebo kontaktů
- Přístupovat do složek v SharePointu přímo z vašeho CRM
Další informace o integraci najdete zde:
Už žádné ztracené dokumenty: Jak vám integrace eWay-CRM a SharePoint ušetří čas a starosti
Proč nevyužívat to, co už máte
Pokud vaše firma používá Microsoft 365, máte ideální nástroj pro profesionální a bezpečné sdílení souborů už k dispozici.
Příště, až budete potřebovat odeslat dokument mimo firmu, zapomeňte na externí nástroje, když už si za jeden od Microsoftu platíte. Vyzkoušejte sdílení přes SharePoint.
