Jak si vytvořit ideální pracovní prostředí

Váš pracovní prostor hraje velkou roli. Vytvořit příjemné pracovní prostředí je základ, pokud chcete zlepšit svou produktivitu.

V tomto článku se dozvíte, jaké faktory hrají roli, a dáme vám tipy, jak ideální pracovní prostředí vytvořit.

7 prvků, které pracovní prostředí vytváří

Tyto prvky dělají rozdíl mezi produktivním dnem plným soustředění a dnem, který se zdá být jako brodění blátem.

1. Ergonomický design

Ergonomicky navržený pracovní prostor spočívá v používání židle, stolu, klávesnice a obrazovky, které minimalizují namáhání vašeho těla. Zdravější prostředí znamená méně únavy, méně bolestí a více energie k zaměření se na vaše úkoly.

Pokud se kroutíte v židli nebo nadměrně namáháte oči, pravděpodobně nejste v nejlepší kondici. Studie ukazují, že ergonomické pracovní prostory zvyšují produktivní čas o 18 %.

2. Přirozené světlo

I přirozené světlo výrazně zlepšuje produktivitu. Sluneční světlo zlepšuje naši náladu a energii. Pracovní prostor s dostatečným přirozeným osvětlením může pomoci regulovat náš cirkadiánní rytmus, což nám pomáhá cítit se během dne více bdělí.

Navíc je příjemnější pracovat pod přirozeným světlem než pod tvrdým světlem žárovek či zářivek. Snažte se tedy pracovat na místě s přístupem k velkým oknům. Případně zvažte lampy, které imitují sluneční světlo, pokud jste daleko od okna nebo pracujete na místě, které nemá přímý přístup k přirozenému dennímu světlu.

3. Minimální rozptylování

Rozptylování a produktivita nejdou ruku v ruce, i když je u každého z nás hranice pro vyušování trochu jiná. Zatímco někteří z nás mohou pracovat s hudbou nebo i dalším hlukem na pozadí, jiní potřebují naprosté ticho.

Snažte se tedy rozpoznat, co vás nejvíce vyrušuje, a minimalizovat tyto vlivy ve vašem pracovním prostoru. To může znamenat použití sluchátek s potlačením hluku, umístění vašeho telefonu do režimu letu nebo vytvoření fyzické bariéry v kanceláři, aby vás nerušili kolegové, kteří telefonují.

4. Organizace

Už jste někdy ztratili cenné minuty (nebo dokonce hodiny) hledáním nějakého dokumentu nebo nástroje? V dobře organizovaném pracovním prostoru má všechno své místo, a toto se stává jen velmi výjimečně. Jaké další věci můžete udělat pro zlepšení organizační stránky:

• Investice do úložných prostor
• Používání digitálních organizačních nástrojů
• Nastavení přístupu pravidelného úklidu
• Abecední řazení

Kromě organizace fyzických předmětů a dokumentů byste měli také organizovat digitální soubory. Vytvořte složky podle kategorií. Archivujte soubory starší než jeden rok. Používejte řešení pro uložení souborů, která umožňují booleovské vyhledávání.

5. Personalizace

Čistý uklizený stůl je skvělý, ale zároveň není od věci si jej trochu zútulnit. Přizpůsobení pracovního prostředí může zlepšit náladu a inspiraci, přispívající k celkovému výkonu.

Mezi způsoby, jak si svůj pracovní prostor přizpůsobit, patří umístění rostlin, umění nebo fotografií svých blízkých. Tento osobní nádech může působit jako motivace a udělat prostředí příjemnějším a inspirativnějším.

6. Softwarové nástroje

Každý dnes pro svou práci potřebujeme nějaké softwarové nástroje. Na některé už jsme zvyklí, na jiné si v rámci zachování konkurenceschopnosti zvykáme, nebo teprve přijdou (jako třeba aktuálně umělá inteligence). Jako základní nástroje bychom dnes mohli označit následující:

• Aplikace pro správu úkolů
• CRM
• Časovače
• Kalendáře
• Nástroje pro blokování sociálních sítí a určitých webů

7. Prostor pro růst

Je důležité myslet na budoucnost, abyste svůj pracovní prostor postupně vylepšovali. Jak se vaše role nebo práce vyvíjí nebo vaše firma roste, může být potřeba více místa pro ukládání různých nástrojů nebo pro další nový personál.

Nastavení flexibilního pracovního prostoru s možností úprav zajišťuje, že nebudete začínat od nuly pokaždé, když dojde k změně.

7 tipů pro zlepšení pracovního prostředí

Kromě zmíněných základních prvků produktivního pracovního prostoru existuje i několik osvědčených postupů, které mohou přispět k jeho zlepšení a hlavně udržení:

1. Naplánujte si pravidelnou úklidovou rutinu

Je snadné přehlížet čistotu pracovního prostoru, ale věřte, že je pro produktivitu klíčová. Prach, špína a nepořádek mohou nad časem zatěžovat váš duševní stav. Vytvořte si rutinu tím, že si vyhraďte konkrétní čas na setření povrchů, vyprázdnění koše a uspořádání rozsypaných papírů.

Čisté prostory jsou jedním z klíčových faktorů, který zajišťuje, že vás nic nebude rušit při soustředěné práci. Navíc čistý prostor snižuje riziko vyhozených důležitých dokumentů a propůjčuje pocit úspěchu, který může nastartovat vaše pracovní sezení.

2. Zvažte správnou organizaci kabelů

Všichni jsme někdy zažili frustraci způsobenou zamotanými kabely od peckových sluchátek. U dalších kabelů v kanceláři to je často podobné. Nejenže to nevypadá hezky, ale může to také vést k tomu, že si třeba omylem vypojíte počítač nebo monitor ze sítě nebo dokonce k bezpečnostním hrozbám. Investice do organizérů kabelů, obalů nebo klipů může udělat velký rozdíl.

Jakmile budete mít své kabely pečlivě uspořádány, zvažte jejich označení. To vám pomůže identifikovat a přistupovat ke správnému kabelu bez narušení nastavení. Dobře spravovaný systém kabelů přispívá k plynulejšímu a efektivnějšímu pracovnímu prostoru.

3. Naučte se uklízet i v digitálním prostředí

Zatímco na fyzický nepořádek většina lidí nezapomíná, na ten digitální bohužel ano. Přitom může být stejně rušivý a škodlivý pro produktivitu. S časem se nám nahromadí mnoho souborů, dokumentů a aplikací, které již nepotřebujeme.

Vyhraďte si každý měsíc čas na prohlížení svého počítače. Smazání nebo archivaci starých souborů, uspořádání složek, vyčištění plochy a odinstalaci nepoužívaných aplikací. Tím uvolníte úložný prostor a snížíte mentální zátěž spojenou s orientací v nepořádku ve vašem PC.

4. Pravidelně aktualizujte váš software

Softwarové nástroje dávají neustále k dispozici nové aktualizace a jejich opomíjení může přinášet chyby, pomalejší výkon a bezpečnostní hrozby. Naučte se proto pravidelně kontrolovat aktualizace.

Mnoho zařízení a aplikací nabízí automatické aktualizace, ale i přesto je ideální se občas manuálně přesvědčit, že vám nic neuniklo. Aktualizovaný software často přináší nové funkce, zlepšený výkon a bezpečnostní záplaty.

5. Rozdělte svůj pracovní prostor do zón

Rozdělení pracovního prostoru spočívá ve vytváření určených oblastí pro konkrétní úkoly. Tento přístup pomáhá mentálně oddělovat různé úkoly a zvyšuje soustředění. Například můžete mít zónu věnovanou práci na počítači, další pro čtení nebo kreslení a samostatný prostor pro brainstorming nebo další spolupráci.

Takový systém usnadňuje plynulý přechod mezi různými úkoly a může být zvláště prospěšný, pokud máte různorodou škálu denních aktivit.

6. Nastavte si hranice

Revoluce v práci z domova během Covidu změnila mnoho aspektů naší práce, a to jak pozitivně, tak negativně. Například se mnoha lidem vytrácí rozdíl mezi prací a osobním životem. Abychom udrželi si produktivní pracovní prostor a zároveň dokázali vypnout a odpočívat ve volném čase, je klíčové stanovit jasná pravidla:

• Nastavení pracovní doby
• Mít doma určený pracovní prostor
• Využití označení "Nerušit", ať už online nebo i prostřednictvím fyzické cedulky
• Mentálně se zavázat k provádění pouze pracovně souvisejících úkolů ve svém pracovním prostoru

Vymezení, kde a kdy budete pracovat, zajišťuje, že váš pracovní prostor zůstává produktivní zónou a nestává se jen dalším prostorem ve vašem domově, kde se mohou snadno objevit rušivé vlivy.

7. Zaměřte se na efektivní správu úkolů

Zavedení silného systému pro správu úkolů, ať už jde o digitální nástroj nebo tradiční plánovač, je důležité. Začněte každý den nebo týden seznamem úkolů a pak je prioritizujte podle termínů a důležitosti.

Tyto prvky začleňte do svého pracovního prostoru tím, že budete mít fyzické plánovače, lístečky na poznámky a seznamy úkolů po ruce. Pokud dáváte přednost digitálním nástrojům, dejte je někam viditelně, například na druhý monitor nebo tablet.

Jedna z jednodušších cest, jak dosáhnout produktivity

Společnosti i individuální profesionálové se zaměřují na zlepšování produktivity jednoduše proto, že nám pomáhá dosáhnout požadovaných výsledků. Investicí do lepších pracovních prostorů pak zvyšujeme produktivitu, aniž by se jednalo o zvlášť složitý a sofistikovaný způsob, jak produktivity dosáhnout.