Snažíte se najít váš work-life balance, ale misky vah se pořád převažují do pracovního života? Nechte se inspirovat metodou Getting Things Done a staňte se pány svého času. Stačí si osvojit několik základních principů a budete si moci odškrtávat úkoly jeden za druhým.
Zatímco při manuální práci leckomu stačí k větší produktivitě dát si kafe, projektové, marketingové či obchodní manažery pálí stres. Až často vyhoří úplně. Umění efektivity práce zkrátka patří v mnoha oborech mezi stejně cenné dovednosti jako jakékoliv odborné znalosti.
Proto v roce 2001 přišel americký kouč David Allen s metodou Getting Things Done, kterou popsal ve svém bestselleru Mít vše hotovo: Umění produktivity bez stresu. A jak už název napovídá, díky schopnostem zorganizovat si pracovní úkoly podle GTD lze nejen zvládnout více úkolů, ale také zbavit se stresu.
Mějte vždy čistý stůl
Jedno ze základních pravidel velí, abychom si pravidelně „čistili stůl“. Tím samozřejmě nemyslíme to, že každou hodinu budeme drhnout pracovní místo saponátem. Jde o to nedopustit, aby se nám někde kupily nezpracované objednávky, vizitky nebo rozepsané e-maily. Nikdo nechce mít na stole stohy papírů a chodit domů s vědomím, že nám to v práci přerůstá přes hlavu.
Pozor na to, že pomyslných „stolů“ máme víc – krom toho fyzického stolu, na kterém přistávají požadavky od kolegů, je to i Doručená pošta v Outlooku nebo nepřijaté hovory v mobilu. Zkrátka všechna místa, kam nám chodí požadavky od ostatních lidí.
GTD říká, abyste se na všechny tyto „stoly“ (někdy se tomu říká Inboxy) párkrát denně podívali a vše, co se na nich nakupilo, vyřídili některým z těchto čtyř způsobů:
- Smazat, protože se jedná o hlouposti.
- Delegovat, protože se o to může (nebo musí) postarat někdo jiný.
- Okamžitě zpracovat, pokud řešení nepřesáhne 2 minuty.
- Naplánovat na později, protože to chvilku času zabere.
Na stoly nekoukáme pořád, stejně jako si nečteme všechny e-maily hned, jak nám přijdou. Než si vytvoříte návyk, klidně si nastavte budíka na každé 2 hodiny. Čas mezi „čistěními stolů“ pak můžete věnovat soustředěné práci.
Odkud úkoly přichází
Při pomyslném uklízení stolu je třeba myslet na to, že nové úkoly se mohou hrnout odkudkoliv - e-mailem, v SMS, poštou, nebo třeba v chatu na Teamsu. Zatímco zmíněných stolů máme mnoho, místo, kde plánujeme úkoly, musí být jen jedno.
Mohou to být třeba barevné lístečky na monitoru, zápisky v mobilním kalendáři, tištěný diář, Microsoft OneNote, nebo můžete využít pro řízení úkolů eWay-CRM. Každé řešení má své kouzlo.
Princip je jednoduchý: Pokud při čištění stolu zjistím, že požadavek je třeba si naplánovat (způsob č. 4), naplánuji si ho do svého TODO listu.
Není možné udržovat pod kontrolou více seznamů. Duševnímu zdraví hodně přispívá, když víte, že jakmile vyřešíte tuto frontu, máte hotovo.
Který úkol si vybrat
GTD říká, že při plánování úkolů kromě termínu splnění nastavujeme také kontext – tedy jakési prostředí, ve kterém se můžeme nacházet. Jako příklad jsou často uváděny kontexty V kanceláři, Telefon, E-mail nebo třeba V klidu přečíst.
Tento způsob třídění vytváří racionálnější rozdělení podle toho, jestli máme zrovna k dispozici stůl, židli a počítač nebo jsme na chodníku a máme jen mobil. Ve chvíli, kdy čekáte na vlak přeci můžeme sáhnout po úkolech typu Telefon a vyřídit pár hovorů. Jiné požadavky naopak vyžadují chvilku soustředění a pořádný hrnek kávy.
Na kontextech je kouzelné i to, že pokud se zrovna necítíte na to volat svým klientům, můžete mít přesto prostor odpovídat na e-maily.
Prostě máte pod kontrolou to, do čeho se zrovna chcete pustit.
Neukousnout si příliš velké sousto
Při plánování úkolů si lze velice snadno ukousnout příliš velké sousto tím, že si naplánujeme velice obsáhlé úkoly, které míváme tendenci odkládat. Bohužel se pak plánovaný termín dokončení snadno stane nereálným.
Tomu ale lze snadno předejít tím, že namísto komplexního úkolu vytvoříte projekt a na něj navážete jasně definované podúkoly, ze kterých už bude zřejmé, jak časově náročné jsou. Úkol Vytvořit návrh smlouvy přece jen vytváří příznivější dojem, že jej lze stihnout během odpoledne, než úkol pojmenovaný jako jeden celý projekt, jehož dokončení několik dní zabere.
Pravidelné revize
Právě proto, že ne všechny úkoly lze zpracovat ihned, je kromě průběžné kontroly příchozích úkolů potřeba také pravidelná revize naplánovaných úkolů. Ideální je si každé ráno udělat kávu a během 5 minut zkontrolovat včerejší úkoly a rozvrhnout síly do nového dne. Někomu naopak vyhovuje každodenní revizi dělat na konci dne, kdy už nemá energii na nic jiného.
Na úkoly je ale podle GTD potřeba nahlížet i z týdenní perspektivy. Díky tomu si můžeme lépe rozvrhnout práci na nadcházející týden, anebo zrevidovat celé projekty či přehodnotit cíle z dlouhodobějšího hlediska (jednou za měsíc a jednou za rok).
Kdy začít? Třeba hned
Uvést Getting Things Done v praxi není žádný nadlidský úkol. Jen je potřeba si postupně osvojit potřebné návyky, které z GTD vychází. Můžete začít třeba hned:
- Zvolte si vhodný nástroj – tužka, papír / OneNote / eWay-CRM
- Vytvořte si kontexty – v eWay-CRM jsou to kategorie
- Vyčistěte Inbox
- Naplánujte si úkoly na jednotlivé dny
- Začněte zpracovávat úkoly
Zjistili jste po pár dnech, že se vám úkoly stále kupí? Nic se neděje. K vytvoření návyku je prý potřeba činnost opakovat 21 dní po sobě. Nevzdávejte to a nebojte se začít znovu. Případně se před novým pokusem obohaťte o znalosti z eWay-Booku Jak mít vše hotovo, anebo vyzkoušejte následující školení Úkoly a řízení času dle Getting Things Done.
