Google(wo)man. Proč office manažeři nestíhají a jak z toho ven
Ráno jako každé jiné. Šéf vletí do kanceláře a ještě v kabátu spustí: „Kdo naposledy mluvil s tím klientem z Brna? Slíbili jsme jim termín, ale nemůžu to najít." A už to jede: Outlook, telefon na obchodníka, který má zrovna schůzku, a nakonec Excel s půvabným názvem zakazky_final_v3_stara.xlsx.
Zvládnete to. Jako vždy. Ale cítíte, že takto to nemůže jít donekonečna.
Jako office manažeři jste administrativní oporami firem. Ale bez centrálního systému se z vás stává permanentní lidský vyhledávač. Data jsou roztříštěná mezi e-maily, papíry na stole a hlavami kolegů — a tlak na to, abyste věděl či věděla všechno hned, je obrovský.
Zaprvé jsou tu kritické termíny. Chyba v komunikaci tady neznamená přepsání textu na webu — znamená zastavenou výrobní linku nebo penále za pozdní dodání. Zadruhé, obchodní cyklus v sektoru výroby je dlouhý. Od první poptávky k realizaci uplynou klidně měsíce, a bez záznamu komunikace nikdo neví, co se klientovi slíbilo před půl rokem. Zatřetí musí informace proudit napříč odděleními — od obchodu přes výrobu až k expedici a fakturaci.
Když tato data nejsou na jednom místě, vznikají duplicity, ztrácejí se e-maily a výsledná frustrace? Ta skončí prakticky vždy na vašem stole.
Proč šéf vidí jen náklad
Zakladatelé výrobních firem jsou často techničtí experti, kteří vyrostli „od ponku". Jejich myšlení funguje jednoduše: stroj je investice s jasným výkonem a návratností. CRM je administrativa — další kolonky, které budou obchodníci neradi vyplňovat, a faktura za software navíc.
Váš úkol je ukázat mu neviditelné náklady. Kolik hodin týdně vy a obchodníci strávíte dohledáváním informací? O kolik zakázek se přišlo, protože se zapomnělo se připomenout? Ve výrobě je chaos neuvěřitelně drahý — jen se špatně měří.
Nechtějte po šéfovi hned revoluční řešení s umělou inteligencí. Nejprve si udělejte audit - sepište pár situací z posledního měsíce, kdy něco vázlo kvůli chybějícím podkladům. Pak si jeden týden měřte čas: kolik minut denně zabere dohledávání smluv, kontaktů nebo stavu zakázek? Čísla mluví lépe než jakékoli jiné argument.
Pokud pracujete v Outlooku a Microsoft 365, sáhněte po systému, který do tohoto prostředí přímo patří. Odpadne tak největší brzda — strach z učení se nového, složitého programu.
Jak mluvit jazykem vedení
Zapomeňte na větu „potřebujeme CRM". Místo toho zkuste tyhle:
„Týdně ztrácíme 5-8 hodin čistého času jen hledáním informací v e-mailech kolegů."
„Když obchodník onemocní, nemáme přehled o jeho rozjednaných zakázkách a reagujeme pozdě."
„CRM pro nás není software, ale pojistka, že se žádná zakázka neztratí."
Vše jsou to konkrétní čísla a scénáře ze života - to jsou argumenty, na které technicky orientovaní šéfové slyší.
Zavedení základního CRM - sdílené kontakty, historie e-mailů, přehled projektů - to není IT projekt. Je to o změně, jak je firma řízena. Se systémem přestanete být lidským Googlem a stanete se koordinátorem či koordinátorkou, kteří mají data pod kontrolou. A v dnešní době nebude vítězit ten, kdo má nejlepší stroj, ale ten, kdo má nejlepší přehled o svých zákaznících.
Checklist: Audit dat ve firmě
- Máme aktuální databázi zákazníků na jednom místě (ne jen v Outlooku obchodníka)?
- Víme, kdo je u klíčových zákazníků naším hlavním kontaktem — a co se s ním naposledy řešilo?
- Máme přehled o všech rozjednaných zakázkách a jejich stavu?
- Pokud obchodník onemocní, dokáže ho někdo zastoupit bez ztráty informací?
- Lze dohledat, co bylo zákazníkovi slíbeno — termín, cena, podmínky?
- Existuje centrální přehled deadlinů, na které je třeba reagovat?
- Máme upozornění, aby se zakázka „neztratila v systému"?
- Víme, kolik hodin týdně strávíme dohledáváním informací?
- Dokážeme odhadnout, kolik zakázek za poslední rok neproběhlo hladce kvůli chybějící informaci?
