Plánuje vaše společnost představit nový koncept služeb, uvést na trh novinkovou řadu výrobků nebo zorganizovat venkovní akci pro zákazníky? Prostě hledáte dobrý nápad a nejspíš vám nebude stačit jenom jeden? Pak je nejvyšší čas svolat brainstorming…
S potřebným řešením problému, kvůli kterému byl brainstorming svolán, může přeci přijít kterýkoli ze členů vašeho týmu. Složení jeho účastníků by proto mělo mít co nejvíce pestré. Tím kromě nezaujatých názorů docílíte i potřebného nadhledu. I když je jednou z hlavních charakteristik brainstormingu jeho spontánnost, sám o sobě ještě v žádném případě není automatickou zárukou úspěchu.
Podobných nápadů, jak prostupovat při týmovém řešení problémů, je v manažerských příručkách samozřejmě popsáno vícero. Může se jednat třeba o metodu ambasadorů, zastupujících návrhy dvou samostatně pracujících týmů. Nebo zkuste zainteresovaným stranám rozdat potřebné písemné podklady spolu s prosbou, aby se nad nimi přes noc zamysleli. V duchu přísloví „ráno moudřejší večera“ se pak shromážděné postupy vyhodnotí během následujícího dne.
Kreativita nezná hranic
Výsledkem brainstormingu by ale nemělo být určení toho jediného správného řešení zadaného úkolu. Jeho účastnící by se měli naopak pokusit sestavit maximální možné množství dostupných nápadů a způsobů, jak určitý problém splnit. I když se kreativitě účastníků nijak nebrání, měli by se před začátkem brainstormingové schůzky určit aspoň některá základní pravidla.
Stanovení mantinelů, ve kterých by měl brainstorming probíhat, pochopitelně neznamená, že by mítink neměl být zábavný. Jejich primárním účelem je nastavit vzájemné vztahy a definovat průběh a formu interakcí mezi jednotlivými zúčastněnými členy vašeho týmu. I tak se ale může stát, že se dobré nápady zrodí tehdy, když účastníci některou z daných zásad poruší, ať už úmyslně nebo neúmyslně. Ale jak praví jedna obecná pravda, aby se mohla pravidla porušovat, je potřeba je znát.
Nejlepší pravidla jsou pochopitelně taková, na kterých se domluví sami účastníci. Následující souhrn proto berte spíše jako souhrn obvyklých doporučení vhodných pro dosažení požadovaného výsledku. Samotný mítink můžete zahájit bleskovým brainstormingem, během něhož si účastníci domluví na zásadách chystané diskuse. Rovnou si také vyzkoušíte, jak brainstorming funguje v praxi, protože tým obvykle dokáže najít a stanovit si přijatelné i nepřijatelné vzorce chování.
Direktivní zásah pro případ krize
Jakmile jsou pravidla odsouhlasena všemi účastníky, kteří se zavážou je dodržovat, pokuste se je co nejpřesněji zformulovat a sepsat. Následně je umístěte je na viditelné místo v zasedací místnosti nebo kdekoli, kde bude brainstorming probíhat. Pouze pokud tým nezvládne určit ani základní pravidla debaty, vstoupíte do hry vy jako její jako její nesporný iniciátor a moderátor. A až kdyby se následná diskuse příliš vyhrotila nebo zvrhla nežádoucím směrem, můžete zasáhnout direktivně a využít tak autoritu plynoucí z vaší pozice nadřízeného.
Jak by měl vypadat úspěšný brainstorming?
1. Dobře si promyslete, co od brainstormigu očekáváte. Shromážděte všechny potřebné podklady a analýzy a pokuste se sehnat vzorová řešení vašeho problému, případně zjistěte, jak se s ním vypořádala vaše konkurence. Veškeré informace předejte účastníkům brainstormingu, ideálně s dostatečným časovým předstihem.
2. Určete, kdo bude brainstorming vést. Jeho činnost pochopitelně nezačíná zahájením mítinku, s dostatečným předstihem by měl jeho účastníkům předat potřebné podklady a vysvětlit jim účel schůzky. Během diskuse zodpovídá ze její hladký průběh, usměrňuje diskutující, kteří třeba skáčou do řeči ostatním, a hlídá, aby se vždy probíral jen jeden nápad. Jednotlivé podněty se tak nebudou chaoticky hromadit jeden přes druhý a žádný z nich zbytečně nezapadne. Měl by také dohlédnout, aby se každý zúčastněný dostal ke slovu. Případně může využít formálního zasedacího pořádku (ideálně ve formě kulatého stolu) a vyvolávat po řadě jednotlivé účastníky. Každý by měl dostat příležitost prezentovat minimálně jeden vlastní nápad.
3. Promyslete, kdo z vašich zaměstnanců by se měl brainstormingu zúčastnit a proč. Ujistěte se, že se všichni účastníci navzájem znají a vědí, jaká je jejich úloha ve firmě. Ještě před samotným zahájením mítinku vysvětlete jednotlivým diskutujícím důvody jejich účasti a co si od jejich zapojení do debaty slibujete.
4. Vyberte dostatečně rychlého zapisovatele, který dokáže zapsat všechny nápady, aniž by zdržoval jejich přirozený přísun.
5. Vymyslete ideální místo pro brainstorming. Nemusíte se přece vždycky scházet jen ve firemní zasedačce, zvlášť pokud vám přeje počasí. Díky dnešním mobilním technologiím už de facto neexistují technická omezení pro vámi vybranou lokalitu.
6. Připravte a zajistěte všechny potřebné pomůcky, aby účastníkům na místě nic zásadního nescházelo. Může se jednat o tabuli, bloky, papíry, tužky, plátno, projektor, tablet nebo notebook, ale také třeba lehké občerstvení a dostatek horké kávy.
7. Neexistují hloupé nápady. Nikdy! Jde o brainstorming, ne o strategickou poradu, která požaduje seriózní řešení. Brainstorming by měl být zábavnou pomůckou a celý tým by ho tak měl brát.
8. Nekritizujte nápady ostatních. Nejedná se o diskusi, debatu nebo prezentaci jedné osoby, která si potřebuje dokazovat svoji převahu nad ostatními. Navíc, pokud začnete vyřčený nápad ihned hodnotit nebo kritizovat, změní se směřování i charakter probíhající diskuze. Navíc může autor původního nápadu ztratit chuť se angažovat v další debatě.
9. Rozvíjejte nápady ostatních. Často něčí nápad dokáže někdo jiný rozvést do netušených rozměrů. Právě rozvíjení nápadů je jedním ze základních principů úspěšného brainstormingu.
10. Zapomeňte na pravidlo „radši kvalitu než kvantitu“. Od brainstormingu požadujete právě množství nápadů, čím kreativnějších, tím lépe. Jako moderátor můžete i navrhnout soutěž o co největší množství podnětů a porovnávat jejich počty s minulými brainstormingy.
Jak vybrat ten nejlepší nápad?
Samotný brainstorming je ale vlastně pouhým začátkem, protože k realizaci vybraných nápadů vede ještě dlouhá cesta. Abyste se mohli rozhodnout, co si dále počít s pracně shromážděnými nápady, můžete zkusit použít jednu ze čtyř následujících metod:
- Hlasování
I když je známo, že každý kolektiv, který dopustí hlasování, zároveň přiznává, že nemá ve svém středu ani jednoho dostatečně inteligentního jedince, může se tento způsob rozhodování hodit. Obvykle se jedná o jeden ze dvou následujících případů:
- Rozhodnutí je závislé na subjektivních faktorech, typicky pokud se jedná o záležitosti vkusu.
- Za výsledek bude odpovědná valná část účastníků brainstormingu, kteří se ale nedokážou shodnout na konkrétním výstupu.
Během hlasování se mohou zohlednit nebo zvýhodnit některé konkrétní nápady, jejichž výhody i nevýhody účastníci podrobně probrali. Hlasování se také může zúčastnit jen několik klíčových zaměstnanců, včetně členů vedení nebo zástupců klienta, kteří se samotného brainstormingu neúčastnili.
Před hlasováním pečlivě proberte seznam navrhovaných řešení. Mělo by jich být co nejméně a s co největší relevancí.
- Afinitní diagram
Schémata podobných řešení jsou ideálním pomocníkem pro zpřehlednění seznamu jednotlivých variant. Seskupte tematicky příbuzné nápady a usnadněte si tak jejich následnou analýzu i konečné rozhodnutí.
Afinitní diagram vám navíc pomůže získat přehled o jednotlivých kategoriích, kterým by se váš tým měl dále věnovat a podrobněji rozpracovat.
- Rozhodovací matrice
Rozeberte každý nápad z hlediska jeho výhod i nevýhod, možných dopadů nebo případného zisku. Připište ke každému z návrhu takto získané skóre a podle jeho pořadí pak vyberte ty nejlepší varianty. Zkuste jednotlivé položky seskupit a získat tak co nejvyšší počet bodů pro logické kombinace různých faktorů vzešlých z brainstormingu.
- Širší perspektiva
Vyhodnoťte shromážděné podle toho, jakým způsobem odpovídají na původní zadání brainstormingu. Rozmyslete si, co je potřeba pro realizaci jednotlivých nápadů a jaké informace budete potřebovat. Zjistěte si výhody i nevýhody plynoucí z jednotlivých variant.
Nebojte se sepsat, jaké pocity ve vás prezentované nápady vzbuzuj. Projděte si s týmem i jakékoli další faktory, které je v souvislosti s výsledky brainstormingu napadnou. Pokud se na navrhovaná řešení podíváte z více úhlů, získáte nejen širší perspektivu, ale výrazně si tak ulehčíte finální rozhodování.
Další možné metody hodnocení
Navrhované čtyři postupy nejsou zdaleka jediné, které vám pomohou dojít k cíli, tedy vybrat si z jednotlivých návrhů vzniklých během brainstormingu to nejlepší možné řešení. Nabízí se pochopitelně manažery oblíbená SWOT analýza, klasická pětice otázek „proč“ nebo třeba jednoduché schéma spojující navzájem různé příčiny a jejich následky.
Jednotlivým technikám vyhodnocování ale i dalším postupům pro týmové řešení vybraných problémů se budeme věnovat v některém z dalších článků na eWay-Blogu.
