Pravidlům úspěšného brainstormingu a zásadám jeho vyhodnocení jsme se na eWay-Blogu již podrobně věnovali. Ale ne vždy je brainstorming tím nejvhodnějším postupem pro nalezení požadovaného řešení.
Nemáte čas moderovat zapálené diskuse vašich kolegů a poslouchat nekonečné množství nápadů během brainstormingového sezení? Zkuste brainwriting! Ten je možné využít de facto pokaždé, když by k řešení problému mohlo pomoci svolání kolegů na brainstorming. Obecně se obě tyto metody používají při hledání odpovědí na otázky spojené s kreativními činnostmi. Často se tak s nimi můžete setkat při práci v oborech, jako je marketing, design, umělecká tvorba a ostatní tvůrčí disciplíny.
Během živého brainstormingu ale může lehce nastat situace, kdy se slova chopí jen někteří členové týmu a díky svému temperamentu a nasazení snadno upozadí možné dobré nápady ostatních. Stejně snadno se stane, že účastníci na své nápady během vystoupení dynamičtějších kolegů prostě zapomenou. Někteří se mohou bát promluvit nahlas nebo se děsit případného odmítnutí. I když je tak popřeno jedno ze základních pravidel brainstormingu, podle něhož neexistují špatné nápady, případná ostýchavost třeba ze strany nových zaměstnanců vás může nechtěně připravit o zajímavé nápady.
Jak ovlivní výsledky brainstormingu jeho účastníci?
Je evidentní, že skupinová dynamika může mít vliv nejen na průběh brainstormingu, ale i na jeho výsledky. Pohodlnější účastníci mohou jevit tendence podporovat ta nejsnáze průchozí řešení. Brainstorming vám sice může nabídnout neotřelá řešení aktuálních problémů, ale jeho podoba s sebou nese i jistá rizika. A právě ty se snaží eliminovat metoda brainwritingu.
Stejně jako brainstorming slouží brainwriting ke generování nápadů a hledání odpovědí na zadané otázky. Na rozdíl od brainstormingu ale brainwriting dokáže efektivně zapojit všechny jeho účastníky a ve výsledku tak často nabídne více možností. Poprvé metodu brainwritingu popsal německý profesor Bernd Rohrbach v roce 1969.
V jeho podání se brainwritingová porada skládala ze šesti účastníků vedených moderátorem, kteří dostali pět minut na sepsání tří nápadů. Proto je také tato metoda někdy nazývána 6-3-5. Po šesti kolech, během nichž účastníci předávají dopis s odpověďmi svým sousedům po pravé ruce, tak vznikne 108 odpovědí, jejichž vypracování trvá třicet minut.
Tři minuty na tři otázky
V současnosti jsou ale pravidla pro průběh brainwritingu méně rigidní. Obecně dostanou účastníci schůzky list papíru, na který napíšou klíčovou otázku, kterou je potřeba vyřešit, ale nepodepisují se na něj. Dále je potřeba určit moderátora a časový limit pro každé kolo. Může se jednat třeba o tři minuty, během nichž všichni zúčastnění sepíšou trojici svých nápadů. Neměli by je už nijak dále upravovat, ani vylepšovat. Napsat je mohou jakoukoli formou, i odlehčenou. Naopak by ale během jejich sepisování neměla být přípustná jakákoli diskuse. Je také možné stanovit, že první kolo potrvá tři minuty, ale pro kola následující už postačí kratší limit, třeba dvou minut.
Po určené době posunou účastníci sepsané nápady svému sousedovi, který dostane za úkol sestavit další tři odpovědi nebo rozpracovat předchozí návrhy od kolegy. Metodu předávání vymyšlených odpovědí je potřeba jasně definovat na začátku schůzky, aby v jejím průběhu nedocházelo ke zbytečným zmatkům. Moderátor také stanoví potřebný počet kol a dobu jejich trvání.
Po vypršení domluvené doby moderátor vybere papíry se všemi návrhy a jednotlivé odpovědi přepíše na tabuli nebo flipchart. Z následné diskuse by měly vzejít nejlepší nápady, reagující na původní zadání. Způsoby vyhodnocení jednotlivých podnětů se neliší od metod, navržených pro volbu nejlepších návrhů, vzešlých z brainstormingového sezení.
Výhody brainwritingu a kdy se dá použít
Oproti brainstormingu má brainwriting několik neopomenutelných výhod. Vzhledem k tomu, že jednotlivá kola, během nichž účastníci sepisují svoje nápady, neprovází žádná diskuse, je možné získat velké množství podnětů během relativně krátké doby. A protože se do procesu jejich vzniku zapojují rovnou měrou všichni zúčastnění, dostane se patřičné pozornosti i jinak spíše nemluvným nebo stydlivým členům vašeho týmu. Brainwriting se také hodí pro vyhodnocení činnosti jednotlivých oddělení vaší firmy, kdy různící se odpovědi na stejnou otázku pomohou pochopit náladu na daném úseku.
Své nápady navíc jejich tvůrci nepodepisují a celý proces je tak do značné míry anonymní, což by mělo mít pozitivní vliv na kreativní myšlení účastníků. Mohou se tak objevit návrhy, které by autoři za jiných podmínek považovali za příliš odvážné nebo by měli obavy z jejich přijetí vedoucími pracovníky. Kolování papírů s vypsanými nápady také umožňuje dále rozvíjet nápady kolegů způsoby, které by jejich původní navrhovatele možná ani nenapadli.
Webový portál Smashing Magazine sestavil přehled situací, kdy je vhodné zvolit brainwriting:
- Pokud je počet účastníků příliš vysoký. Brainwriting je možné využít i během konference s několika stovkami hostů. Rozdáte prázdné papíry, poprosíte účastníky o napsání odpovědi na položenou otázku a po uplynutí jedné minuty předají svůj papír sousedovi na určené straně. Celý postup můžete třeba třikrát zopakovat. Počet odpovědí a jejich kvalita záleží pochopitelně na složení publika a jeho náladě, i tak je ale dost pravděpodobné, že během několika málo minut získáte slušnou dávku inspirace.
- Pokud jsou vaši kolegové tichými typy, které klasický brainstorming spíše vyděsí.
- Pokud vaše firemní kultura příliš nepřeje divokým nápadům a vedení vaší firmy nerado naslouchá názorům, které se rozcházejí s jejich koncepcí.
- Pokud vás tlačí čas. Během deseti minut můžete získat několik desítek odpovědí na vaši otázku.
- Pokud nemáte s brainstormingem zkušenosti. Vedení brainstormingového sezení vyžaduje jistou praxi, protože se může snadno vymknout kontrole. Naopak pro organizaci brainwritingu potřebujete jen naformulovat požadovanou otázku, sledovat hodiny a na závěr posbírat papíry s odpověďmi.
- Pokud se v týmu potýkáte se silnými individualitami, které by během tradičního brainstormingu mohli svým chováním ovlivnit ostatní.
Preference jedné nebo druhé metody se může odvíjet od vašich časových možností. Brainwriting by měl zabrat kratší dobu a brainstorming zase poskytnout účastníkům více prostoru na rozvedení jednotlivých myšlenek.
Důležitý je i požadovaný stupeň interakce mezi jednotlivými účastníky. Brainwriting zajistí všem zúčastněným stejný prostor. Naopak úspěšný brainstorming se neobejde bez patřičného jiskření mezi jednotlivými řečníky. Není tedy od věci příležitostně využívat obě metody a o jejich nasazení se klidně rozhodnout až na základě potvrzených jmen účastníků a podle časové náročnosti probíraného úkolu. Ke konkrétním variantám pro průběh samotného brainwritingu se vrátíme v jednom z příštích článků.
