Topíte se v emailech? Poznámky z meetingů máte roztroušené všude možně? Pokud jste manažer, už víte, že nedostatek času vám brání ve strategickém myšlení, které byste vlastně měli dělat. Fígl, jak na to? Microsoft Outlook (zvlášť když k němu připojíte CRM jako eWay-CRM) může být váš nejlepší kámoš v boji s chaosem. Těchto pět návyků není žádná raketová věda, ale vrátí vám až dvě hodiny každý den. Skutečný, soustředěný čas, který můžete opravdu využít.
1. Metoda 4D pro Inbox Zero
Přestaňte pořád dokola otvírat stejný email v naději, že se sám nějak magicky vyřeší. Použijte přístup 4D:
- Delete (Smazat): Spam? Okamžitě ho zlikvidujte.
- Defer (Odložit/Naplánovat): Zabere to víc než 2 minuty? Přetáhněte ten email rovnou na ikonu Kalendáře a vytvořte si časový blok, kdy se tím budete zabývat pořádně.
- Delegate (Delegovat): Není to váš problém? Přepošlete to a archivujte svou kopii.
- Do (Udělat): Zvládnete to za míň než dvě minuty? Prostě to udělejte hned.
2. Měňte emaily na úkoly a projekty (s eWay-CRM)
Většina emailů je vlastně začátek něčeho většího. Přestaňte dělat Copy a Paste jako v roce 2005.
- V Outlooku: Použijte funkci Úkol a z emailu vyrobte follow-up akci. Původní zpráva zůstane připojená.
- S eWay-CRM: Zmáčkněte tlačítko "Uložit do eWay-CRM" a změňte emaily na skutečné CRM záznamy. Poptávka od klienta? Udělejte z toho Projekt. Žádost o schůzku? Vytvořte Aktivitu. Nový kontakt? Založte záznam Kontaktu/Firmy.
- Proč je to super: Všechno, co se týká toho klienta nebo projektu – emaily, soubory, poznámky – je na jednom místě. Žádné pátrání ve schránce v 16:45, když hledáte tu jednu zprávu.
3. Ovládněte Rychlé kroky a Pravidla
Pravděpodobně děláte stejných 5-10 akcí pořád dokola celý den (ukládání klientských emailů, přeposílání reportů atd.). Automatizujte to.
- Rychlé kroky: Sbalte víc akcí do jednoho kliknutí. Příklad: Vytvořte Rychlý krok, který přesune zprávu do složky "Klientská práce" a zároveň ji označí jako "Zpracováno".
- Pravidla: Nechte Outlook, ať zvládá nudné věci. Nastavte pravidlo, které automaticky přesune newslettery a FYI emaily do složky "Přečíst později" s vypnutými notifikacemi.
4. Kategorizujte kontakty (a okamžitě vidíte jejich historii)
Jdete na meeting a zběsile se snažíte vzpomenout, s kým jej máte a o čem jste se naposledy bavili? To je ztráta mozkové kapacity.
- Kategorie v Outlooku: Označte si kontakty – "VIP klient", "Interní tým", jakkoliv, co vám dává smysl.
- Bonus eWay-CRM: Když vám někdo napíše, eWay-CRM vám ukáže v postranním panelu všechno o něm. Minulé projekty, staré obchody, každý dokument, co jste kdy sdíleli. Kontext je silné kouzlo!
5. Naplánujte si bloky času na emaily (a vypněte notifikace)
Nemůžete nic stihnout, když vám Outlook nebo mobil každých 90 sekund pípá. Neustálé přepínání mezi věcmi zabíjí produktivitu – a to není názor, to je věda.
- Naplánujte konkrétní časové okna: Vyhraďte si v kalendáři 3-4 krátká okna na emaily (třeba 9:00, 11:30, 14:30, 16:30).
- Vypněte notifikace: Mimo tyhle bloky vypněte všechno – desktopové upozornění, zvuky, pop-upy, prostě všechno. Soustředěná práce přebíjí multi-tasking.
Získejte svůj čas zpátky
Tyto nástroje už máte v počítači! Na návycích skutečně záleží. Začněte používat Outlook chytřeji (a připojte k němu třeba eWay-CRM) a ty dvě hodiny opravdu najdete. Použijte je na tu strategickou práci, kterou odkládáte, nebo prostě aspoň jednou odejděte z kanclu v rozumnou dobu.
Vaše volba.
