Z chybějících detailů až ke ztraceným poptávkám – aneb proč propojit e-maily, zápisky i úkoly
E‑mailová schránka někdy působí, jako by v ní žil celý náš vztah s klientem. Ale ve skutečnosti je to jen část mozaiky. Důležité drobnosti se snadno zatoulají – a z drobností se stávají zpožděné termíny, nejasnosti v týmu, a nakonec i promarněné obchodní příležitosti. A proto se v tomto článku podíváme na to, jak si udělat přehlednější a ucelenější obrázek o klientovi a vidět víc než jen vlákna v poště.
Nepříjemné vystřízlivění
Představte si, že je pondělí ráno, notebook máte zapnutý, káva po ruce, e-mailová schránka vyčištěná. Vypadá to, že máte vše pod kontrolou.
Do té doby, než kolega prohodí: „Klientovi jsem potvrdil páteční dodání.“ V e‑mailech o tom není ani čárka – domluvilo se to po telefonu. V tu chvíli je jasné, že se k vám něco důležitého nedoneslo.
Iluze kontroly
Mnoho firem bere e‑mail jako centrum vztahů se zákazníky. Jenže část komunikace zůstává v poznámkách z meetingu, v chatech, ve sdílených dokumentech nebo v hlavě konkrétního člověka.
Výsledek? Máte před sebou jen kousek skládačky. A podle toho se špatně řídí projekt i byznys.
Když chybí souvislosti
Představte si projekt jako knihu. E-maily jsou hlavní kapitoly. Ale ilustrace, poznámky pod čarou, nebo různé doplňkové texty? To jsou telefonáty, osobní schůzky a rychlé zprávy. Bez nich příběh nedává smysl.
Jakmile část informací žije mimo inbox, zákonitě přichází trable:
- termíny, které padly jen ústně, se nedodrží,
- rozhodnutí se obrací, protože nevidíte debatu na pozadí,
- práce se dělá dvakrát, protože někdo o práci druhého vůbec neví.
Nedostupné informace = pomalejší byznys
E‑mail je osobní nástroj. Když jste na dovolené, nemocní, nebo prostě jen někoho zapomenete přidat do kopie, zbytek týmu tápe a neví, co je domluveno.
Z toho pak bohužel vyplývají pomalejší odpovědi zákazníkům, stres uvnitř firmy, a zákazníci si pak často říkají: „Jak to, že si ve firmě nepředávají informace?“
Skutečné náklady
Na první pohled jde o maličkosti, ale ve skutečnosti se nepřehledná komunikace projevuje docela výrazně:
- Ztracené obchodní příležitosti — když vám klient napíše o novém projektu, ale vy jste byli pryč a e-mail zůstal bez odpovědi.
- Ztráta důvěry — když jako tým působíte roztříštěně, klient má pocit, že nejste spolehliví.
- Horší plánování — bez kompletní historie je těžší odhadnout termíny, kapacity i rozpočet.
To všechno je v konkurenčním B2B prostředí luxus, který si nemůžete dovolit.
Jednotný obraz místo dohledávání
Řešením není pročítat e‑maily pečlivěji. Řešením je propojit je se zápisy z jednání, úkoly, dokumenty a historií projektů do jednoho místa – ideálně tam, kde už pracujete denně.
eWay‑CRM pro Outlook umí přiřadit každý e‑mail ke správnému kontaktu, společnosti či projektu. Vedle e‑mailu tak vidíte zápisy z hovorů, dokumenty i navázané úkoly. Všichni v týmu pracují se stejnými informacemi v reálném čase.
Co to přinese:
- konec “pátrání” po informacích,
- jasný stav každé zakázky,
- rychlejší a konzistentní odpovědi zákazníkům.
A nezapomeňme také na to že v současném firemním prostředí je Microsoft Teams už takřka srovnatelně důležitým nástrojem jako Outlook. Spousta „drobných, ale klíčových“ dohod padne právě v chatu.
S aplikací eWay‑CRM Collaboration snadno proměníte důležité zprávy v deníky nebo úkoly v eWay‑CRM, takže ať se objevila důležitá informace v e‑mailu, po telefonu nebo v chatu, vždy skončí v jednotné historii klienta.
E‑mail je jen kapitola, čtěte celý příběh
V byznysu rozhoduje kontext. Zkuste všechny kousky spojit do jednoho obrazu – a uvidíte, jak zmizí zbytečné dohady, zrychlí se reakce a přibydou uzavřené obchody.
Pokud chcete mít komunikaci skutečně pod kontrolou, vyzkoušejte eWay‑CRM v Outlooku a mějte všechny informace přehledně zorganizované po zákaznících, obchodních příležitostech či projektech.
