Podnikání

Využití CRM v HR? Víc než jen nice-to-have doplněk

V CRM systémech se vše točí kolem zákazníků. Mají ale minimálně jedno další využití, o kterém se tolik nemluví. A to v HR. V jakých oblastech HR může CRM zastat funkci úzce specializovaného software?

 

Podle statistik používá HR software pouze 36 % firem s méně než 100 zaměstnanci. Důvod je vcelku prostý. Investice do personálního informačního systému v malé firmě opravdu není nutná. Ale bez kvalitní organizace mohou HR zodpovědnosti snadno přerůst přes hlavu i ve dvacetičlenném týmu.

Skvělým pomocníkem při plánování lidských zdrojů může být CRM systém. Přestože jeho primární účel je řízení vztahů se zákazníky, pro HR management menších a středně velkých firem je to ideální řešení. Jak konkrétně tedy může CRM pomoci v HR?

 

1. Údaje o zaměstnancích

Každá firma potřebuje evidovat údaje o svých zaměstnancích. Od těch běžných, jako jsou kontaktní údaje nebo datum narození, až po ty méně obvyklé, jako jsou třeba koníčky. Nic co by se nevešlo do vašeho kalendáře nebo diáře, že? Pak ale musíte počítat s tím, že se na vás budou všichni obracet s dotazy typu „Kdy má David narozeniny? Jaký je telefon na Lenku?“. Určitě vám někdy v těchto situacích problesklo hlavou, že máte zrovna lepší věci na práci.

V CRM se informace dohledávají snáz než listováním v kalendáři nebo obvoláváním kolegy. Nedej bože v době jeho volna. Všechno zjistíte na kartě zaměstnance. Zaměstnanci si navíc kontaktní údaje mohou dohledat nebo aktualizovat sami.

 

2. Firemní benefity

Proč evidovat firemní benefity v CRM, když stejně při předávání firemního mobilu, notebooku nebo klíčů od kanceláře podepisujete protokol? S benefity a klíči je to podobné jako s údaji.

Možná jste někdy zažili situaci, kdy nějaký zaměstnanec neočekávaně odchází a office manažerka má zrovna dovolenou. Najít předávací protokoly může být v tu chvíli oříšek. V CRM naštěstí opět na kartě zaměstnance okamžitě vidíte, jaké benefity nebo klíče zaměstnanec má. Stačí tedy vytvořit předávací protokol a kolegyně si jej po návratu z dovolené založí.

 

3. Školení

Pokud si nejste jistí, jestli všichni ve firmě absolvovali BOZP, neptejte se kolegů, jestli si školením prošli. Většinou vám stejně odpoví „asi jo“. Jistota je jistota. V CRM se jednoduše podíváte na seznam zaměstnanců a ihned vidíte, u koho školení chybí.

U opozdilce v CRM jednoduše přidáte nové školení a podepsaný dokument k němu nahrajete. Pokud vám legislativa nakáže nové povinné školení, můžete si takto všechny postupně odškrtnout. A nezapomeňte nastavit uživatelská oprávnění, aby se k dokumentaci nikdo nedostal.

 

4. Absence

Posíláte ve vaší firmě žádosti o dovolenou na e-mail nebo vypisujete tištěné žádanky? Pak nejspíš znáte každoroční prosincový rituál, při kterém se snažíte v e-mailu dohledat, kolik jste si vlastně vybrali dovolené, a jestli vám zbývá dost dní volna na vánoční svátky.

V CRM systému je žádost o dovolenou, home office nebo neplacené volno otázka dvou kliků a vyplnění jednoho mini formuláře. Šéf pak žádost schválí a je to. Všichni mají dokonalý přehled.

 

5. Docházka

Evidence docházky v CRM systému není pouhý nice-to-have doplněk, který by pouze sečetl počet odpracovaných hodin a zbytek nechal na vás.

Díky zadaným absencím a docházce vám CRM připraví podklady pro mzdovou účetní. A nejen to. Po vyplnění mzdy zaměstnance se zadaná docházka může automaticky započítávat do projektu jako náklad na zaměstnance.

Nebo můžete u projektů plánovat lidské zdroje. Nemělo by se pak stávat, že nestihnete termín dokončení projektu. Pokud jste zapomněli, že kolega pracuje ještě na jiném projektu, systém vás upozorní, a vy mu nenaplánujete práci, kterou nemůže stihnout.

 

 

HR vs. CRM

HR povinnosti umí být velký žrout času, takže jestli chcete pár drahocenných hodin týdně ušetřit, digitální pomocník se vám bude hodit. Pokud nepotřebujete opravdu náročné HR řešení, například kvůli velmi častému náboru zaměstnanců, investice do specializovaného softwaru je zbytečný přepych. Investicí do CRM naopak získáte komplexní řešení, které HR propojuje s dalšími oblastmi řízení firmy.

Ondřej Svoboda
17. 3. 2021
Sdílet: