Rozhovor: Zažila jsem několik krizových situací. Jejich kořenem byla téměř vždy nedostatečná komunikace

Přiblížíte mi svou roli ve firmě?

V současné době jsem na pozici provozní a finanční ředitelky. Moje role se primárně zaměřuje na interní aspekty naší firmy, což zahrnuje efektivitu interních procesů a řízení firmy pomocí různých nástrojů, jako je například software eWay-CRM, který nám pomáhá uchovávat data a zpracovávat analýzy.

Významnou částí mé práce je také zajistit, aby naše procesy byly koordinované napříč všemi našimi pobočkami ve střední a východní Evropě.

To musí být náročné, když jste roztroušeni po různých zemích.

Ano, je to výzva. Ale díky spolupráci a koordinaci mezi pobočkami se snažíme zajistit, aby všechno probíhalo co nejefektivněji. Například, když máme klienta s pobočkami v různých zemích, je klíčové, aby naši konzultanti ve všech lokacích měli přehled o tom, co se děje, a mohli efektivně spolupracovat.

Jakou největší pracovní krizi jste osobně zažila a jak jste ji řešila?

Osobně jsem se setkala s několika krizovými situacemi, a téměř vždy byla u jejich kořene nedostatečná komunikace. Problémy často vznikají nebo se zhoršují, když lidé nekomunikují o tom, co je trápí. Nebo když se aktivně nesnaží najít řešení. Já se snažím otevřít komunikaci a pomáhat lidem řešit problémy, než se stihnou vyhrotit.

Máte nějaké inspirace, které vás v práci profesně ovlivnily nebo posunuly?

Pro mě to nebyla kniha nebo osoba, ale nástroj – vizualizační nástroj pro datovou analýzu, který mi otevřel oči v tom, jak pracujeme s daty. Díky němu se moje práce stala ještě zajímavější.

Můžete mi o tom nástroji říct více?

Jde o nástroj pro vizualizaci dat, který umožňuje přehledně zobrazovat informace z naší databáze klientů a projektů. Pomocí tohoto nástroje vytváříme grafy a vizualizace, které nám a našim klientům pomáhají lépe pochopit data a odhalit nové příležitosti.

Jak vám v práci pomáhají procesy?

Procesy jsou pro nás klíčové. V dnešní době bychom se bez nich neobešli. Občas se setkáváme s určitou nechutí ze strany zaměstnanců, když je například nutíme vyplňovat data do databází. Přesto je to nezbytné. Je důležité, aby data byla vzájemně sdílená, aby se mohla efektivně zpracovávat a analyzovat. Tato analýza nám pomáhá se rozvíjet, oslovovat nové klienty a upravovat naše strategie. Specializujeme se na analýzu interní databáze klientů, což nám pomáhá identifikovat potenciál pro rozšíření, ať už geograficky nebo v nabídce produktů.

Uvedu příklad: Klient, který od nás již několik let odebírá pouze diagnostické služby, může mít zájem i o další naše služby. Ale abychom mohli tyto příležitosti identifikovat a využít, musíme mít přesné informace o tom, co a kde prodáváme a které z našich služeb jsou nejúspěšnější.

Všechny tyto aspekty jsou klíčové pro další rozvoj a jsou součástí mé práce, abychom zajistili, že vše funguje, jak má.

Jaké metody používáte pro řízení úspěchu vaší firmy? Máte nějaké klíčové ukazatele výkonnosti (KPI)?

Silně se opíráme o finanční KPIs, jako jsou tržby a zisk. Tyto ukazatele jsou dále rozčleněny podle produktových linií nebo geografických oblastí. Kromě toho sledujeme i další specifické KPI související s jednotlivými produkty nebo službami.

Jsme firma, která je vedená daty a práce s daty je pro nás klíčová. Věříme v princip, že bez sledování nemůžeme efektivně řídit. Každý zaměstnanec, stejně jako každá pobočka, má pak své vlastní KPIs. Důležité je také plánování a rozpočtování, kde se stanovují cíle a porovnává se skutečný výkon s těmito cíli. Analytické nástroje nám v tomto ohledu velmi pomáhají.

Vzhledem k tomu, že vaše společnost působí v různých zemích, jak se vypořádáváte s rozdíly v legislativě a účetních standardech?

Každá země má svá specifika a povinnosti vůči státním orgánům, takže je přirozené, že účetnictví vede každá pobočka lokálně. Pro přehled o celkové finanční situaci skupiny však využíváme jednotný interní informační systém pro manažerské reportování. Umožňuje nám sledovat prodeje, náklady a výnosy napříč všemi pobočkami a reflektovat je vedle lokálního účetnictví. Veškerá data v tomto systému převádíme do eura a máme sjednocené kategorie produktů, služeb a nákladů pro lepší porovnatelnost.

I když zákonně nejsme povinni vytvářet konsolidované účetní závěrky, provádíme manažerskou konsolidaci, která nám dává jasný přehled o finanční situaci celé skupiny.

Takže se zaměřujete spíše na manažerský pohled na finanční řízení, než na striktně účetní data?

Přesně tak. I když důrazně dbáme na to, aby data v manažerském reportingu odpovídala údajům v lokálním účetnictví. Nemůžeme si dovolit, aby data byla vymyšlená. Vše je pečlivě strukturované a tříděné, ale v konečném důsledku jsou to stále stejné hodnoty. Jsou jen prezentované způsobem, který lépe vyhovuje našemu vedení pro rozhodovací procesy.

Jak přistupujete k řešení situací, kdy komunikace neprobíhá hladce? Spoléháte na intuici, nebo máte stanovené postupy?

Někdy je to skutečně výzva a musíme se věnovat hledání konkrétních řešení. V rámci naší společnosti se snažíme o otevřenou a přátelskou spolupráci. Věříme, že otevřený dialog vede k vzájemnému porozumění a vyřešení problému.

Co se týče mezinárodní spolupráce, například s partnery v Indii, rozdíly v mentalitě a pracovních zvyklostech mohou hrát větší roli a některé pokusy o spolupráci nemusí být vždy úspěšné. Tyto rozdíly mohou být jedním z důvodů, proč některá partnerství nevyjdou.

Zaměřuje se vaše firma spíše na větší společnosti, protože jim můžete nabídnout komplexní služby?

Naši klienti jsou často velké společnosti, protože mají složitější a rozmanitější požadavky, které potřebují řešit. Ale to neznamená, že se omezujeme jen na velké firmy. Pracujeme i s menšími klienty, protože věříme, že kvalitní služby by měly být dostupné pro všechny, bez ohledu na velikost firmy. Jsou navrženy tak, aby byly flexibilní a mohly se přizpůsobit různým potřebám, což nám umožňuje pracovat s širokou škálou klientů.

Jak poznáváte potřeby vašich klientů?

Spolupráce s klienty je založena na osobním a na míru šitém přístupu. Ten nám umožňuje efektivně reagovat na jejich specifické potřeby. Díky tomu, že jsme na trhu už přes 23 let, máme s některými klienty vybudované dlouhodobé vztahy. Některé přesahují dvě desetiletí, což nám umožňuje hluboce porozumět podnikání klientů a vybudovat mezi námi silný základ důvěry.

Individuální přístup podpořený dlouholetým působením na trhu nám umožňuje nabízet široké spektrum služeb, od psychodiagnostiky až po strategickou podporu, které jsou přesně přizpůsobené potřebám každého klienta.

K získávání nových klientů často využíváme doporučení nebo přechody lidí mezi firmami, což rozšiřuje naši klientelu. Každý klient má svého osobního manažera, zajišťujícího komplexní péči a podporu při naplňování jeho cílů a potřeb.

Jaké konkrétní řešení nabízíte vašim klientům? Mají u vás možnost najít kompletní řešení svých problémů?

Naše řešení jsou vždy pečlivě přizpůsobena potřebám každého klienta. Nejedná se o standardizované produkty, ale o individuální plány a metody, které pomáhají řešit specifické problémy v týmech nebo celé organizaci.

Můžeme například pracovat na zlepšení fungování týmu nebo pomoci najít a řešit konkrétní problémy, které zaměstnance tíží. Dalo by se říct, že dokážeme pomoci ke zlepšení všech HR procesů a problémů ve firmách.

Jaké problémy řeší vaši klienti v souvislosti s udržením zaměstnanců? Pomáháte jim v tomto ohledu?

Ano, udržení zaměstnanců je pro naše klienty klíčové. Pomáháme firmám vytvářet rozvojové plány pro jejich zaměstnance, identifikovat, co je pro ně důležité, a tím zvyšovat jejich spokojenost a motivaci v dané firmě zůstat. Poskytujeme i podporu v rámci výběrových řízení i dalších HR aktivit, aby si udrželi své klíčové pracovníky a zamezili nepotřebné fluktuaci.

Jaký je celkový počet vašich zaměstnanců?

Celkem nás je 60 ve střední a východní Evropě, kde máme šest poboček.

A máte i externí spolupracovníky?

Ano, máme řadu externích spolupracovníků, které využíváme pro různé projekty. Používáme je hlavně v situacích, kdy potřebujeme rozšířit naše kapacity pro dodání projektů klientům. Jsou to externí konzultanti na fakturační bázi, které využijeme například pro větší školení nebo sérii assessment center pro naše klienty.

Jaká opatření jste přijali k posílení firemní kultury a integraci týmů napříč pobočkami?

Kromě každoročních setkání, kde se zaměstnanci z různých poboček mohou osobně poznat, klíčovou roli hraje průběžná komunikace během roku. Využíváme různé komunikační kanály, jako jsou Teams nebo e-maily, a důraz klademe na sdílení informací o projektech a klientech mezi všemi zaměstnanci.

Máme také interní informační systém, který zajišťuje, že všichni mají přístup k relevantním datům, a podporujeme aktivní komunikaci mezi odděleními. Toto vše pomáhá udržovat pocit sounáležitosti a společného směřování.

Jak podporujete sdílení informací mezi zaměstnanci, abyste překonali běžný problém s motivací ke sdílení?

Zdůrazňujeme důležitost komunikace ve všech směrech, nejen od managementu k zaměstnancům, ale i mezi samotnými zaměstnanci. Snažíme se vytvářet prostředí, kde mají lidé přirozenou potřebu sdílet informace a zároveň jim poskytujeme nástroje a možnosti pro efektivní sdílení. Je to proces, který vyžaduje neustálou pozornost a podporu.

Jak to funguje s mezinárodní expanzí?

Otevření nové pobočky je závažné strategické rozhodnutí. Důležité je mít v dané zemi někoho, kdo zná lokální trh, má podnikatelského ducha a souzní s našimi hodnotami. My jako skupina poskytneme know-how, finance do začátku a obchodní kontakty. Nedávno jsme otevřeli pobočku v Rakousku. V jiných, hlavně těch vzdálenějších zemích působíme prostřednictvím partnerských firem.

Jak vypadá váš model spolupráce s partnerskými firmami? Něco jako franšíza?

Ne, není to franšíza. Tyto firmy vystupují dál pod svým vlastním jménem a jsou nezávislé. Zpravidla se jedná o HR konzultační společnosti působící na lokálním trhu. V zásadě máme dva modely spolupráce, které se vzájemně doplňují a kombinují dle aktuální potřeby.

První model: Partneři nám pomáhají dodat projekty v dané zemi a lokálním jazyce. Potřebuje náš klient realizovat školení v Rumunsku? Není problém.

Druhý model: Partneři působí jako distributoři našich produktů, což v našem oboru znamená, že prodávají naše testy a diagnostické nástroje vlastním klientům a začleňují je do svých projektů. Většinu těchto nástrojů lze plně poskytovat online, což nám mezinárodní expanzi velmi zjednodušuje.

Jak je to s konkurencí ve vašem oboru? Existuje mnoho konkurentů, ať už v České republice nebo v celé Evropě?

Konkurence je značná, ale rozdrobená. Zejména kvůli rozmanitosti našeho portfolia produktů a služeb, stejně jako naší geografické působnosti. Nemohu vám jmenovat firmy, které by dělaly přesně to, co my v celé šíři.

Existuje mnoho společností, které se zaměřují na určité oblasti, ať už jen lokálně na specifických trzích nebo jako distributoři konkurenčních psychodiagnostických nástrojů. S těmito firmami se setkáváme v konkurenci na různých projektech, výběrových řízeních a zakázkách pro assessment centra nebo tréninky.

Také tu jsou velké poradenské společnosti, které nabízí komplexní služby včetně HR poradenství a manažerského poradenství. Konkurence je tedy velmi rozmanitá a specifická pro každý trh a produktovou či služební linii.

Jaký přístup máte k sledování konkurence a trendů na trhu? Snažíte se být vždy o krok napřed?

Ano, důkladně sledujeme nejen činnosti naší konkurence, ale také obecné trendy na trhu. Naším cílem je být inovativní a využívat moderní a ověřené nástroje, které jsou pro zákazníky atraktivní a přinášejí jim hodnotu.

Jaký podíl vašeho rozpočtu je věnován inovacím?

Na inovace věnujeme přibližně 3 až 5 % našeho rozpočtu. Nedávno jsme se soustředili na vývoj online portálu pro naše zákazníky, což jim umožní pohodlně využívat naše služby online a zrychlit vzájemnou komunikaci.

Další významnou oblastí, kde investujeme, je integrace umělé inteligence do našich služeb. Ta zvyšuje efektivitu jak v dodávkách, tak v interních procesech. Snažíme se nejen držet krok s novinkami v oboru, ale v některých případech i určovat směr, kam se obor ubírá. A to i vývojem vlastních produktů a služeb, které na trhu dosud chyběly.

Jak se vaše firma proměnila během posledních deseti let?

Za posledních deset let jsme zažili značný růst ve všech směrech – od obratu, počtu zaměstnanců, až po rozšíření klientely. Zásadně se posunula i firemní kultura a spolupráce mezi pobočkami. Tento posun má velký vliv na růst našeho byznysu, umožňuje nám vytvářet synergie, rozvíjet se, získávat nové klienty a udržovat ty stávající.

Také jsme se začali více orientovat na mezinárodní trhy mimo naše tradiční regionální působiště, například prostřednictvím partnerství v zemích jako Kazachstán. Rosteme tedy i v oblastech, kde nemáme vlastní pobočky.

Jak je strukturované vrcholové vedení ve vaší firmě a jaké je vaše spojení s vlastníkem?

Jako česká firma máme přímé napojení na vlastníka, a vrcholový management tvoří malý tým lidí. Můžeme tak rychle reagovat na potřeby trhu a efektivně řídit celou firmu.

Pomohl vám software eWay-CRM zefektivnit interní procesy?

eWay-CRM hraje klíčovou roli v našem interním managementu a reportingu. Centralizuje všechny informace o klientech, projektech a prodejích, což výrazně usnadňuje naše rozhodovací procesy. Je to nástroj, který vyžaduje pravidelnou aktualizaci dat, ale zároveň nám poskytuje cenné informace, které potřebujeme pro efektivní řízení firmy.

Měli jste před zavedením současného systému různé systémy v jednotlivých zemích?

Ano, každá země používala svůj vlastní systém. Proto jsme se rozhodli sjednotit tyto systémy do jednoho. Teď máme všechna data centralizovaně a zlepšili jsme tak spolupráci i efektivitu.