Excel nebyl vymyšlen na sledování obchodních příležitostí a už vůbec ne pro komunikaci v týmu. A přesto je asi nejpoužívanějším CRM. Umí toho hodně, ale časem zjistíte, kdy je správa kontaktů a hlavně monitoring chodu firmy v něm složitý a neudržitelný. Nenechte to dojít do fáze, když už je pozdě!
Jak to běžně v Excelu funguje? Seznam obchodů tady, tabulka kontaktů tam, sdílený soubor s názvem "FINAL_v7.xlsx". Funguje to do chvíle, kdy hlavní část práce začne probíhat mezi vašimi lidmi. A třeba někdo z nich přestane fungovat a tabulky aktualizovat.
Excel ukazuje jen snímky, stav právě nyní, ne historii a hlavně ne vývoj vztahů. Prodeje, follow-upy, sliby a kontext probíhají v e-mailech, telefonátech či po videocallu, v kalendářích, ne však v řádcích a sloupcích tabulky. Spreadsheet je proto vždycky více či méně zastaralý a nikdo pořádně neví, zda jeho obsahu věřit. Natož na těchto datech stavět nějaké další analýzy či postupy. Majitelé firem vesměs budou tvrdit, že problém je v disciplíně lidí. Není. Problém je, že byste měli používat něco jiného.
Druhou nevýhodou je nejasnost, kde se daný obchodní případ nachází, kde se zadrhnul a proč. Excel uchovává data. Neuchovává kontinuitu.
Třetí problém přichází poté: chybí důvěra v data. Když čísla vyžadují manuální vysvětlení („ten obchod je ve skutečnosti horký, věř mi"), rozhodování se zpomalí nebo se vrátí k intuici. V ten moment Excel nepomáhá a dokonce v něj tým ztrácí důvěru a kooperace se rozpadá. Přiznejte se, kolik už máte podobných tabulek za celou historii firmy? A kdy byly naposledy aktualizovány?
Skutečná historie zákazníka se hromadí ve vláknech Outlooku, přílohách, pozvánkách na schůzky a odpovědích. Excel stojí mimo tento svět. Každá aktualizace je duplikací, při které se vždycky něco ztratí. Čím aktivnější je zákazník, tím méně přesná je tabulka.
Tady vstupuje do hry Outlook CRM - ne tím, že by byl obecně lepší než Excel, ale tím, že akceptuje, kde data a vztahy jsou. Když jsou zákaznické záznamy přímo propojené s e-maily, schůzkami a úkoly, systém přestane požadovat, aby lidé hlásili práci poté, co se stala. Samotná práce je záznamem. To je logika řešení jako eWay-CRM, které berou Outlook jako svůj domov, ne jako překážku, které je lepší se vyhnout.
Zjištění, ke kterému majitelé firem dříve nebo později dojdou, je jednoduché, ale drahé: Excel neselhává, že by byl špatný, ale protože obchodní vztahy nelze pojímat tabulkově. Pochopte to dříve, než budete složitě překlápět rozsáhlé databáze do CRM nástrojů. Čím dřív bude vaše CRM pracovat tam, kde probíhá komunikace, tím lépe pro vás!
