Jak díky lepší správě kontaktů získat více zakázek a spokojenější zákazníky

Jaká jsou rizika nedůsledné správy kontaktů? Zmařené obchodní příležitostí a vztahy, které mohly být perspektivní, ale nakonec nejsou.

Proto je systematická správa kontaktů tak důležitá. A se správným CRM systémem to nemusí být žádná přítěž.

Pojďme si tedy ukázat, proč je správa kontaktů tak důležitá a jak může systém eWay‑CRM zabudovaný přímo do Microsoft Outlooku proměnit rozházená data v přehledné obchodní vztahy, které mohou růst až k maximálnímu potenciálu.

Proč je správa kontaktů důležitá

Konzistentnost a dostupnost

Když má každý člen týmu „svůj systém“ — osobní adresář, lístečky, uložené kontakty v Outlooku — informace se tříští. Jeden má aktuální telefon, druhý poznámky v Excelu, třetí si všechno pamatuje.

Naproti tomu centralizovaný systém zajistí, že všichni vidí stejné, aktuální informace. Žádné přepínání mezi aplikacemi ani přeposlání e‑mailů.

Silnější vztahy

Každá interakce s klientem, leadem či obchodním partnerem dokresluje celý příběh. Kdo s ním mluvil naposledy, co bylo slíbeno, jak dlouho je vaším zákazníkem. To vše je dobré vědět – vzbuzuje to totiž důvěru.

Bez dobře vedených záznamu ale tyto detaily rychle mizí a komunikace se zákazníkem působí stroze. Při správné správě kontaktů může být vztah naopak až osobní.

Efektivita

Lovit informace ve starších e‑mailech a snažit se nějak poskládat historii komunikace je ztráta času. Když je vše na jednom místě, můžete strávit méně času hledáním a více času se tak skutečně můžete věnovat zákazníkům.

Minimalizace rizik

Co se stane, když obchodník odejde z firmy? Pokud kontakty a historie komunikace se zákazníky žijí jen v jeho mobilu, utrpí tím celá firma. Centralizace brání ztrátě know‑how a zajišťuje, že vztahy zůstávají firmě, ne jednotlivci.

Růst a přehled

Sledování kontaktů není jen o pohodlnější práci - dává firmám strategický nadhled. Umožní vám analyzovat klientskou databázi, identifikovat nejvýznamnější klienty, hledat nové obchodní příležitosti a odhalit vzorce, které by vám jinak zůstaly skryté.

Časté chyby bez správného systému

I firmy, které důležitost správy kontaktů chápou, často v praxi narážejí. Mezi nejčastější chyby patří:

• Kontakty v osobním Outlooku a telefonu: Když si každý spravuje pouze svůj vlastní seznam, kontakty se izolují.
• Neúplná historie komunikace: Stejně jako kontaktní údaje, tak i komunikace a důležité informace se mohou ztrácet izolované v osobních schránkách.
• Zmeškané follow‑upy: Bez připomínek a sdílené komunikace mohou některé důležité naplánované úkoly zapadnout.
• Duplicitní úkony: Bez sdílené historie komunikace se může stát, že dva členové týmu kontaktují stejnou osobu, aniž by o sobě věděli. To na důvěryhodnosti firmy rozhodně nepřidá.
• Ztracené obchody: Když zaměstnanci odcházejí, často s nimi odcházejí i jejich kontakty a znalosti.

Dobrá zpráva ovšem je, že se správným nástrojem tohle vše vyřešíte.

Výhody pro různé role

Správa obchodních kontaktů není jen o vedení adresáře. Přináší hmatatelné výhody pro celou firmu:

Pro prodejní týmy

• Nikdy neztratíte potenciálního zákazníka – každý nový kontakt se uloží automaticky.
• Před voláním uvidíte celou historii komunikace.
• Identifikace příležitosti pro cross-selling and upselling.
• Obchod uzavřete rychleji, protože všechny důležité informace máte po ruce.

Pro zákaznickou podporu

• Okamžitý přístup k historii komunikace, i když už případ řešil někdo jiný.
• Rychlejší a personalizovanější podporu.
• Menší frustrace klientů, kteří dříve museli pokaždé „opakovat svůj problém“.

Pro management

• Přehledná firemní databáze kontaktů.
• Identifikujte, kteří zákazníci jsou pro vás nejdůležitější.
• Odhalení mezer ve follow‑upech i péči o zákazníky.
• Kontinuita při změnách v týmu.

Jak problémy řeší eWay‑CRM

Na rozdíl od samostatných CRM aplikací eWay‑CRM běží přímo v Microsoft Outlooku. Tedy tam, kde už komunikace se zákazníky probíhá. Díky tomu je pro uživatele snazší si systém osvojit, zadávání dat je intuitivní a nemusí přepínat mezi aplikacemi.

Pojďme se na přednosti tohoto řešení:

Integrace s Outlookem

Outlook používají lidé v kancelářích denně. eWay‑CRM funguje jako jeho přirozená součást, takže kontakty ukládáte a spravujete, aniž byste opustili vaší e-mailovou schránku. Místo kopírování do externího nástroje kontakty přidáváte, upravujete a organizujete tam, odkud posíláte e‑maily a plánujete schůzky.

Sdílená databáze

Každý kontakt se ukládá do centrální databáze přístupné celému týmu. Obchod, podpora i vedení vidí stejná data. Aktualizace probíhají v reálném čase — nikdo nepracuje se starými informacemi.

Snadné vytváření kontaktů

Slabé místo CRM systémů často bývá ruční vkládání dat. Uživatelé na přidání kontaktu zkrátka někdy zapomenou nebo je pro ně zadávání zdlouhavé.

Protože eWay‑CRM žije přímo v Outlooku, u každého vybraného e‑mailu okamžitě uvidíte, kdo ještě v databázi chybí. A jedním kliknutím kontakt uložíte.

Domovská stránka eWay‑CRM navíc nabízí Návrhy kontaktů. Projde vaši poštu a nabídne lidi, se kterými si píšete, ale v CRM je ještě nemáte. Opět stačí jediné kliknutí.

Automatické ukládání e‑mailů

Jakmile je kontakt v eWay‑CRM, veškerá komunikace se automaticky propojí s danou osobou, společností nebo obchodní příležitostí. Kolegům se pak na kartě kontaktu neukáže jen telefon a pozice, ale i kompletní e‑mailová historie, přílohy a poznámky ze schůzek.

Už se nemusíte vyptávat u kolegů, abyste znali kontext, než začnete volat zákazníkovi.

Bezpečnost a kontinuita

Kontakty jsou zálohované a chráněné v centrální databázi eWay‑CRM. Když někdo z týmu odejde, vztahy neodejdou s ním. Data zůstávají vaší organizaci — v bezpečí, dostupná a připravená pro další práci.

Závěr: Nenechávejte správu kontaktů na náhodě

Obchodní kontakty jsou příliš cenné na to, aby se ztrácely. Jsou základem prodejů, marketingu i dlouhodobého růstu. Bez kvalitního systému se ale snadno rozutečou, zastarají nebo zmizí.

Naštěstí existuje i “bezbolestná” cesta pro pečlivou správu kontaktů. Díky eWay‑CRM, která běží přímo v Outlooku, automaticky zaznamenává nové kontakty, propojuje historii komunikace a uchovává data v bezpečí pro celý tým.

Výsledek: silnější vztahy, chytřejší rozhodnutí a udržitelný růst.

Jestli nechcete nechávat správu kontaktů na náhodě a začít s nimi zacházet jako s opravdovým firemním aktivem, vyzkoušejte eWay‑CRM. Začněte zdarma a přesvědčte se, jak jednoduchá může správa kontaktů být.