Využíváte ve firmě jako poštovního klienta Microsoft Outlook? Pro nové uživatele nebo pro ty, kteří se třeba k Outlooku vrací v nové práci, může být práce s ním zpočátku trochu složitější. Naštěstí víme, čím to je, i jak na to.
Outlook má víc funkcí, než většina uživatelů dokáže využít, a tak se nováčci často snadno ztratí. Když se ale naučíte využívat potenciál Outlooku naplno, budete příjemně překvapeni, že dokážete naopak ušetřit spoustu času.
Připravili jsme pro vás 10 tipů a triků, které vám pomohou využít možnosti Outlooku na maximum:
1. Uspořádejte si e-maily do složek
Pokud chcete používat e-mail efektivněji, začněte tím, že si uspořádáte doručenou poštu do složek. Díky tomu budete najdete jakýkoliv starý e-mail mezi tisíci jinými mnohem rychleji. Zároveň vás to bude motivovat, abyste se každou novou zprávou zabývali hned, jak přijde, a neodkládali ji na později.
2. Využívejte klávesové zkratky
Klávesové zkratky vám ušetří spoustu času při práci s jakýmkoliv softwarem, a Outlook v tomto směru není žádnou výjimkou. Naopak, zkratek je tam spousta. Zde pro vás máme nejčastější klávesové zkratky pro Outlook:
- Ctrl + Shift + M – vytvořit nový e-mail
- Alt + S – odeslat e-mail
- Ctrl + R – odpovědět na e-mail
- Ctrl + F – přeposlat e-mail
- Ctrl + Shift + I – přepnout do doručené pošty
Úplný seznam klávesových zkratek pro Outlook najdete na webu společnosti Microsoft.
3. Nastavte si v e-mailu podpis
Unavují vás prázdné e-maily, kterých je místo podpisu pouze "Odesláno z iPhonu"? V Outlooku si můžete jednoduše vytvořit podpisy, které se automaticky přidají do odchozích zpráv. Můžete je také obohatit přidáním grafiky nebo firemního loga. Podívejte se, jak na to:
- Otevřete nový e-mail a vyberte Podpis v horní liště a v novém okně klikněte na položku Nový.
- Pojmenujte svůj podpis (např. Podpis 1) a potvrďte tlačítkem OK.
- Vložte a upravte svůj podpis v odpovídajícím okně.
- Pokud potřebujete specifické podpisy pro různé příležitosti, vytvořte další pomocí tlačítka Nový.
- Přiřaďte podpisy k novým zprávám i k vašim odpovědím a přeposílaným zprávám.
4. Nastavte si automatickou odpověď v nepřítomnosti
Odjíždíte na vytouženou exotickou dovolenou a domluvili jste si s kolegou, že nejnaléhavější záležitosti za vás případně vyřeší? Měli by to ovšem vědět i ostatní. Nastavte si tedy automatickou odpověď v nepřítomnosti. Může se vám to hodit i pro případ služební cesty nebo nemoci. Je to snadné:
- Rozklikněte Soubor > Informace (či Nástroje v Outlooku 2003/2007) a klikněte na Automatické odpovědi.
- Do nového okna napište vzkaz a specifikujte období, v němž má být vzkaz automaticky zasílán.
Můžete si také nastavit rozesílání jiných e-mailů kolegům a jiných vně vaší kanceláře. Kliknutím na Pravidla vlevo dole můžete nastavit dodatečné parametry pro vaše automatické odpovědi. Ušetříte si tak plno nejasností, které by mohly nastat po vašem návratu do kanceláře.
5. Sdílejte váš kalendář
Potřebujete si naplánovat schůzku s vašim kolegou, ale nevíte, kdy má čas? Než se vám podaří najít termín, který by vyhovoval oběma, můžete si na Teamsu vyměnit nekonečné množství zpráv. Naštěstí ale existuje mnohem jednodušší řešení.
V Outlook můžete váš kalendář sdílet s kolegy. Naplánování schůzky tak bude mnohem snazší. Místo hledání termínu, který by vyhovoval vám oběma, stačí kolegovi říct, aby si vybral volný termín z vašeho kalendáře. Nejprve však nastavte sdílení vašeho kalendáře:
- Vyberte kalendář a v horní liště klikněte na Sdílet kalendář.
- Vyberte kalendář, který chcete sdílet.
- Klikněte na Přidat…, vyberte, s kým chcete kalendář sdílet, a klikněte na Přidat.
- Vyberte OK a zobrazí se přidané osoby s výchozí úrovní oprávnění.
- Zvolte jméno kolegy, vyberte úroveň oprávnění, kterou mu chcete přidělit, a vyberte možnost OK.
6. Využívejte e-mailové vzory a funkci Rychlé části
Máte předpřipravený text pro oslovování potenciálních klientů? Nebo instrukce, jak se k vám dostat, pro lidi, kteří k vám přichází na pracovní pohovor. V Outlook můžete použít šablony nebo tzv. Rychlé části, abyste měli e-mail připravený během chvilky.
Pokud používáte několik stejných formulací při více příležitostech, stálo by za úvahu uložit si jejich návrh ve formě standardní odpovědi (Soubor > Uložit jako > Šablona Outlook). Navíc Rychlé části v menu Vložení umožňují uložit si části textu pro pozdější použití v těle e-mailu. Ušetříte tím nejen čas a energii, ale předejdete I možným chybám, které při rutinním opakování stejné činnosti dříve či později hrozí.
7. Využívejte notifikace pouze pro důležité zprávy
Některé tipy pro práci s Outlookem jsou spíše o tom, co nedělat než o tom, co dělat. Co například určitě nechcete, je přehlédnout e-mail od svého šéfa. Tomu se můžete snadno vyhnout nastavením upozornění pouze na důležité e-maily.
Pokud ale nechcete promeškat důležité maily, můžete si notifikace vypnout pomocí nastavení Soubor > Pravidla a upozornění následně vytvořte pravidlo, které bude zobrazovat pouze poštu od vybraných kontaktů.
8. Naplánujte si odeslání vašich e-mailů
Pokud plánujete nějakou událost, zasláním připomínky s pozvánkou můžete zvýšit šanci, že se zúčastní i vyhlášení zapomnětlivci. Stačí jen upomínky odeslat ve správný čas. Nebo si můžete předem připravit přání k narozeninám a vyhnout se tak tomu, že na své kolegy v den jejich narozenin zapomenete.
V obou případech vám pomůže funkce odložené rozesílky e-mailů. Podívejte se, jak na to:
- Při vytváření nové zprávy vyberte se šipkou Další možnosti ve skupině značky na pásu karet a vyberte další možnosti nastavení zpoždění doručení.
- Ve skupinovém rámečku Možnosti doručování zaškrtněte políčko Nedoručovat před a klikněte datum a čas doručení, který chcete použít.
- Po dokončení psaní e-mailu, klikněte na odesílat.
- Po kliknutí na tlačítko Odeslat zůstane zpráva ve složce Pošta k odeslání až do doby, kdy má být doručena.
- Důležité: Nezavírejte Outlook – jinak se zpráva odešle teprve v momentě, kdy ho zase otevřete.
9. Používejte Rychlé kroky
Opakované úkony, jako je přeposílání e-mailů svému týmu nebo třídění e-mailů do složek, umí práci s Outlookem leckomu znepříjemnit. V těchto případech vám mohou pomoci šablony nebo pravidla, ale pokud je nechcete aplikovat na všechny e-maily, bude vhodnější volbou funkce zvaná Rychlé kroky.
Rychlé kroky jsou zkratky, které umožňují nastavení řetězce akcí v Outlooku tak, aby se provedly na jedno kliknutí. Můžete si dokonce vytvořit vlastní akce. Mějte však na paměti, že Rychlé kroky, jako například trvalé odstranění, nelze zrušit.
10. Využívejte doplňky pro Outlook
Kromě Outlooku existuje mnoho dalších nástrojů, které vám pomáhají při práci. Ale věděli jste, že mnoho z nich si můžete nainstalovat jako doplněk pro Outlook? Můžete tak používat například překladač nebo vaše oblíbené manažerské nástroje, aniž byste museli přepínat z jednoho softwaru do druhého.
