Podnikání

Deset tipů, jak ze svého Outlooku dostat maximum

Využíváte ve firmě jako poštovního klienta Outlook od Microsoftu? Přečtěte si, jak jeho využívání maximálně zefektivnit a zároveň zjednodušit.

Přinášíme vám deset prověřených tipů, jak si usnadnit práci s Outlookem a také malý přehled, co všechno tento poštovní klient a různá jeho rozšíření vlastně dovedou.

Obálka letter

 

  1. Využívejte klávesové zkratky

    Stejně jako Word, Excel a další Office aplikace od Microsoftu, fungují I v Outlooku klávesové zkratky, které vám ušetří čas. Připravili jsme seznam těch nejpoužívanějších:
    • Ctrl + R: odpovědět na e-mail
    • Alt + R: odpovědět na všechny e-maily
    • Alt + W: přeposlat e-mail
    • Shift + F9: odeslat a přijmout všechny e-maily
    • Alt + S: odeslat e-mail
    • Ctrl + G: otevřít libovolné datum v kalendáři

    Přehled dalších klávesových zkratek nabízí web Microsoftu.

  2. Nastavte si v případě nedostupnosti tzv. out of office zprávu

    Odjíždíte na vytouženou exotickou dovolenou a domluvili jste si s kolegou, že nejnaléhavější záležitosti za vás případně vyřeší? Měli by to ovšem vědět i ostatní. Rozklikněte Soubor > Informace (či Nástroje v Outlooku 2003/2007) a klikněte na Automatické odpovědi. Do nového okna napište vzkaz a specifikujte období, v němž má být vzkaz automaticky zasílán. Můžete si také nastavit rozesílání jiných e-mailů kolegům a jiných vně vaší kanceláře. Kliknutím na Pravidla vlevo dole můžete nastavit dodatečné parametry pro vaše automatické odpovědi. Ušetříte si tak plno nejasností, které by mohly nastat po vašem návratu do kanceláře.

  3. Využívejte notifikace pouze pro důležité zprávy

    Každou chvíli vyskakující upozornění jsou spíše vyrušující než praktické. Pokud ale nechcete propásnout důležité maily, můžete si notifikace vypnout pomocí nastavení Soubor  > Pravidla a upozornění následně vytvořte pravidlo, které bude zobrazovat pouze poštu od vybraných kontaktů.

  4. Nastavte si v e-mailu odpovídající podpis

    Otevřete nový e-mail a vyberte Podpis v horní liště a v novém okně klikněte na položku Nový. Pojmenujte svůj podpis (např. Podpis 1) a potvrďte tlačítkem OK. Vložte a upravte svůj podpis v odpovídajícím okně. Pokud potřebujete specifické podpisy pro různé příležitosti, vytvořte další pomocí tlačítka Nový. Přiřaďte podpisy k novým zprávám i k vašim odpovědím a přeposílaným zprávám. Napadlo vás, že můžete tuto funkci využít i pro standardizované zprávy? Připravte si e-mailové šablony a využijte je k obvyklé komunikaci nebo jako odpovědi na nejčastější dotazy. Uložte své zprávy jako “podpisy” a v případě potřeby je jednoduše vyberte pomocí tlačítka Podpis.

  5. Využívejte e-mailové vzory a funkci Quick Parts

    Pokud používáte několik stejných formulací při vícero příležitostech, stálo by za úvahu uložit si jejich návrh ve formě standardní odpovědi (Soubor > Uložit jako > Šablona Outlook). Navíc položka Rychlé části v menu Vložení umožňuje uložit si části textu pro pozdější použití v těle e-mailu. Ušetříte tím nejen čas a energii, ale předejdete I možným chybám, které při rutinním opakování stejné činnosti dříve či později hrozí.

  6. Jak vytvořit novou položku pomocí formulace uložené ve schránce

    Zkopírujte do schránky jakýkoliv text a poté v Outlooku stiskněte Ctrl + V. Outlook vytvoří novou zprávu (poznámku nebo jakoukoli jinou položku podle typu adresáře, ve kterém se nalézáte) nazvanou stejně jako kopírovaný text. Takže místo vytvoření nové položky v Outlooku a následného kopírování textu zvládnete oboje udělat pomocí jednoho kroku.

  7. Naplánujte si odeslání svých e-mailů

    Jak pozdržet doručení jednotlivých e-mailových zpráv? Při vytváření nové zprávy vyberte se šipkou Další možnosti ve skupině značky na pásu karet a vyberte další možnosti nastavení zpoždění doručení. Ve skupinovém rámečku Možnosti doručování zaškrtněte políčko Nedoručovat před a klikněte datum a čas doručení, který chcete použít. Po dokončení psaní e-mailu, klikněte na odesílat. Po kliknutí na tlačítko Odeslat zůstane zpráva ve složce Pošta k odeslání až do doby, kdy má být doručena.

  8. Používejte Rychlé kroky

    Tuto funkci uvedl Microsoft jako součást edice Outlook 2010. Jedná se o systém zkratek, které se dají využít pro vícekrokové akce, jako je třeba přesunutí emailů do vybrané složky nebo jejich přeposlání členům vašeho týmu. Můžete si dokonce vytvořit i vlastní Rychlé kroky, ale nezapomeňte, že nemohou být vráceny pomocí známe funkce Ctrl+Z. Podle oficiálního vyjádření Microsoftu proto, že Rychlé kroky mohou obsahovat kroky jako Smazat trvale, které nemohou být vráceny zpět.

  9. Označte si více mailů v jednom kroku

    Jak rychleji označit vybrané maily? Poté, co vyberete jeden nebo více mailů, stiskněte klávesu Insert a označte vybrané maily jako ke zpracování nebo jako přečtené.

  10. Archivujte oblíbené výsledky vyhledávání

    V Outlooku si můžete vytvořit speciální adresáře pro výsledky vyhledávání mezi často navštěvovanými e-maily, ať už vám píše třeba váš šéf nebo oblíbený klient. Kteroukoliv položku si tak můžete schovat pro rychlejší přístup. Klikněte na Nová složka výsledku hledání v levém navigačním menu a přizpůsobte si její obsah.

A nezapomeňte, že eWay-CRM je to nejlepší CRM v Outlooku!

 

Jan Brychta
07.06.2019
Sdílet: