Outlook nyní umí interní newslettery. Co od toho čekat?
Microsoft přidal do nové verze Outlooku pro Windows a také do webové aplikace Outlook zajímavou novinku: Outlook newslettery. Funkce slibuje zjednodušení interní komunikace – umožňuje vytvářet interní zpravodaje přímo v Outlooku bez nutnosti používat nástroje třetích stran. Zní to skvěle, ale jsou tu i určitá omezení.
Newslettery v Outlooku přinášejí nový způsob, jak vytvářet a rozesílat interní aktualizace a další informace. Přímo v prostředí Outlooku můžete vytvořit profesionálně vypadající newsletter pomocí šablon, obrázků a dalších prvků. Jde o integrovaný nástroj, který si snadno osvojí i ten, kdo Outlook běžně používá pro správu e-mailů.
V menu Outlooku, vedle Pošty, Kalendáře a podobně, by vám měl v přibýt nový symbol pro newslettery, pokud se tak již nestalo (do českého prostředí však nové funkce obvykle přicházejí později). Po kliknutí se pak otevře rozhraní pro správu newsletterů.
Výhody Outlook newsletterů
Zde jsou klíčové přednosti této nové funkce:
1. Plná integrace s Outlookem
Nemusíte používat žádnou další aplikaci – vše zvládnete přímo v Outlooku. Newslettery se zobrazují vedle e-mailů, kalendáře a dalších běžných funkcí. Stejně tak i příjemcům se newslettery zobrazují jako normální e-maily (k jejichž odběru se ale mohou přihlásit i odhlásit).
2. Profesionální vzhled
K dispozici máte šablony a flexibilní editor, díky kterým vytvoříte strukturovaný a vizuálně atraktivní newsletter bez grafických nebo programátorských dovedností. Můžete používat nadpisy, seznamy, obrázky, a dokonce i videa. Předpřipravené šablony vám práci výrazně usnadní.
3. Týmová spolupráce a opětovné využití
Na tvorbě jednoho newsletteru může spolupracovat až 25 lidí současně. Hotové šablony lze uložit a znovu použít – ideální třeba pro pravidelné měsíční přehledy.
Tento přístup založený na spolupráci a opětovném využití znamená, že váš tým může newslettery v průběhu času bleskově „recyklovat“ a vylepšovat.
4. Zapojení čtenářů
Příjemci mohou na newsletter reagovat (např. dát „palec nahoru“) nebo přidat komentář. Vše se jim v prostředí Outlooku zobrazuje přímo v newsletteru. Podobně jako u příspěvků na SharePointu.
5. Analytika
V Outlook newsletterech získáte základní přehledy – např. kolik lidí si newsletter otevřelo a kolik reakcí nebo komentářů obdržel.
Postup je následující:
- Otevřete sekci „Newslettery“ v menu Outlooku.
- Klikněte na „Vytvořit newsletter“.
- Vyberte šablonu nebo začněte od nuly.
- Vložte obsah pomocí dostupných formátovacích nástrojů.
- Náhled newsletteru si můžete prohlédnout a následně odeslat.
Podrobného průvodce najdete na oficiální stránce podpory společnosti Microsoft.
Mějte na paměti následující omezení
Funkce Outlook newsletterů má svá omezení a není vhodná pro každé použití.
1. Pouze pro interní použití
Newslettery nelze posílat lidem mimo vaši organizaci. Microsoft výslovně uvádí, že adresování mimo firmu není podporováno. Funkce je určena pouze pro interní komunikaci – to znamená, že ji nemůžete použít k zasílání newsletteru svým zákazníkům, partnerům ani na žádnou e-mailovou adresu, která není součástí Microsoft 365 ve vaší společnosti.
2. Nutnost předplatného Microsoft 365
Funkce newsletterů je dostupná pouze pro pracovní nebo školní účty v rámci předplatného Microsoft 365, a to jen v novém Outlooku pro Windows nebo ve webové verzi. Na starších desktopových verzích Outlooku (např. 2016, 2019 nebo 2021) nebo v mobilní aplikaci tuto funkci nenajdete.
3. Nejde o marketingový nástroj
Newslettery v Outlooku nejsou plnohodnotnou marketingovou platformou. Neumí např. personalizaci, segmentaci publika, heatmapy ani správu odhlašování. Tyto funkce jsou běžné u nástrojů určených pro e-mail marketing, nikoli pro interní komunikaci.
Pokud newslettery v Outlooku nevidíte ve stávající fázi Preview, může to být tím, že ji vaše IT oddělení ještě nepovolilo.
Chcete posílat newslettery i zákazníkům?
Pokud vás zaujala myšlenka vytvářet profesionální newslettery přímo v prostředí Outlooku, ale chcete oslovit i své zákazníky, máme řešení: modul E-mailové kampaně v eWay-CRM.
eWay-CRM je CRM systém plně integrovaný do Outlooku, který pomáhá firmám řídit kontakty, obchodní příležitosti, projekty i marketing. Modul E-mailové kampaně umožňuje vytvářet a odesílat marketingové kampaně, cílit na konkrétní kontakty, spravovat odhlášení, analyzovat výsledky – a to vše v souladu s GDPR a dalšími předpisy.
