Je HubSpot příliš drahý? Vyzkoušejte 7 CRM alternativ pro uživatele Microsoftu 365
HubSpot je velmi dobré CRM řešení, dokud firma nezačne potřebovat pokročilejší automatizaci, reporting, a další placené funkce. Které jsou navíc placené velmi draze. Pro týmy, které už pracují v Outlooku, Teams a dalších nástrojích Microsoftu 365, je přitom daleko praktičtější neplatit za takto komplexní systém, když většinu práce stejně odvádějí jinde. V tomto srovnání se proto podíváme na 7 alternativ, které uživatelům Microsoft 365 přinesou za jejich peníze vyšší hodnotu.
V tomto srovnání jsme CRM neřadili podle počtu funkcí. Posuzovali jsme, jak zefektivňují práci týmu, který už používá Microsoft 365, a jakou přidanou hodnotu nabízí ve srovnání s HubSpotem. U každého CRM sledujeme především:
- práci s e-maily a CRM daty v Outlooku,
- synchronizaci kontaktů, kalendáře a aktivit,
- návaznost na Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI nebo Power Automate,
- správu kontaktů, obchodní pipeline a automatizaci,
- projektové a marketingové funkce a zákaznický servis,
- cenu vstupního tarifu a funkce, které vyžadují vyšší plán nebo doplněk,
- náročnost nasazení a každodenní používání.
Ceny níže jsou veřejné ceníkové ceny v USD, zpravidla při roční fakturaci. Nezahrnují DPH, individuální slevy, implementaci ani případné doplňky, pokud není uvedeno jinak. Před nákupem je vždy znovu ověřte u dodavatele.
Pokud je pro vás kvalita propojení s Outlookem důležitější než náhrada konkrétních funkcí HubSpotu, podívejte se také na naše podrobné srovnání CRM systémů pro Outlook.
Rychlé srovnání
Benchmark: HubSpot
Nejvhodnější pro: firmy, které chtějí spojit CRM, prodej, marketing, zákaznickou podporu, obsah a data v jedné platformě.
Není ideální pro: týmy, které potřebují jen jednoduché CRM v Outlooku nebo chtějí předvídatelně nízké náklady při rostoucím množství kontaktů a požadavků na systém.
HubSpot je v tomto článku referenční bod, nikoli jedna ze sedmi alternativ. Jeho hlavní předností je široká nabídka funkcí. V jedné platformě pokrývá CRM, obchod, marketing, zákaznický servis a data, takže může zastat funkci několika samostatných systémů.
Bezplatná verze je použitelným začátkem pro velmi malý tým. Rozdíl se projeví později: pokročilejší automatizace, reporting, sekvence, větší marketingová databáze a vyšší edice jednotlivých Hubů mohou celkovou cenu výrazně zvýšit. Právě proto se vyplatí nezvažovat pouze cenu od prvního měsíce, ale zkusit si také vypočítat účet po růstu týmu a databáze.
Jak zapadá do Microsoftu 365
HubSpot umožňuje pracovat s CRM daty z Outlooku, sledovat e-maily, nebo používat šablony. Nabízí také integraci s Teams a konektor, který umožňuje pracovat s daty z HubSpot CRM v Microsoft 365 Copilotu. Integrace HubSpot CRM s aplikacemi Microsoft 365 nicméně není na takové úrovni, aby je šlo využívat jako primární uživatelské prostředí pro práci s daty z CRM, a je potřeba stále přepínat mezi HubSpotem a Microsoft 365.
Klíčové funkce
- Správa kontaktů, společností
- Obchod, marketing, zákaznický servis, Content a Data Hub
- Formuláře, e-mail marketing a lead capture
- Pipeline, aktivity, šablony a meeting scheduler
- Reporting, automatizace a AI podle tarifu
- Outlook add-in a integrace s Microsoft Teams
Cena
Customer Platform Free stojí 0 USD a je určena až pro dva uživatele. Veřejný ceník uvádí Starter od 7 USD za uživatele měsíčně při roční platbě v aktuální akci, Professional v aktuální nabídce od 1 283 USD měsíčně pro šest licencí a Enterprise od 4 610 USD měsíčně pro osm a více licencí. U jednotlivých Hubů se ceny a limity liší.
1. eWay-CRM
Nejvhodnější pro: malé a střední B2B firmy, jejichž obchod, administrativa a zákaznická komunikace se odehrávají hlavně v Outlooku.
Není ideální pro: týmy postavené na Google Workspace nebo firmy, které chtějí kompletní marketingovou platformu typu HubSpot.
eWay-CRM staví celé CRM workflow kolem Microsoftu 365. Jako CRM pro Outlook umožňuje zobrazit historii kontaktu, ukládat e-maily a převádět je na kontakty, úkoly, obchodní příležitosti nebo projekty. Nejde tedy jen o synchronizaci pošty se samostatným CRM.
Silnou odlišností je návaznost obchodu na realizaci. Projekty, úkoly, dokumenty a komunikace mohou zůstat spojeny se zákazníkem i poté, co je obchod uzavřen. To je praktické pro výrobní, servisní, konzultační a projektově orientované firmy.
Jak zapadá do Microsoftu 365
eWay-CRM je ze všech CRM v tomto výběru nejvíce zaměřené na Outlook jako každodenní pracovní prostor. Postupným vývojem eWay-CRM zároveň čím dál vice zapadá do ekosystému Microsoft 365, s přetrvávajícím důrazem na Outlook, sdílenou historii komunikace a integrací s Teams, SharePoint, Power BI a Power Automate.
Klíčové funkce
- Kontakty a společnosti
- Obchodní příležitosti a workflow
- Automatické a ruční ukládání e-mailů
- Úkoly a projektové řízení
- Outlook pro Windows, web, Mac a mobil
- Teams, SharePoint, Power BI a Power Automate
- Vlastní pole, formuláře, pohledy a oprávnění
Cena
Free stojí 0 USD a nabízí jednoduchou verzi pro neomezený počet uživatelů. Lite začíná na 18 USD, Standard na 24 USD a Plus na 36 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Rozsah ukládání e-mailů, synchronizace, automatizace, oprávnění a podpory se liší podle plánu.
2. Microsoft Dynamics 365 Sales
Nejvhodnější pro: střední a větší firmy s komplexními obchodními procesy, Power Platform a požadavky na rozsáhlé přizpůsobení systému.
Není ideální pro: malé týmy, které chtějí rychle nasadit jednoduché a levné CRM bez administrátora nebo implementačního partnera.
Jak už název Dynamics 365 Sales napovídá, toto CRM má z celého srovnání nejhlubší technologickou návaznost na Microsoft 365. Běží nad Dataverse, lze jej rozšiřovat pomocí Power Apps a automatizovat přes Power Platform. Pro firmy, které už tato řešení používají, může být logickou dlouhodobou platformou.
Bavíme se tedy o potenciálně velmi silném systému, který však má svou cenu. Vedle licence je potřeba počítat s návrhem procesů, konfigurací, správou oprávnění, migrací a školením. Pro jednodušší SMB scénář tak dokonce nemusí být Dynamics levnější alternativou k HubSpotu.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Dynamics 365 Sales je úzce propojený s dalšími nástroji Microsoftu. Obchodníci mohou pracovat s CRM daty v Outlooku a Teams, zatímco firmy mohou systém rozšiřovat a automatizovat pomocí Power Apps a dalších nástrojů Power Platform.
Klíčové funkce
- Správa leadů, kontaktů, společností a obchodních příležitostí
- Sales force automation
- Reporting a dashboardy
- Dataverse a Power Apps
- Automatizace a přizpůsobení
- Copilot funkce
- Outlook a Teams scénáře
Cena
Sales Professional stojí 65 USD, Sales Enterprise 105 USD a Sales Premium 150 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Microsoft nabízí bezplatnou zkušební verzi. Funkce AI, pokročilé automatizace a sales intelligence závisí na plánu a případných Copilot Credits.
3. Zoho CRM
Nejvhodnější pro: menší firmy, které chtějí širokou nabídku CRM funkcí za rozumnou cenu a případně už používají další aplikace Zoho.
Není ideální pro: týmy, které chtějí co nejjednodušší systém nebo CRM fungující primárně uvnitř Outlooku.
Zoho CRM je cenově dostupnější univerzální CRM s širokou nabídkou funkcí. Vedle kontaktů a pipeline nabízí automatizaci, reporty, vlastní moduly a v placených úrovních pokročilejší procesní a AI nástroje.
Pro Microsoft 365 uživatele je důležitá synchronizace kontaktů, úkolů a událostí kalendáři a návaznost na Teams. Většina se ale odehrává především v Zoho CRM, což může znamenat častější přepínání mezi aplikacemi.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Zoho CRM synchronizuje s Microsoftem 365 kontakty, úkoly a události v kalendáři. V Microsoft Teams můžete zobrazit CRM dashboardy a v konverzacích sdílet informace o kontaktech, leadech, společnostech a obchodních příležitostech.
Klíčové funkce
- Správa kontaktů, společností, leadů a obchodních příležitostí
- Workflow automatizace
- Úkoly, schůzky a hovory
- E-mailové šablony a integrace
- Reporty, API a mobilní aplikace
- Microsoft 365 synchronizace
- Teams dashboardy a sdílení CRM záznamů
Cena
Zoho CRM nabízí bezplatnou edici pro tři uživatele. Standard pak od 14 USD, Professional od 23 USD, Enterprise od 40 USD a Ultimate od 52 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Aktuální cenu je vhodné ověřit podle regionu.
4. Pipedrive
Nejvhodnější pro: obchodní týmy, které chtějí srozumitelnou vizuální pipeline a nepotřebují celý marketingový ekosystém, jako má HubSpot.
Není ideální pro: firmy, které očekávají hluboké nativní CRM prostředí přímo v Outlooku nebo komplexní servisní a marketingové funkce v základní ceně.
Přehledná pipeline ukazuje stav jednotlivých obchodních příležitostí i naplánované další kroky. Pipedrive se proto hodí týmům, které hledají CRM zaměřené především na řízení obchodu.
Pipedrive dokáže synchronizovat e-maily a přiřazovat je ke kontaktům a obchodním příležitostem. E-maily se však spravují především v prostředí Pipedrive. Pokud chcete zobrazovat a upravovat CRM data přímo v Outlooku, potřebujete samostatný doplněk od externího dodavatele, který je po sedmidenní zkušební době placený.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Pipedrive synchronizuje e-maily a kalendář s Outlookem. Pokud však chcete zobrazovat a upravovat CRM data přímo v Outlooku, potřebujete samostatný placený doplněk od externího dodavatele.
Klíčové funkce
- Vizuální a přizpůsobitelné pipeline
- Kontakty, společnosti, obchodní příležitosti a navazující aktivity
- Synchronizace e-mailů a ruční ukládání konverzací pomocí Smart Bcc
- E-mailové šablony, sledování otevření a prokliků a automatické následné kroky
- Reporty a dashboardy
- Marketplace a placené doplňky
Cena
Lite stojí 14 USD, Growth 39 USD, Premium 59 USD a Ultimate 79 USD za uživatele měsíčně při roční fakturaci. LeadBooster, Projects a Smart Docs jsou v tarifech Lite a Growth dostupné za příplatek, zatímco tarify Premium a Ultimate je již zahrnují. Campaigns a Web Visitors se dokupují samostatně u všech tarifů.
5. Salesflare
Nejvhodnější pro: malé B2B sales týmy, které chtějí automaticky zachycovat kontakty a interakce z e-mailu, kalendáře a dalších zdrojů.
Není ideální pro: B2C firmy, marketingově orientované týmy nebo společnosti, které potřebují rozsáhlé servisní a projektové moduly.
Salesflare se snaží omezit nejčastější důvod, proč CRM data zastarávají: obchodníci je nechtějí ručně doplňovat. Z e-mailů, podpisů, kalendáře a dalších zdrojů vytváří adresář a časovou osu interakcí.
Outlook sidebar umožňuje zobrazovat a spravovat leady vedle e-mailu. Všechny tarify Salesflare zahrnují integraci s Microsoftem 365 i doplněk pro Outlook, ve kterém lze zobrazovat informace o zákaznících a spravovat leady přímo z e-mailové schránky.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Salesflare se propojuje s Microsoftem 365 a prostřednictvím doplňku pro Outlook zobrazuje informace o zákazníkovi přímo vedle otevřeného e-mailu. Z Outlooku lze také spravovat leady, sledovat otevření e-mailů a prokliky a automaticky doplňovat kontaktní údaje z e-mailových podpisů.
Klíčové funkce
- Automatické doplňování kontaktních údajů z e-mailů a podpisů
- Automatické ukládání schůzek a telefonátů do historie zákazníka
- Vizuální pipeline a follow-up připomínky
- Outlook a Gmail sidebar
- E-mailové šablony a kampaně včetně sledování otevření e-mailů a prokliků
- Sledování návštěv zákazníků na firemním webu
- Mobilní aplikace
Cena
Plán Growth stojí 29 USD, Pro 49 USD a Enterprise 99 USD za uživatele měsíčně při roční fakturaci. Enterprise vyžaduje minimálně pět uživatelů. Jednotlivé tarify zahrnují různý počet kreditů pro vyhledávání nových kontaktů a jejich e-mailových adres. Další kredity lze dokoupit samostatně.
6. Freshsales
Nejvhodnější pro: startupy a rostoucí obchodní týmy, které chtějí CRM, e-mail, chat a telefon v jednom dostupném produktu.
Není ideální pro: týmy, které očekávají široký Microsoft 365 ekosystém nebo potřebují pokročilé sekvence a automatizaci v nejlevnějším plánu.
Freshsales patří k cenově dostupnějším CRM v tomto srovnání. Tarif Growth stojí 9 USD za uživatele měsíčně při roční platbě a zahrnuje správu kontaktů a obchodních příležitostí, e-mailové šablony, chat, telefonování a základní automatizaci.
Pokročilejší funkce jsou však dostupné až ve vyšších tarifech. Například automatizované e-mailové sekvence jsou součástí tarifu Pro, který stojí 39 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Firmy, které chtějí tímto způsobem systematicky oslovovat potenciální zákazníky, proto musí počítat s vyšší cenou.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Doplněk Freshsales pro Outlook zobrazuje vedle otevřeného e-mailu informace o příslušném leadu nebo kontaktu. Uživatel může z Outlooku také vytvořit nový kontakt, přidat aktivitu, poznámku nebo štítek. Kalendář lze s Microsoftem 365 synchronizovat obousměrně, takže schůzky vytvořené v jednom systému se zobrazí také v druhém.
Klíčové funkce
- Správa kontaktů, společností, leadů a obchodních příležitostí
- Přehled obchodních příležitostí podle jednotlivých fází prodeje
- Komunikace se zákazníky prostřednictvím e-mailu, chatu a telefonu
- E-mailové šablony, vlastní pole a základní automatizace
- Hodnocení kontaktů podle pravděpodobnosti nákupu
- Analýza obchodních příležitostí v tarifu Pro
- Outlook add-in a kalendářová integrace
Cena
Bezplatná verze je dostupná až pro tři uživatele. Growth stojí 9 USD, Pro 39 USD a Enterprise 59 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Některé AI a další funkce jsou dostupné jako placené doplňky.
7. Insightly
Nejvhodnější pro: firmy, které po uzavření obchodu pokračují implementací, zakázkou nebo klientským projektem.
Není ideální pro: týmy, které chtějí bezplatné CRM nebo automatickou obousměrnou synchronizaci Outlook kontaktů.
Insightly propojuje CRM se správou projektů už v základním placeném plánu. To je užitečné tam, kde vítězný obchod není konec procesu, ale začátek implementace nebo dodávky.
Propojení s Outlookem umožňuje zobrazovat CRM informace a ukládat e-maily přímo do Insightly. Mezi Outlookem a CRM lze také synchronizovat události v kalendáři a úkoly. Dostupnost jednotlivých funkcí však závisí na použité integraci a tarifu AppConnect.
Jak zapadá do Microsoftu 365
Doplněk pro Outlook zobrazuje informace z CRM a umožňuje ukládat e-maily přímo do Insightly. V placených tarifech lze obousměrně synchronizovat kalendáře v Outlooku a Insightly. K CRM záznamům je také možné připojit odkazy na soubory uložené na OneDrivu. Kontakty se však mezi Outlookem a Insightly automaticky nesynchronizují.
Klíčové funkce
- Leady, kontakty, společnosti a příležitosti
- Projektové řízení
- Pokročilé reporty a dashboardy
- Workflow a lead routing v tarifu Professional
- Outlook sidebar
- Obousměrná synchronizace kalendářů v Outlooku a Insightly
- Propojení souborů z OneDrive
Cena
Tarif Plus stojí 29 USD, Professional 49 USD a Enterprise 99 USD za uživatele měsíčně při roční fakturaci. Plus i Professional mají čtrnáctidenní zkušební verzi bez platební karty.
Závěr
HubSpot není automaticky špatná volba jen proto, že může být drahý. Pokud firma využije jeho marketingové, obchodní a servisní nástroje jako jeden propojený celek, může vyšší cena dávat smysl. Problém nastává ve chvíli, kdy tým platí za šíři platformy, ale každodenní práci stejně odvádí v Outlooku a Microsoftu 365.
V takovém případě je praktičtější začít vlastním workflow. eWay-CRM je nejsilnější kandidát pro týmy, které chtějí CRM přímo v Outlooku a potřebují navázat obchod na projekty. Dynamics 365 je vhodnější pro komplexní Microsoft prostředí. Zoho CRM nabízí široké možnosti za nižší cenu, Pipedrive jednoduchou pipeline, Salesflare automatizovaný sběr dat, Freshsales dostupnou sadu funkcí pro řízení obchodu a Insightly přechod od prodeje k realizaci.
Nejlepší alternativa tedy není produkt s nejdelším seznamem funkcí. Je to CRM, které zachytí důležité informace bez zbytečné administrativy, zapadne do nástrojů vašeho týmu a zůstane finančně únosné i po růstu firmy.
FAQ
Je HubSpot opravdu drahý?
Záleží na využití. Bezplatná verze a Starter mohou být cenově dostupné. Cena roste, když firma potřebuje profesionální automatizaci, více sedadel, více marketingových kontaktů nebo více Hubů. Rozhodujte se podle modelového účtu po růstu, ne jen podle vstupního tarifu.
Které CRM funguje přímo v Outlooku?
eWay-CRM je postavené kolem práce přímo v Outlooku. HubSpot, Salesflare, Freshsales a Insightly mají Outlook add-in nebo sidebar. U Pipedrive zpřístupňují CRM v Outlooku také doplňky třetích stran, jejichž cenu a oprávnění je třeba posoudit zvlášť.
Které CRM má nejlepší integraci s Microsoftem 365?
Dynamics 365 nabízí nejhlubší technologické propojení s Microsoft platformou. eWay-CRM je praktičtější pro SMB, které chtějí CRM uvnitř Outlooku a návaznost na Teams, SharePoint, Power BI a Power Automate bez enterprise implementace.
Kterou alternativu HubSpotu zvolit?
Zvolte eWay-CRM, pokud je Outlook hlavní pracovní prostor týmu a chcete spojit e-maily, CRM, úkoly a projekty bez neustálého přepínání aplikací.
Zvolte Dynamics 365 Sales, pokud už vaše firma stojí na Dataverse a Power Platform, má složitější procesy a zvládne náročnější implementaci.
Zvolte Zoho CRM, pokud chcete co nejvíce CRM funkcí za nižší cenu a nevadí vám pracovat hlavně v samostatné Zoho aplikaci.
Zvolte Pipedrive, pokud obchodní tým potřebuje především jasnou pipeline a jednoduchou disciplínu kolem dalších kroků.
Zvolte Salesflare, pokud je největším problémem ruční doplňování CRM dat a většinu obchodu děláte přes e-mail.
Zvolte Freshsales, pokud hledáte levný vstup a chcete spojit CRM s e-mailem, chatem a telefonem.
Zvolte Insightly, pokud po uzavření obchodu následuje projekt a potřebujete zachovat zákaznický kontext i při realizaci.
Jak porovnat skutečné náklady CRM?
Nesrovnávejte pouze cenu licence. Započítejte také placené doplňky, limity kontaktů, úložiště, implementaci a funkce dostupné až ve vyšších tarifech. Ověřte si také cenu při růstu týmu a v bezplatné zkušební verzi vyzkoušejte klíčové úkoly, například import dat, ukládání e-mailů, správu obchodních příležitostí a reporting.
Je možné přejít z HubSpotu bez ztráty dat?
Většina CRM podporuje import základních záznamů, ale rozsah migrace se liší. Před změnou ověřte přenos kontaktů, firem, obchodů, aktivit, e-mailové historie, vlastních polí, příloh a vazeb mezi záznamy. Nejdříve proveďte test na kopii dat.
Co je potřeba přenést při přechodu z HubSpotu do jiného CRM?
Převést je obvykle potřeba nejen kontakty a společnosti, ale také obchodní příležitosti, vlastní pole, poznámky, aktivity, přílohy a vazby mezi jednotlivými záznamy. Před migrací si ověřte, která data lze z HubSpotu exportovat a zda je vybrané CRM dokáže správně importovat.
Přenesou se do nového CRM také e-maily a historie komunikace?
Záleží na možnostech obou systémů. Přenos kontaktů a obchodních příležitostí bývá jednodušší než migrace celé e-mailové historie, příloh a vazeb mezi zprávami a zákazníky. Tuto část proto otestujte na menším vzorku dat ještě před úplným přechodem.
Lze přenést automatizace a pracovní postupy z HubSpotu?
Automatizace se obvykle nepřenášejí jako hotové funkční procesy. Je potřeba je v novém CRM znovu nastavit podle jeho možností. Přechod je proto dobrou příležitostí odstranit nevyužívané automatizace a ponechat pouze ty, které mají pro tým skutečný přínos.
Jak dlouho přechod z HubSpotu trvá?
Délka závisí na množství dat, vlastních polích, automatizacích, integracích a potřebném školení. Přenos jednoduché databáze kontaktů je výrazně snazší než migrace CRM propojeného s marketingem, zákaznickou podporou a dalšími firemními systémy.
Potřebuji pro přechod z HubSpotu externího specialistu?
U menší databáze a jednoduchého nastavení může migraci zvládnout interní správce. Pomoc partnera dává větší smysl, pokud používáte vlastní objekty, složité automatizace, více pipeline nebo integrace s dalšími systémy.
Jak zabránit ztrátě dat při migraci?
Před přechodem vytvořte úplný export, data vyčistěte a nejprve proveďte zkušební import. Následně zkontrolujte počty záznamů, vlastní pole, vazby mezi kontakty a společnostmi i přiřazení obchodních příležitostí. Teprve potom přeneste celou databázi.
