Jak proměnit své kontakty v Outlooku na skutečné obchodní příležitosti
Většina lidí používá Outlook jen jako takový digitální šuplík na kontakty – mají je tam nepřehledně naházené a zapomenuté. Jen ne „zorganizované“. Co kdyby se ale právě tenhle nepořádek mohl stát vaším nejsilnějším obchodním kanálem?
Možná si to neuvědomujete, ale v podstatě sedíte na zlatém vejci.
Pokud jste jako většina uživatelů Outlooku, jsou vaše kontakty spíše chaotickým, neuspořádaným adresářem než užitečným nástrojem. Takže není divu, že ztrácíte přehled o potenciálních zákaznících. Ale s trochou struktury – a správnými nástroji – z nich můžete udělat platící klienty.
A v tomto článku vám ukážeme jak.
Vaše kontakty nejsou jenom jména
Nebojte se změnit mindset. Začněte o svých kontaktech v Outlooku přemýšlet ne jako o adresáři, ale spíše jako o seznamu příležitostí k novému byznysu.
Každé jméno v něm totiž může přerůst v nový obchod – lead, který jenom čeká na follow-up. Nebo třeba bývalý zákazník nebo klient, který by mohl znovu nakoupit. Anebo někdo, kdo potřebuje jen správný impuls. Trochu pošťouchnout.
Ale pokud máte kontakty rozházené a neorganizované, zůstávají tyto příležitosti pohřbené, nevyužité. Fakta mluví jasně: když máte v kontaktech pořádek, je snazší se znovu spojit. A z toho pak vznikají obchody. Ne z mrtvých kontaktů. A právě tady většina lidí končí, protože si myslí, že je to složité nebo zbytečné. Jenže opak je pravdou. Stačí pár kroků a z chaosu se stane nástroj, který vám začne vydělávat.
Jak zkrotit chaos v Outlooku
Přiznejme si, že Outlook sice zvládá e-maily na jedničku, ale pro řízení vztahů se zákazníky zrovna dvakrát stavěný není. Což ale neznamená, že si v něm nezvládnete udělat pořádek.
Začněte jednoduše:
- Používejte kategorie: Roztřiďte si kontakty podle regionu, typu nebo priority.
- Přidávejte poznámky: Každá interakce se počítá. Zaznamenejte si detaily toho, co jste s kým řešili.
- Buďte konzistentní: Držte se jednotného pojmenování a struktury.
Až budete potřebovat najít konkrétního člověka – nebo dohledat důvod, proč je důležitý – oceníte, že jste si dali tu práci a systém nastavili.
Ne každý kontakt je stejný
V seznamu máte různé typy kontaktů – od horkých leadů až po ty chladné. Někteří jsou bývalí zákazníci. A pár z nich asi budou nějací dávní odběratelé newsletteru, kteří nikdy nereagovali.
Klíčové je segmentovat.
Když si rozdělíte kontakty podle typu – nové leady, věrní klienti, studené kontakty – budete přesně vědět, komu poslat jakou zprávu.
A to znamená, že:
- Přestanete rozesílat hromadné e-maily na všechny,
- budete mít vyšší míru zapojení
- a zlepší se vám konverze.
Proč samotný Outlook nestačí
Outlook je sice skvělý na e-maily, ale na obchodní follow-upy už tolik ne.
Bez systému totiž:
- Zapomenete, že se máte ozvat,
- ztratíte přehled o stavu obchodů,
- tým nemá přehled o tom, co se s kým řeší.
Zkrátka jenom tápete ve tmě a zbytečně střílíte naslepo.
A tady přichází na scénu CRM.
Napojte CRM přímo do Outlooku
Nemusíte měnit nástroje ani se učit nové platformy.
S CRM, které funguje přímo v Outlooku, získáte:
- automatické sledování e-mailů a úkolů,
- sdílený přístup k poznámkám a obchodům pro celý tým,
- ucelený přehled o každé komunikaci,
- možnost posílat personalizované kampaně správným skupinám
Je to, jako byste Outlooku přidali paměť – a ještě mu nalili do žil obchodní strategii.
Příběh z praxe: Od chaosu k přehledu
Jirka vede malou výrobní firmu.
Outlook měl plný kontaktů – dodavatelů, klientů, leadů – ale všechno bez ladu a skladu, rozházené. Zapomínal na follow-upy a dokola opakoval stejné konverzace, protože neměl přehled o tom, co už s kým řešil. Bez poznámek a historie komunikace zkrátka nevěděl, kde navázat.
Pak si nainstaloval eWay-CRM.
Najednou mohl sledovat každý obchod, plánovat připomínky a segmentovat kontakty na publika. Jeho e-mailové kampaně se začaly chytat a mít odezvu.
Za tři měsíce tak uzavřel víc obchodů – a navíc s menším stresem.
Co můžete udělat ještě dnes
- ukliďte si v kontaktech
- rozdělte je podle typu (např. partner, zákazník, lead) nebo fáze v nákupním procesu (např. nový kontakt, čeká na nabídku, těsně před uzavřením)
- přidejte k nim poznámky a kontext
- začněte používat bezplatné CRM, které žije přímo uvnitř Outlooku
S eWay-CRM můžete posílat až 1 000 marketingových e-mailů měsíčně zdarma – a je vytvořené přímo pro uživatele Outlooku. Jako jste vy.
Nechte Outlook, ať vám ukáže, co všechno dokáže
Kontakty ve vašem Outlooku nejsou jenom položky. Nejsou to jen prázdná data. Jsou to potenciální zákazníci, kteří vlastně jenom čekají, až se jim ozvete.
