Jak jsme pomocí AI dostali know-how obchodníků do celé firmy. Jan Lalinský, CEO eWay-CRM, sdílí vlastní zkušenosti

Co zákazníci nejčastěji řeší? Jak mluví o svých problémech? Proč zvažují právě vaše řešení a co jim v něm stále chybí? Obchodníci odpovědi na podobné otázky slýchají každý den. Marketing a produktový tým se k nim však dostávají jen zřídka.

Ruční předávání poznámek se obtížně udržuje a přinutit k němu obchodníky, kteří už tak mají práce nad hlavu, bývá neřešitelný hlavolam. Proto jsme v eWay-CRM vytvořili automatizaci, která analyzuje transkripty obchodních schůzek, uspořádá důležité poznatky a doručí je správným lidem.

Obsah:
Když marketing potřebuje slyšet zákazníka
Proč to často nefunguje ručně
Naše řešení: AI jako tichý analytik obchodních schůzek
Jak celý proces vypadá v praxi
Co z toho získá marketing
Co z toho získá produktový tým
Důležité je začít jednoduše
Závěr
FAQ

Když marketing potřebuje slyšet zákazníka

Marketing v B2B firmě nestojí jen na kampaních, reklamách a pěkných textech. Aby „markeťáci“ dokázali připravovat obsah, který opravdu rezonuje s trhem, potřebují rozumět tomu, co zákazníci řeší. Jak mluví o svých problémech. Jak popisují své potřeby. Co oceňují na produktu. Co jim vadí u konkurence. A jaká slova používají ve chvíli, kdy ještě nejsou rozhodnutí o koupi.

Tyto informace přitom ve firmě většinou existují. Jen nejsou tam, kde je marketing potřebuje. Zaznívají v hovorech obchodníků, objevují se v jejich poznámkách, v e-mailech nebo v hlavách lidí, kteří jsou každý den v kontaktu se zákazníky. A firmám často chybí způsob, jak existující informace z hovorů se zákazníky předat lidem, kteří je mohou dál využít.

Proč to často nefunguje ručně

Na papíře to vypadá jednoduše. Marketing připraví sadu otázek: Jaký problém zákazník řeší? Jak dnes situaci obchází? Jaké alternativy zvažuje? Co se mu líbí na našem řešení? Co mu vadilo u konkurence? Obchodník se během schůzky zeptá, odpovědi zapíše a pošle je dál.

Jenže realita obchodního týmu je jiná. Obchodník chce především prodat. Jeho pozornost patří vztahu se zákazníkem, kvalifikaci příležitosti a dalším krokům vedoucím k uzavření obchodu. Dodatečné poznámky pro marketing může (a velmi pravděpodobně bude) vnímat jako administrativu navíc. A i když chápe jejich smysl, často na ně po schůzce nezbývá čas ani energie.

Tím vzniká typická mezera mezi obchodem a marketingem. Marketing se ptá na informace, které obchod má. Obchod ale nechce nebo nemůže tyto informace systematicky sbírat. Výsledkem jsou kampaně, které se více opírají o domněnky než o skutečný jazyk zákazníků.

Naše řešení: AI jako tichý analytik obchodních schůzek

V eWay-CRM jsme se rozhodli tento problém vyřešit v duchu hesla „work smarter, not harder“. Namísto toho, abychom nutili obchodníky vypisovat poznámky navíc, jsme postavili jednoduchou automatizaci nad nástroji, které už ve firmě používáme: Microsoft Teams, SharePoint, Power Automate a Copilot Studio.

Princip je jednoduchý. Obchodník nahraje online schůzku v Microsoft Teams a získá transkript. Na začátek souboru doplní ID obchodní příležitosti z eWay-CRM, aby bylo možné výstup propojit s konkrétním obchodním případem. Poté uloží transkript do sdílené složky na SharePointu. A tím jeho práce končí.

Zbytek už běží automaticky. Power Automate sleduje složku a ve chvíli, kdy se objeví nový nebo upravený soubor, spustí flow. Flow předá název souboru Copilot Agentovi. Agent má ve znalostech přístup ke složce s transkripty a zároveň k šabloně s otázkami pro marketing a produktový tým. Najde správný soubor, přečte ho, vytěží odpovědi a vyplní požadovanou strukturu. Výsledek pak flow odešle e-mailem na určenou adresu.

Jak celý proces vypadá v praxi

Co z toho získá marketing

Hlavní přínos řešení spočívá v pravidelném přísunu konkrétních poznatků z trhu do marketingu. Vidí konkrétní formulace zákazníků, opakující se námitky, spouštěče nákupního rozhodování i srovnání s konkurencí. To se dá využít při tvorbě landing pages, reklamních textů, case studies, e-mailových kampaní i produktového positioningu.

Zároveň se snižuje závislost na tom, jestli obchodník po schůzce něco ručně sepíše. AI nevyrušuje obchodní proces, ale doplňuje ho. Obchodník zůstává soustředěný na zákazníka a firma přitom nepřichází o informace, které by jinak zůstaly rozptýlené v jednotlivých konverzacích.

Co z toho získá produktový tým

Podobný přínos má automatizace i pro produkt. Z transkriptů lze vytahovat požadavky na funkce, opakované bolesti uživatelů, nejasnosti v komunikaci hodnoty produktu nebo situace, kdy zákazník porovnává eWay-CRM s jinými nástroji. Produktový tým získává požadavky společně s potřebným kontextem: proč jsou důležité, jak je zákazník popisuje a v jaké fázi rozhodování se objevují.

Důležité je začít jednoduše

Podobný systém nemusí začínat jako velký projekt. Stačí vybrat jeden typ schůzky, připravit jednu šablonu otázek a nastavit jednoduchý tok: transkript, složka, AI analýza, e-mail. Teprve až se ukáže, že výstupy mají hodnotu, dává smysl proces rozšiřovat o další typy analýz, lepší validaci dat nebo hlubší napojení na CRM.

AI výstup slouží jako strukturované shrnutí pro rychlejší sdílení znalostí napříč firmou. Důležité závěry by měl vždy posoudit člověk.

Závěr

Umělá inteligence má největší hodnotu tam, kde odstraňuje tření mezi lidmi a procesy. V tomto případě AI zpracuje informace, které už během obchodních schůzek vznikají, a předá je lidem, kteří je mohou využít.

Pro eWay-CRM je to praktická ukázka toho, jak může AI propojit obchod, marketing a produkt bez zbytečné administrativy. A právě v takových malých, konkrétních automatizacích podle nás začíná skutečná produktivita firem.

Zaujal vás tento use case? Pomůžeme vám navrhnout podobné řešení pro vaše obchodní, marketingové nebo produktové procesy.

FAQ

Co potřebujete k automatické analýze obchodních schůzek?

V tomto příkladu používáme Microsoft Teams pro vytvoření transkriptu, SharePoint pro jeho uložení, Power Automate pro spuštění automatizace a Copilot Agenta pro analýzu obsahu. Výstup je následně odeslán e-mailem lidem, kteří s ním mají dále pracovat.

Kolik stojí provoz takového řešení a jaké licence potřebuji?

Základ tvoří služby Microsoft 365, konkrétně Microsoft Teams, SharePoint, Power Automate a Microsoft Copilot. Přesné náklady závisí na počtu uživatelů, objemu zpracovávaných dat a typu licencí, které již ve firmě používáte. Pokud už pracujete v prostředí Microsoft 365, můžete na stávající infrastrukturu navázat a postupně řešení rozšiřovat podle potřeby.

Může řešení fungovat i s Zoomem nebo Google Meet?

Ano. Princip automatického zpracování přepisů schůzek není omezen pouze na Microsoft Teams. Pokud dokážete získat přepis nebo záznam schůzky ze Zoomu či Google Meet, lze podobný proces vybudovat i nad těmito platformami. Integrace však bývá jednodušší a přirozenější v prostředí Microsoft 365, ze kterého vychází i příklad uvedený v článku.

Musí obchodník po schůzce vyplňovat další formulář?

Ne. Obchodník doplní do souboru ID obchodní příležitosti a uloží transkript do určené složky na SharePointu. Další zpracování probíhá automaticky.

Jaké informace může AI z obchodní schůzky získat?

Záleží na připravené šabloně. V našem případě může jít například o potřeby zákazníka, používané formulace, námitky, zvažované alternativy, požadavky na produkt nebo důvody nákupního rozhodnutí.

Jak vypadá skutečný výstup AI z jedné obchodní schůzky?

Výstup obvykle obsahuje shrnutí schůzky, identifikované potřeby zákazníka, zmíněné problémy, námitky, požadované funkce, konkurenční řešení nebo další témata definovaná v zadání pro AI. Informace jsou následně strukturované tak, aby je mohly snadno využít marketingové, produktové nebo obchodní týmy.

Lze výsledky zapisovat přímo do CRM nebo jiných systémů?

Ano. Výstupy lze ukládat nejen do SharePointu, ale také zapisovat do CRM, helpdesku, databází, BI nástrojů nebo jiných podnikových aplikací. Díky tomu mohou být získané poznatky automaticky dostupné tam, kde s nimi jednotlivé týmy běžně pracují.

Jak eWay-CRM chrání data při používání AI?

AI funkce eWay-CRM používají Microsoft Azure AI. Zpracování dat probíhá ve stejném regionu, ve kterém jsou hostována klientská data. U zákazníků v Evropské unii je to Evropská unie, u zákazníků v USA Spojené státy. Podrobnosti jsou uvedeny v FAQ eWay-CRM a v obchodních a licenčních podmínkách eWay-CRM.

Potřebujeme před nahráváním schůzky souhlas účastníků?

Před nahráváním vždy účastníky informujte a ověřte si, jaké právní požadavky se na konkrétní schůzku a jurisdikci vztahují. Licenční podmínky eWay-CRM uvádějí, že klient odpovídá za získání souhlasů subjektů údajů tam, kde je souhlas vyžadován. Nejde proto o oblast, kterou by měl článek zobecňovat jednou univerzální právní formulací.

Je potřeba AI předem trénovat na firemních datech?

Ne nutně. Moderní AI modely dokáží okamžitě pracovat s přepisy schůzek a na základě vhodně definovaných instrukcí identifikovat požadované informace. Kvalitu výsledků lze dále zlepšovat úpravou zadání nebo doplněním firemního kontextu.