Akademie

Jak správně udržovat firemní databázi kontaktů?

Firemní kontakty by měly být aktuální, snadno dostupné a podle potřeby přístupné pouze povolaným osobám. Pro dokonalé ovládnutí této disciplíny se také hodí dodat, že by jejich správa měla být co nejjednodušší. Pokud tomu tak není, může být i tato nenápadná činnost žrout času a energie. Naštěstí existuje nástroj, který vám ušetří čas a zefektivní organizaci kontaktů.

 

Každá firma na světě nějakým způsobem spravuje databázi kontaktů svých klientů, dodavatelů a dalších subjektů. Ať už si každý váš obchodník vede ručně psaný adresář nebo jako firemní nástroj pro správu kontaktů využíváte moderní softwarové řešení, většinou narazíte na některý z následujících problémů.

 

Kontakty nejsou po ruce?

Pokud používáte tištěné adresáře nebo si vedete vlastní telefonní seznamy v mobilním telefonu, bude vám tento problém nejspíš povědomý, přestože jste jej doposud ani nemuseli za problém považovat. Zkuste si však orientačně spočítat, kolik času strávíte sháněním a přeposíláním kontaktů v rámci vaší firmy.

Vzhledem k tomu, že tyto kontakty již ve vaší firmě většinou jsou, zůstává jedinou otázkou, jak je zpřístupnit všem, kdo tyto kontakty ke své práci potřebují. Existuje řada online nástrojů pro sdílení kontaktů, u nichž ovšem časem můžete objevit další nedostatky.

 

Jsou kontakty aktuální?

Druhý z problémů týkajících se vedení kontaktů, který může být v pracovním prostředí na denním pořádku, je udržování aktuálnosti kontaktů. Co když obchodník zjistí, že klient používá nové telefonní číslo? Může být v časovém presu a provést rychle změnu pouze ve svém telefonu. Potřebná informace se pak nedostane ke zbytku týmu. Podobných situací může nastat několik, nejspíš si sami nějakou právě vybavíte.

Nicméně i v tomto případě vám pomůže vhodně zvolený nástroj pro správu kontaktů, který vám ušetří mnoho času. Pro udržování aktuálnosti databáze kontaktů je zkrátka zásadní aktivní zapojení všech, kdo s nimi pracují. Vedle nástrojů od Googlu a Microsoftu představuje také efektivní řešení CRM systém s mobilní aplikací pro správu kontaktů. Díky mobilnímu CRM budou vaše data jednotná a váš obchodní tým bude z jednání odcházet s lepším pocitem, když nový kontakt založí na místě se všemi potřebnými údaji. Ruku na srdce, když odcházíte ze schůzky s vizitkou v ruce, ne vždy si zapamatujete, že byste měli později řádně založit nový kontakt.

 

Problém s organizací kontaktů?

Správná organizace by měla být naprostou samozřejmostí. Zůstaneme-li u telefonních kontaktů, zmíněná řešení pro sdílení kontaktů od Googlu a Microsoftu umožní synchronizaci mezi počítači a mobilními zařízeními. Problém však může nastat při nastavení oprávnění. Určitě nechcete sdílet se svými kolegy telefonní čísla vaší rodiny, přátel a v některých případech třeba i klienta, který je veřejně známá osoba, jejíž kontakt rozhodně nesmíte s nikým sdílet.

Právě absence detailního nastavení v souladu s požadovaným rozdělením kontaktů často vytváří krkolomné, zdlouhavé a neefektivní firemní procesy. Nepomohl by nástroj, který toto umožňuje, zjednodušit interní firemní komunikaci a správu kontaktů právě vám?

 

Efektivní řešení existuje

Jestliže se potýkáte s jedním nebo rovnou všemi třemi popsanými problémy, pak by vám mohlo pomoct softwarové řešení v podobě eWay-CRM. Jedná se o přehledný CRM systém, který po instalaci pracuje jako přirozená součást Microsoft Outlooku. V ceně eWay-CRM systému je i aplikace eWay-CRM Mobile, která problémy se správou telefonních kontaktů řeší.

Díky funkci sdílení kontaktů mezi eWay-CRM Mobile a dalšími aplikacemi Androidu najdete kontakty z firemní databáze ve svém telefonu a můžete s nimi pracovat. Tyto kontakty však nebudou součástí vašeho soukromého seznamu. Budou centrálně uložené v databázi CRM a sami si nastavíte, kdo bude mít přístup k vybraným kontaktům. Zároveň může kdokoliv z vaší pracovní skupiny kontakt založit či editovat a změny tak budou přístupné všem. Díky tomu budete mít konzistentní, vždy dostupnou a aktuální databázi. Toto řešení funguje i ve variantě pro uživatele iPhone.

Ondřej Svoboda
13. 12. 2019
Sdílet: