Akademie

Interní ticketing software můžete mít i v Outlooku

Organizace úkolů v rámci týmu není snadná. Ticketing software vám naštěstí může pomoci udržet v interních požadavcích přehled. Z každého požadavku jednoduše vytvoříte úkol přiřazený někomu z vašeho týmu a pracujete na něm, dokud si ho nebudete moci odškrtnout. Zní to dobře? Pokud nepotřebujete takový systém, do kterého by mohli vstupovat vaši klienti, můžete v ticketing software proměnit i váš Outlook.

 

Když si kolega zapisuje své úkoly na lístečky na monitor nebo do diáře, musíte se ho ptát, v jakém stavu úkol je. A většinou opakovaně. Případně si můžete představit role i obráceně, kdy kolegové narušují vaše soustředění při zpracovávání náročného úkolu. Když ale jejich úkol přímo navazuje na ten váš, nezbývá jim nic jiného. Nebo ne?

Alternativou k zahlcující vzájemné komunikaci může být právě interní ticketing software, díky kterému mají všichni dokonalý přehled o zpracování požadavků. Pojďme se podívat na využití funkce interního ticketingu v eWay-CRM, ve kterém se k požadavkům dostanete kdykoliv a kdekoliv. Použít totiž můžete jak doplněk ve vašem Outlooku, tak webovou nebo mobilní aplikaci.

 

Nový požadavek na 2 kliknutí

Prvním krokem při práci s interním ticketing softwarem je vždy založení nového požadavku, ticketu, či v případě eWay-CRM úkolu. Nový úkol vás může zastihnout kdykoliv a kdekoliv – na chodbě v sídle firmy, v SMS, Whatsapp či v Teamsu na cestách, nebo může vyplynout z telefonního hovoru s kolegou. Často přitom býváme ve spěchu, a proto je důležité, že otevřít dialog pro vytvoření nového úkolu je v eWay-CRM otázka dvou kliknutí. Stačí pak vyplnit předmět a uložit. Nezáleží, jestli jste zrovna v Outlooku, webovém prohlížeči či mobilní appce. Další detaily můžete vyplnit hned nebo klidně později, až budete mít víc času.

Požadavky, které neřešíme na chodbě a na poslední chvíli, ale většinou přichází na e-mail. A pokud používáte Outlook, v eWay-CRM to bude nejen nejčastější ale i nejpohodlnější způsob jak vytvořit nový úkol. Převést e-mail na úkol totiž vyžaduje také pouhá dvě kliknutí. V úkolu se pak ale automaticky vyplní předmět, připojí se přijatý e-mail, a pokud už v databázi existuje, předvyplní se i kontakt. Pak už zbývá jen přiřadit úkol k příslušnému projektu a začít na něm pracovat.

 

 

Projekty a podúkoly

Organizace požadavků je jednou z hlavních výhod, které interní ticketing software uživatelům přináší. Na rozdíl od lístečků na monitoru je v hierarchii projektu a k němu přiřazených úkolů a podúkolů na první pohled vidět, co je potřeba nejprve dokončit, abyste mohli pokračovat ve svém úkolu. V podúkolu zároveň rovnou vidíte, kdo na něm pracuje, podle workflow poznáte, v jakém je stavu, a pomůžou vám i poznámky nebo historie komunikace.

Projekty a úkoly v eWay-CRM vám mohou zjednodušovat život i dalšími drobnými vylepšeními. Pokud při vytváření požadavku chcete dát kolegovi najevo, že jej potřebujete dokončit opravdu včas, můžete mu nastavit upomínku i vysokou prioritu. Ale pozor, pokud budete dávat úkolům vysokou prioritu příliš často, ty opravdu důležité se mezi ostatními ztratí.

Úkoly lze v eWay-CRM také převést na docházku. Ta se pak může promítnout do nákladů projektu, lze z ní vypočítat mzdu zaměstnance a podobně. Vedle možností klasického interního ticketing systému totiž můžete využívat i funkce komplexního CRM systému.

 

 

Přizpůsobte si software k obrazu svému

Požadavky si pro lepší organizaci můžete kromě priority v eWay-CRM alternativně označovat také tzv. kategoriemi. Můžete tak odlišit například charakter úkolu – zda je pro jeho dokončení potřeba telefonicky nebo e-mailem kontaktovat klienta, zda potřebujete být při zpracování fyzicky v kanceláři a podobně.

TIP: Tento způsob kategorizace se skvěle osvědčuje při organizaci času a práce pomocí metody Getting Things Done. Vřele ji doporučujeme, pokud chcete zapracovat na vlastní efektivitě a organizačních dovednostech. Můžete se přihlásit i na kurz Úkoly a řízení času dle GTD, kde vás naučíme, jak GTD prakticky využít v eWay-CRM.

Firmám, které mají nestandardní požadavky na interní ticketing software třeba kvůli tomu, že působí ve specifickém oboru, práci s úkoly v eWay-CRM výrazně zefektivní široké možnosti customizace. Pokud potřebujete používat například nějaké vlastní identifikátory úkolu či projektu, můžete si vytvořit vlastní uživatelské pole a přizpůsobit si design formuláře. Případně můžete upravit i workflow nebo oprávnění, aby například zaměstnanci (s výjimkou managementu) mohli upravovat pouze své vlastní úkoly.

 

Ideální řešení pro interní využití

Stále váháte, jestli je pro vás eWay-CRM vhodné jako alternativa pro samostatný interní ticketing software? Klíčové otázky jsou, zda používáte Outlook a jestli plánujete pracovat s požadavky pouze interně. Pokud ano, můžete se těšit z unikátní kombinace CRM a ticketing softwaru v Outlooku, díky které můžete mít požadavky a projekty společně s kalendářem, e-maily kontakty či poptávkami v prostředí jediné aplikace. V eWay-CRM najdete vždy, co potřebujete, když to potřebujete.

Ondřej Svoboda
22. 11. 2021
Sdílet: