Každý, kdo někdy povinně zapisoval nebo zpracovával docházku v Excelu nyní určitě zpozornil. Evidence odpracované doby je povinná a daná zákoníkem práce. Je to však povinnost, která někomu nevadí a druhému je na obtíž. Zejména lidé, kteří se zaměřují na výkon, nebo je jejich práce velmi různorodá, nesou administrativu okolo zaznamenávání práce poněkud nelibě.
Docházku neevidují jen zaměstnanci, ale týká si i specialistů na projektech, externistů nebo podnikatelů, kteří chtějí evidovat kolik času odpracovali pro jednotlivé klienty.
Formát
Mohlo by se zdát, že Excel kreativitě nepřeje, ale opak je pravdou. Jakmile dáte lidem volnou ruku, po čase zjistíte, že 10 evidencí docházky z 10 je originálních a každá zdánlivě jednoduchá tabulka je upravena na míru konkrétnímu člověku. Pokud budete tím člověkem, který tabulky musí otevřít a zpracovat pro výplaty, zabere vám to mnohem víc času, než byste si přáli.
Automatizované systémy pro evidenci práce mají tu výhodu, že formulář je pro všechny stejný, popřípadě se upraví jen dle potřeb konkrétního projektu. Nabídka na trhu je různorodá a počítá se i s aplikacemi pro mobilní telefony. Jednou z automatizovaných možností je vedení docházky v CRM systému.
Evidence údajů
Potřeby firem jsou různé. Někdo chce jen splnit zákonnou povinnost a docházka je tak spíš jen přehledem odpracovaných dnů, dovolených apod. Jinde chtějí podrobně vést evidenci o jednotlivých činnostech na projektu. Agentury a konzultační firmy potřebují evidovat práci pro jednotlivé klienty a tu ještě dělit podle projektů. A nejsložitější je to u obchodních oddělení kde se sledují dokonce desítky parametrů. Čím složitější je evidence dat, tím více se vyplatí vyměnit excelovské tabulky za sofistikovanější systém.
Automatizace evidence práce
eWay-CRM je jedním z nástrojů, který umí vést i evidenci pracovní doby. A nemusí zůstat jen u toho. Napojení na projekty umožňuje potřebnou evidenci času na dílčích projektech. Provázání s příležitostmi zajistí evidenci složité administrativy aktivit v obchodních odděleních.
Automatizaci evidence docházky lze doporučit podnikatelům, týmům čítajícím 3 a více členů a samozřejmě všem malým firmám. Středně velké a větší firmy k tomu většinou dospěly už dříve a zapracovaly evidenci docházky v profesionálním systému do svých standardizovaných procesů.
Vedení docházky v eWay-CRM
CRM systémy toho často umí víc, než tušíme, a nevyužíváme tak plně jeho potenciál. Možná jste nevěděli, že CRM systém eviduje:
- údaje o zaměstnancích,
- firemní benefity a jejich čerpání,
- povinné a nepovinné školení,
- absence (lékař, dovolená, péče o dítě, neplacené volno, darování krve aj.),
- a samozřejmě i odpracovanou dobu.
eWay-CRM umožňuje hned dva způsoby vedení docházky. Každou událost je možné zapsat do kalendáře a přes pravé tlačítko ji snadno zaevidovat jako odpracovanou dobu nebo aktivitu spojenou s projektem či zakázkou.
Odpracovanou dobu je ale možné zaznamenat i ručně, stačí vytvořit novou položku v evidenci docházky. Stejně lze evidovat i jiné aktivity, např. dovolenou, návštěvu lékaře, školení, dobrovolnickou činnost apod.
Obě cesty jsou možné a navzájem se doplňují. Nejlepší na tom je, že se oba způsoby nacházejí přímo v Outlooku. Skoro by se dalo říct, že snadnější a efektivnější by to už být nemohlo.
Docházkový formulář je standardizovaný a tím pádem je evidence automatizovaná. Nejedná se však o fixní řešení a každá firma nebo správce CRM systému ho mohou upravit na míru potřebám personálního, projektového, obchodního a také mnoha dalších typů specializovaných oddělení.
Více informací o vedení docházky a zpracování mezd v eWay-CRM se dočtete v článku Jak evidovat docházku pomocí CRM.
