Akademie

10 tipů, jak s eWay-CRM ušetřit čas

Čas jsou peníze. A přesto často vyhazujeme peníze z okna, když v práci mrháme časem. Nemáme na mysli prokrastinaci nebo nedostatečné nasazení. Někdy zkrátka nevíme, že některé běžné činnosti lze zjednodušit nebo automatizovat. Pokud je i vaše motto „pracovat chytře, ne déle“, podívejte se na 10 tipů, jak s eWay-CRM ušetřit čas.

 

1. Sdílejte fotky z terénu

S eWay-CRM dává sdílení mnohem větší smysl. Fotku můžete jednoduše nahrát do projektu, na kterém pracujete, a najde ji tam každý, kdo má k projektu přístup. Fotku v terénu pořídíte přímo v aplikaci eWay-CRM Mobile a rovnou přiřadíte k projektu. A to dokonce i když jste offline. Data se synchronizují, až se opět připojíte k internetu.

Obdobně může technik také fotit servisní listy u zákazníka a ty rovnou odeslat do eWay-CRM, kde si je může ihned převzít fakturační oddělení a vystavit fakturu. Jednodušší a přehlednější už to být nemůže.

 

2. Zapisujte si deník už během jednání

Pište si poznámky hned, později si na důležité informace nevzpomenete. Tuto radu většina z nás dostala už ve školních lavicích. A tak si při jednání u klienta, nebo s klientem na telefonu, všechno důležité zapisujeme. Někdo do Wordu, další má tužku a papír. V obou případech se ovšem často objevují stejné problémy se sdílením a dohledáváním jako u fotek z terénu. A ptát se klienta na detaily z jednání není většinou profesionální.

TIP: Pište si k zápisu i úkoly. Klidně je rovnou delegujte i na kolegy. Úkoly na vás vyskočí v kanceláři. Ze schůzky odcházíte s "prázdnou hlavou", protože víte, že se na svůj systém můžete spolehnout.

 

3. Nahrávejte dokumenty pouhým tažením myši

Přesuňme se z terénu zpět do kanceláře, kde neustále pracujeme s nejrůznějšími dokumenty. Nahrát je do systému tradiční cestou tlačítka Vytvořit položku a Dokument není nic náročného. Existujte ale i méně zjevná možnost nahrát dokumenty tím, že je z plochy nebo průzkumníka Windows přetáhnete rovnou do okna eWay-CRM. Pro většinu uživatelů je jediné přetažení myší pohodlnější a rychlejší variantou. Obzvlášť, když potřebujete přetáhnout třeba 20 dokumentů nebo fotek najednou. A při tak častém úkonu, jako je nahrávání dokumentů do CRM, je komfort a rychlost a ideální kombinace.

 

4. Získávejte obchodní příležitosti přímo z webu

Pro spoustu firem je nejdůležitějším zdrojem poptávek webový formulář. Na poptávky je potřeba reagovat co nejdříve, a to v horším případě znamená pravidelně kontrolovat výstupy z formulářů v administračním rozhraní webových stránek. V lepším případě po odeslání formuláře přijde obchodníkům e-mail a poptávkou se mohou hned začít zabývat.

To ale znamená, že je v eWay-CRM potřeba vytvořit novou příležitost ručně, aby mohla být zahrnuta v reportech, marketingových kampaních a podobně. Pokud však využijete možnosti propojení webového formuláře s eWay-CRM, příležitosti se budou zakládat automaticky, na žádnou se tedy nezapomene, a můžete s nimi rovnou pracovat.

 

5. Vytvářejte nové příležitostí přímo z e-mailu

Ne všichni návštěvníci webových stránek využívají formuláře. Někteří si raději zkopírují e-mailovou adresu do Outlooku, Gmailu a podobně, aby v e-mailu mohli použít formátování, podpis a podobně. Nebo může poptávka přijít e-mailem, pokud potenciální zákazník získá kontakt v katalogu firem nebo třeba od známého.

V takovém případě je nejjednodušší možností vytvořit novou příležitost přímo z e-mailu. Výhodou ve srovnání s ručním vytvářením příležitosti je, že systém v příležitosti předvyplní název z předmětu e-mailu, datum přijetí, kontaktní e-mail, a pokud v eWay-CRM již existuje daná společnost, vyplní také odběratele a jeho kontaktní údaje. Přijatý e-mail se také automaticky připojí k nové příležitosti.

 

6. Využívejte hromadné změny termínu u úkolů

Každý z nás někdy nestíhá. Úkoly se pak posouvají do červené zóny po termínu splnění. Když nestíháte, kolega nebo šéf vám jistě hlavu neutrhne, ale je dobré vědět, v jakém stavu úkol je. Což z pár dní prošlého úkolu není zřejmé. Jenže poslední, co má v časové tísni prioritu, je otevírat v eWay-CRM jeden úkol za druhým a posouvat termíny splnění úkolů. Tak co s tím?

Možná jste nevěděli, že v eWay-CRM je možné posunout termín u více úkolů zároveň. Pomocí této funkce můžete posunout termín splnění u libovolného množství úkolů najednou. Během pár vteřin si tak uděláte pořádek ve svých úkolech.

 

7. Nastavte si automatické workflow akce

Důležitou funkcí příležitostí, projektů, úkolů a marketingu v eWay-CRM je workflow. Podle stavu workflow poznáte, v jakém je daná položka stavu. Podle stavu lze například příležitosti filtrovat a dohledávat, kontrolovat, reportovat a podobně. U všech položek je ale důležité mít správná a aktuální data. Třeba právě kontrola projektů vyžaduje spoustu času, pokud nechcete zapomenout na některého z klientů. A pokud není ve stavu, v jakém má být, tak to platí dvojnásob.

Nejefektivnější řešení je na jednotlivé stavy workflow navázat automatické akce, díky kterým nebudete muset jednotlivé položky kontrolovat. Systém v případě, že změníte třeba stav projektu z Návrhu na Smlouvu automaticky vytvoří úkol s připomínkou za 2 týdny, díky kterému nezapomenete zavolat klientovi, a automaticky pošle e-mail finančnímu manažerovi, aby vystavil fakturu. Jakmile se všechny tyto akce budou dělat automaticky, získáte víc času, sníží se počet chyb, a bude zodpovědnost za jednotlivé úkoly bude jednoznačně nastavená.

 

 

8. Používejte přednastavené uživatelské pohledy

Takřka žádný zaměstnanec nepracuje s úplně všemi firemními daty. Je nepraktické, aby se například nový obchodník probíral všemi poptávkami. Nebo aby zaměstnanec pracoval v eWay-CRM s jinými úkoly než s těmi svými. Jedině s výjimkou situace, kdy chce zkontrolovat úkoly, které sám udělil ostatním. Proto si každý uživatel data filtruje.

Velice osvědčenou praxí uživatelů eWay-CRM je používat přednastavené uživatelské pohledy. Nejužitečnější pohledy jednoduše nastavíte společně pro celou firmu. Díky nim nemusíte pokaždé provádět požadované nastavení filtru znovu, když přijímáte nového zaměstnance, když začnete používat nové PC, a zkrátka kdykoliv, když potřebujete změnit uživatelský pohled na příležitosti, úkoly, projekty a podobně.

 

9. Využívejte vlastní uživatelská pole

Každé podnikání je specifické, některá dokonce velice. Vlastní uživatelská pole v CRM systému jsou pak často jedinou možností, jak systém využít naplno. Podívejme se například na firemní databázi kontaktů. Pro většinu firem je dostačující vést databázi firem a osob, a k těm pak přiřazovat funkce a samozřejmě kontakty. Pokud je konkrétní osoba nedostupná a potřebujete se obrátit na kolegu, žádný problém, u kontaktu evidujete i společnost, a najít v ní další kontakty je hračka.

Zcela odlišný systém dělení kontaktů však mají například pojišťovny. Jednotlivé kontakty primárně nespadají do firem jako většího celku, ale do rodin. A to je něco, s čím žádný CRM systém v defaultním nastavení nepočítá, pokud není vyvíjený na míru. eWay-CRM ale počítá se všemi, jelikož si můžete nastavit vlastní uživatelská pole. V případě pojišťovny pole Rodina. Díky tomuto poli můžete kontakty přiřazovat do rodin a při jednání s klientem nehledat kartu rodinného příslušníka metodou pokus omyl.

 

10. Používejte vlastní uživatelská pole napříč moduly

Vlastní uživatelská pole v eWay-CRM mohou mít mnohem širší využití než zefektivnění evidence kontaktů. Představme si další možnosti na příkladu firmy z oboru audio-video. Ta může pomocí vlastního uživatelského pole v příležitosti označit, že se poptávka týká ozvučení komerčních prostor – tedy audia. Jakmile poptávka dospěje do úspěšného konce, vytvoří se nový projekt s označením audio. A stejně označená by měla být i společnost.

Jestliže si firma vede u svých klientů, zda v minulosti využili služeb audio či video, může je na základě této informace v budoucnu snadno oslovit. Klientům, kteří využili ozvučovacích služeb, může firma odeslat e-mailem nabídku nově dostupné zvukové techniky. Nebo naopak může ze seznamu těchto klientů telefonicky kontaktovat vybrané podnikatele s nabídkou video řešení. Ideálním adeptem je podnikatel, jehož druhá firma je například sportbar.

 

Závěrem

Možností, jak využít informace z vlastního uživatelského pole je více. Stejně jako je více tipů, jak efektivně používat eWay-CRM. Proto doporučujeme nové tipy průběžně sledovat, abyste dokázali využít možností systému naplno. Úspěch každé firmy totiž přímo ovlivňuje, kolik informací od svých zákazníků získá, jak dobře je organizuje a jak kvalitně a rychle s nimi dokáže pracovat.

Ondřej Svoboda
4. 11. 2020
Sdílet: