Šlapeme společně v týmu na kolech i v práci na eWayi

Efektivně s eWay-CRM: ing. Dana Nečásková, Brilon a.s.

Brilon, a.s. je moderní, dynamická společnost, která dodává na český a slovenský trh nové technologie v oblasti technického zařízení budov – kondenzační kotle, tepelná čerpadla, solární systémy, spalinové systémy a další.

Ing. Dana Nečásková je obchodní ředitelkou společnosti.

Brilon images

Setkáváme se v kancelářích společnosti Brilon v Horních Počernicích.

Dana Nečásková je velice sympatická a uvolněně působící dáma. Svůj kalendář má však zjevně nabitý. Když přicházím, tak právě končí školení nové verze účetního softwaru Pohoda. Až budeme naši schůzku končit, tak na ni bude přímo navazovat schůzkou s obchodním partnerem.

Hezký den, chtěl bych se na úvod zeptat, jak jste se vlastně do Brilonu dostala?

Před příchodem do firmy Brilon jsem pracovala pro velkou mezinárodní společnost, práce tam však byla pro mě stereotypní. Moje pozice v oddělení zákaznického servisu byla spíš než o vztazích se stálými dodavateli o papírech, pohledávkách a fakturách. Takže ne moc zajímavá a nepříliš aktivní práce. A nakonec, když jsme vstoupili do EU, tak hlavně o tom papírově dát všechno do souladu s novou legislativou …takže pro mě už to pak byla jenom administrativa.

A pomohla mi vlastně úplná náhoda. Chtěla jsem dělat mnohem víc s lidmi, živější práci. S majitelem firmy Procom Bohemia (tuto firmu Brilon koupil v roce 2014) jsme se potkali, jak už to tak v naší firmě bývá, na kole.

A pan majitel potřeboval zrovna posílit obchod.
…slovo dalo slovo…

Takže jste přišla a dostala jste na starost…

…velkou část obchodu. Tenkrát jsme ale byli čtyři v celé firmě i s asistentkou. Takže to tak nějak fungovalo na pusu.

Jakou měla firma, kam jste nastoupila, historii?

Původní firma Procom Bohemia existovala na českém trhu od roku 1993. Jednoduše řečeno, my to bereme tak, že jsme tu jako firma od roku 1993.

Já jsem nastoupila v roce 2003.

Už tehdy tu ale bylo určité CRM.

Používat CRM nebylo v té době tak obvyklé. Jaké CRM firma měla?

Bylo to takové specifické CRM napsané nám na míru. Na svoji dobu velice slušné. CRM firma používala od roku 1997. To bylo na tu dobu až revoluční.

To CRM dělalo základy jako Adresáře, Firmy, Kontakty a Kalendář, včetně plánování schůzek. U klientů byly nějaké základní slevy, daly se v něm dělat základní nabídky.

Jaké byly vaše problémy s tehdejším CRM?

To CRM mi ze začátku připadalo jako dostačující, protože když jsem nastoupila v roce 2003, byli jsme, jak už jsem uvedla, ve firmě čtyři lidi a měli obrat kolem třiceti milionů. Dnes je nás dvacet čtyři, obrat máme přes 250 milionů a pořád rosteme.

Problémů jsme postupně nacházeli víc, ale nejvíc asi vadilo, že CRM nešlo propojit s naším účetním systémem Pohoda. Dost nám vadilo, že proto musíme pořád vkládat ručně adresy, ceníky, slevy a další.

A tak jsme zvažovali co dál a jako vždy pomohla taková hledaná náhoda.

My jsme totiž také řešili pořád dokola našeho IT managera. Vyměnili jsme asi šest ajťáků. A náš, tehdy nový IT-ík, Vojta Levý, který je s námi už osmý rok, začal přinášet různé nové nápady. Dělal i pro jinou firmu a přes její zkušenost nám doporučil eWay-CRM jako systém, který je opravdu bezproblémově propojený s Pohodou.

To bylo v roce 2010.

Jaká byla implementace?

Tehdy těžká. Hlavně přenos dat. Šlo tehdy o 12.000 firem, které nebyly dobře protříděné. Většina adres byla nefunkčních, s lidmi, kteří v těch firmách dávno nepracují.

Výrazně pak pomohla výměna obchodní asistentky za novou, která byla a je velmi aktivní, přesná a důsledná a projekt zavedení eWay-CRM si vzala opravdu za svůj. Také tu s námi pracuje dodnes.

V první fázi jsme vlastně úplně nevěděli, co chceme, nevěděli jsme, co od nového CRM očekáváme, Dnes právě zásluhou fungujícího CRM vidím, že jsme ve firmě neměli moc jasně nastavené procesy. (S nastavením firemních procesů umí dnes eWay-CRM velmi výrazně pomoct, doporučit na základě analýzy v rámci projektového řízení implementace, ale tehdy před osmi lety, v roce 2010, bylo projektové uchopení implementace ještě v plenkách – pozn. autora)

Procesy jsme nakonec nastavili díky spolupráci s týmem z eWay-CRM a fungují velmi dobře dodnes.

A pak už to jelo…

To není zcela přesné, chvíli ještě „kodrcalo“. Nejtěžší totiž bylo přesvědčit vlastní obchodníky, že jim nové CRM práci nepřidělává, ale ulehčuje. Ve chvíli kdy vzali nového „pomocníka“ za svého a začali jej aktivně používat, tak už to doopravdy „jelo“.

Jaký je vlastně princip vašeho podnikání a jak v něm využíváte eWay-CRM?

Firma Brilon je obchodní společnost v oblastí vytápění. Našimi hlavními zákazníky jsou projekční kanceláře, odborné velkoobchody, montážní firmy a jen velmi omezeně koncoví zákazníci. Takže je to takový typický B2B, jak se dnes říká.

Brilon

První, v čem jsme začali v eWay-CRM využívat, byly adresáře zákazníků, výrobky, ceny, slevy (vše v propojení na účetní systém Pohoda) a zpracování nabídek. Na tyto základní funkcionality jsme nabalovali a nabalujeme další činnosti a snažíme se maximalizovat využití systému eWay-CRM.

Především pro obchodníky v terénu je důležité mít přesný a okamžitý přehled o stavu skladu, vydaných fakturách, jejich úhradách, objednávkách a samozřejmě i o všech nabídkách.

Jak to tak bývá, některé naše požadavky na to jak má fungovat propojení mezi eWay-CRM a účetním systémem Pohoda a obchodníkem jsou velmi specifické. eWay je všechny zvládá velmi dobře.

Přináší CRM systém navíc něco vám jako manažerce?

Já mám navíc velmi ucelený přehled napříč našimi činnostmi, vím, jak na tom firma aktuálně je, jaká jsou očekávání, kdo má jak rozpracováno.

To mi pomáhá ve všem.

Ing. Dana Nečásková

Jak probíhá spolupráce s eWay-CRM nyní?

eWay-CRM používáme denně. Někdy samozřejmě využíváme i vaší hotline a Customer Support, tedy zákaznickou podporu.

Co nějaké novinky, upgrady, co vám jako firmě přinesly?

S každým upgradem přibyla spousta možností. Některé i na základě naší zpětné vazby.

Poté jsme s vámi dělali velký projekt implementace eWay-CRM pro naši slovenskou pobočku. Pro ni tak máme zpracovány nabídky v Eurech a ve slovenštině. A máme i to, co jsme potřebovali nejvíc: možnost sledovat v jednom CRM chod obou poboček najednou.

Při této implementaci už to šlo o dost rychleji, protože všechny procesy a další návaznosti už jsme měli maximálně dobře uchopeny. Podpora a přístup ze strany eWaye byly profesionální a skvělé.

Dalším velkým krokem bylo, že už jsme před pěti lety přešli na cloudové řešení, které eWay-CRM i Pohoda nabízí. Ubyly nám starosti se správou vlastního serveru a zároveň práce s databázemi v cloudovém prostředí je velmi komfortní.

A co mobilní aplikace?

To, že je eWay aplikace na mobilu je pro nás dobré, v terénu to obchodníkům pomáhá, ti v ní nejčastěji hledají kontakty.

V aplikaci nám zatím chybí úkoly a sledování nabídek, ale důvodně věřím, že tam brzy v dalších verzích letos budou.

Chcete nám ještě něco říct k eWayi?

Jsem spokojená s tím, že eWay nabízí i část naměřenou na dlouhodobé projekty, začínáme tyto funkcionality využívat a propojovat tak vícečlenné týmy.

Jinak nám v eWay-CRM nechybí nic a jsme spokojeni. Teď už bychom bez ní asi nedokázali fungovat.

Dovolíme si takovou osobnější otázku: co vy osobně ráda děláte ve volnu?

Ráda jezdím na kole.

A váš pracovní tým tmelíte…

…taky na kole.

A kam jezdíte tady, Čechách?

Někdy v Čechách, ale například naposledy jsme byli všichni na kolech v Jihoafrické republice. (směje se)

Brilon on bike

Máme i firemní dresy, baví to všechny…stejně jako práce v naší firmě, v Brilonu.

Práce a pohoda a eWay to jsme my. (další smích)

Moc děkujeme za rozhovor, za možnost s vámi ve vašem nabitém programu mluvit a přeji vám hezký den.