Šárka Grohová: Pro personalistu je nejdůležitější přehled

eWay-CRM mi pomáhá to zvládat

Šárka je naší office manažerkou a stará se také o personální otázky. Ať už jde o nábor, administrativu či sledování docházky, spoléhá se na eWay-CRM. Ptali jsme se jí, jak lze software využít pro efektivní práci s lidmi.

Sarka Grohova

Šárko, ty se mimo jiné staráš i o personální záležitosti. Máš nějakou filozofii nebo inspiraci, jak pracovat s lidmi?

Ráda sleduji firmy, které staví na lidech. V USA je to třeba Zappos, u nás brněnský IReSoft. Kladou důraz na to, že nejsou jen o vykonavateli práce, ale především jsou to lidé s vlastní identitou, hodnotami a životním stylem, a snaží se k nim tak chovat. Je tam znát skutečný zájem o lidi. Neformální a přátelská atmosféra, důvěra zaměstnanců a ve výsledku i produktivita, protože ti lidé jsou více motivovaní. To se pak dá dobře využít i v marketingu, ale není to samozřejmě jediný důvod. Je dobré být k lidem vřelý prostě jen tak.

 Snažíš se podobné principy uplatňovat u nás?

Tak přátelská atmosféra, různé benefity a slušné zacházení jsou samozřejmostí, tím spíš že v IT je trh práce o poznání napjatější. Stejně tak ale dbáme i o naše chování k zájemcům o práci. I ti, které nevybereme, si zaslouží náš respekt a férové jednání. Proto odpovídáme každému a bez zbytečných průtahů. Řada firem se dnes ani neobtěžuje odpovědět, případně uchazeči dostávají jen automatické zprávy.

Hodně důležité je také poskytnout lidem všechny informace, které potřebují. Když se ucházejí o práci nebo když nastoupí, snažíme se, aby přesně věděli, jak to u nás chodí, co je čeká a co budou mít na starosti. Člověk se pak cítí lépe a může se správně rozhodnout.

Víme, že využíváš eWay-CRM. Jak ti s tím vším vlastně pomáhá?

eWay-CRM slouží hlavně ke komunikaci s klienty, využíváme ji také pro účetnictví a administrativu… Pro mě je zásadní databáze zaměstnanců, abych měla všechny údaje pěkně pohromadě. Postupem času jsem začala využívat eWay-CRM více a teď tam zadávám všechny důležité materiály pro chod firmy.

Takže i když je hlavním úkolem eWay-CRM pracovat se zákaznickými údaji a komunikací, dá se využít jako vnitropodniková síť?

Přesně tak. Je to užitečné nejen pro mě, ale i když nastoupí nový zaměstnanec. V systému vidí kontakty ostatních včetně fotografií a lépe se mu začne pracovat. Nemusí tu pak obíhat ostatní a na všechno se vyptávat. A když něco potřebuje, přesně ví, za kým jít.

Je něco dalšího, co v eWay-CRM využíváš? Co třeba docházka?

To je pro mě už tak samozřejmá věc, že zapomínám na to ji zmínit…

Ono to úplně běžné v CRM systémech není, většina produktů na trhu tu možnost nenabízí.

Docházku mohu sledovat jednoduše jako časový údaj, ale také zaznamenávat čas strávený na konkrétních projektech a analyzovat využití času lidí do nejmenšího detailu.

Ve firmách na to často mají nějaký další software a když si zaměstnanci zadávají docházku, musejí pracovat s každým systémem zvlášť. S eWay-CRM je to jednodušší, všechno je v Outlooku. To ušetří spoustu času a lidé jsou ochotnější s tím pracovat, protože se nemusejí učit ovládat několik různých nástrojů.

Pro nás je to užitečné nejen v tom, že vidíme, kdo na čem pracoval, ale také když fakturuji klientům. Díky automatickým reportům jim můžu rovnou poslat i podrobný přehled toho, kdo přesně a kolik hodin pracoval na jejich zakázce.

A to potom vidí všichni?

Kdo co vidí, se dá nastavit. Systém jde přizpůsobit tak, aby konkrétní uživatelé mohli vidět pouze konkrétní věci. My teď většinu informací sdílíme, ale jde to nastavit i tak, že konkrétní informace vidí pouze personalista a vedení.

Napadá tě, jaké funkce nebo nástroje by se ti ještě mohly hodit? Je něco, co ti chybí?

Plánuji si nastavit a sledovat informaci, kdy byl který zaměstnanec proškolen na BOZP a hodilo by se mi, kdyby šlo nastavit automatické upomínky pro personalistu, například když zaměstnanci vyprší platnost lékařské prohlídky. Jinak si ale myslím, že se eWay-CRM bez problémů vyrovná jednodušším nástrojům pro personalisty, byť to není jeho jediná a hlavní úloha.