Doba GDPR: Jak s eWay-CRM pečovat o kontakty?

Dnes budeme pečovat.
O koho?
O databázi kontaktů!
Aby byli klienti jak v bavlnce?
To taky. A hlavně abychom vyhověli GDPR.

miminko

O co jde?

Pojďme si ve stručnosti zopakovat, co je to GDPR.
GDPR, General Data Protection Regulation, je Obecné nařízení na ochranu osobních údajů

Ale to už všechno víte! Pokud ne, přečtěte si náš GDPR eWay-Book.

 

Je potřeba souhlas!

V praxi jde tedy především o to, že pokud chceme zpracovávat něčí osobní údaje (jméno, příjmení, telefonní číslo a další), potřebujeme k tomu jeho souhlas.

Jaké jsou náležitosti souhlasu?
Souhlas musí být jednoznačným potvrzením, které vyjadřuje svobodnou vůli osoby, která jej dává, má být svobodný, konkrétní, jednoznačný, oddělitelný a informovaný.

Další podrobnosti naleznete v našem GDPR eWay-Book.

 

Právě pro snadnou práci s kontakty vznikla nová verze našeho software, eWay-CRM 5.2., které u nás říkáme GDPR-CRM. Vyhovět požadavkům GDPR je s ní totiž velice snadné.
V Administračním nastavení, v sekci Globální nastavení, kategorie Hlavní, si dvojklikem rozkliknete funkci Aplikovat pravidla pro ochranu osobních údajů (GDPR). Následně zaškrtnete políčko a potvrdíte stiskem OK. Tím aktivujete funkce, které jsou pro GDPR relevantní. Více ZDE.

 

Jak vůbec souhlas získat?

Pro získávání souhlasů využijeme funkci Profesionální emaily, která je k dispozici v modulu Marketing. Stručně řečeno rozpošleme hromadný email, ve kterém subjekty o souhlas požádáme. Ten bude vyjádřen kliknutím na hypertextový odkaz, který jim pošleme emailem. Pokud subjekt na odkaz klikne, v eWay-CRM bude souhlas automaticky u kontaktu zaevidován v políčkách, která jsme si vytvořili v minulé kapitole.

Nejlepší bude, pokud klient, který účel zpracování odsouhlasí, po kliknutí uvidí vaši webovou stránku s nějakým milým textem, jako například Děkujeme za udělení souhlasu.

tužka

Jak si mám pamatovat, kdo mi kdy a s čím dal souhlas?

To si samozřejmě pamatovat nemusíte.
V eWay-CRM si vytvoříme sadu políček, které představují získání souhlasu pro každý z účelů zpracování. Můžeme použít obyčejná zaškrtávací pole nebo evidovat datum a čas a evidovat tak „Datum získání souhlasu“. Druhá z variant nám později umožní vyfiltrovat si kontakty, které nám daly kontakt před pěti lety (protože nám naše interní politika přikazuje souhlas po pěti letech obnovit, resp. klienta z databáze smazat).
Jak na to? V Administračním nastavení klikněte na Uživatelská pole. Klikněte na modul Kontakty a vyberte Nový. Můžete si zvolit, zda chcete Datumové, nebo Zaškrtávací pole.
Pak už si jen vyplňte název pole, například Datum získání souhlasu pro marketingové účely. Stiskněte OK a opakujte znovu pro každý účel zpracování.
Jednoduché, ne?

A co plnění práv subjektů?

Jednoduché, jako facka. Pojďme si ukázat příklad, kdy klient využije svého práva na omezení zpracování. Dejme tomu, že se rozhodl, že už nechce dostávat vaše hromadné emaily, nechce však být smazán z celé databáze.

Rozklikněte si email a v horním panelu nástrojů zaškrtněte GDPR relevantní. Jakmile se objeví hláška, zda chcete email otevřít, zvolte Ano. Přesvědčte se, že je email propojený se správným kontaktem. Pokud přišla žádost z nové adresy, vyberte Připojit > Kontakt a zvolte danou osobu. Pak stačí uložit a zavřít.
Pro vyřízení žádosti si otevřete kartu kontaktu a odstraňte informace o obdržení souhlasu. Uložte a zavřete. Navíc se klientova žádost uloží do HUBu, kde se označí jako GDPR relevantní.

eWay-CRM toho pochopitelně umí daleko víc! Stačí si projít náš GDPR eWay-Book, nebo mrknout do naší Knowledge base.

 

Buďte efektivní. S naším GDPR-CRM.