Posíláte hodně emailů? Neplýtvejte časem na formality

Jak využít podpisy v Outlooku

Přestože s emaily zacházíme jako s pohotovou online komunikací, jde o individuální zprávy, které obvykle vyžadují základní náležitosti. Například pozdrav či podpis. Uživatelé často přidávají i své kontaktní údaje a firemní logo, aby působili profesionálním dojmem.

Outlook Singatures

Podepsat každý email zvlášť, vyjasnit kontakty a přemýšlet, jak zprávu uzavřít, vám sebere hodně času, protože tyto drobné úkony neustále opakujete. Naštěstí Microsoft Outlook nabízí funkci, která vám umožní připravit své podpisy i emaily předem a jejich odesílání automatizovat.

Projděte si náš návod, jak si nastavit emailové podpisy v Outlooku.

  1. Otevřete nový email a vyberte Podpis v horní liště.
    Outlook Singature 1
  2. V novém okně klikněte na Nový.
    Outlook Singature 2
  3. Pojmenujte svůj podpis (např. Podpis 1) a potvrďte tlačítkem OK.
    Outlook Singature 3
  4. Vložte a upravte svůj podpis v odpovídajícím okně, podobně jako na obrázku níže.
    Outlook Singature 4
  5. Pokud potřebujete specifické podpisy pro různé příležitosti, vytvořte další pomocí tlačítka Nový.
  6. Přiřaďte podpisy k novým zprávám i k vašim odpovědím a přeposílaným zprávám.
    Outlook Singature 5

Smart Tip

Napadlo vás, že můžete tuto funkci využít i pro standardizované zprávy? Připravte si emailové šablony a využijte je k obvyklé komunikaci nebo jako odpovědi na nejčastější dotazy.

Uložte své zprávy jako “podpisy” a v případě potřeby je jednoduše vyberte pomocí tlačítka Podpis.

Outlook Singature 6

Další užitečné funkce Outlooku najdete na našem blogu, Facebooku, LinkedInu nebo Twitteru.