Proč CRM v Outlooku?

Jaké jsou výhody integrace CRM software s Microsoft Outlook? Koukněte se

Proč byste si měli zvolit CRM software integrovaný přímo do vašeho Outlook místo běžného CRM?

Stejně jako každá firma se i vy určitě soustředíte na budování vztahů s klienty. Pro jejich spokojenost (a tím pádem i spokojenost vaši), je třeba nabízet vše v prvotřídní kvalitě a ve slíbených termínech. K tomu vám může pomoci právě CRM software.

eWay-CRM je nástroj navržený právě pro tyto účely. Jeho hlavní výhodou je, že je přímo integrován do aplikace Microsoft Outlook. Díky tomu máte k dispozici jeden jediný nástroj pro evidenci klientů, poptávek a zakázek, který umí automaticky evidovat komunikaci, plánovat schůzky či úkoly.

Kontakty

Začněme s tím, co v aplikaci Microsoft Outlook všichni používáme – s Kontakty. Kontakty představují TO místo, kam jdeme pro e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, chceme-li komunikovat s obchodním partnerem. Je to TO místo, kde evidujeme všechny zákazníky či dodavatele.
Tuto databázi chceme mít bezpochyby v pořádku a sdílenou s kolegy ve firmě. Proč nepoužít Microsoft Outlook? Samozřejmě to dává smysl. Ale ani po hodinách, ba dokonce i dnech, kdy jste se snažili zjistit, jakým způsobem zpřístupnit kontaktní informace v rámci týmu, nejste blíže k vašemu cíli. Dopátrali jste se možnosti veřejných složek, ale nelíbí se vám, že by kolegové měli přístup naprosto ke všem vašim kontaktům. Třeba i ke kontaktům na vaše přátelé a vaši rodinu. Zamýšlíte se nad tím, proč jednoduše nejde zpřístupnit vašim kolegům pouze ty kontakty, které ke své práci potřebují. Nakonec po všem snažení začínáte tuto možnost vzdávat.

Další výzvou je, jak evidovat informace specifické pro Váš byznys. Například jaké produkty zákazník odebírá, kdo vám ho doporučil, stav prodeje nebo datum poslední komunikace? Samozřejmě bez nutnosti najímat tým programátorů. Zjednodušeně řečeno chcete mít maximálně flexibilní aplikaci Microsoft Outlook.

Vítejte v eWay-CRM. eWay-CRM je místem kde jsou soustředěny veškeré důležité kontaktní informace, které potřebujete mít denně k dispozici. eWay-CRM vám navíc umožní nastavit oprávnění k jednotlivým kontaktům, takže Vaši zaměstnanci se dostanou jen tam, kam jim dáte přístup. Kartu klienta si uzpůsobíte k obrazu svému, odstraníte nepotřebná pole a dáte místo nich vaše vlastní. Samozřejmostí je i dostupnost všech informací z vašeho mobilního zařízení.

Sledování telefonních hovorů a schůzek

Představme si situaci, že některý z vašich zaměstnanců má za úkol během telefonického rozhovoru s jedním z vašich důležitých zákazníků, např. s viceprezidentem společnosti XYZ, získat určité informace. Tyto informace pro vás nejsou bezpodmínečně důležité ihned po skončení telefonického rozhovoru, ale třeba až za týden nebo i později. Jakým způsobem se ve vaší firmě informace získané během telefonních hovorů předávají? Jak se k vám veškeré podrobnosti z rozhovoru vašeho zaměstnance s viceprezidentem společnosti A dostanou? Je běžnou praxí, že si váš zaměstnanec dělá během celého rozhovoru poznámky na papír a ty vám pak předá, až si je od něho vyžádáte? Nebo vám zašle podrobnosti z rozhovoru e-mailem, který pak musíte složitě dohledávat ve vaší doručené poště? V horším případě vám je sdělí ve chvíli, kdy si chcete v klidu vychutnat vaši poobědní kávu. Co můžete ve všech těchto chvílích s předanými informacemi udělat, abyste je nezapomněli? Přemýšlíte nad tím, proč jste si zaplatili Exchange server nebo Office 365 a přitom nevíte, jak je v rámci vaší společnosti efektivně používat?

Microsoft Outlook s eWay-CRM je pro vás to správné řešení, které celý problém s předáváním důležitých informací pomůže vyřešit. Je to jednoduché. Váš zaměstnanec v aplikaci Microsoft Outlook během telefonického rozhovoru zapíše deník: „Telefonický rozhovor s viceprezidentem společnosti XYZ. Mají zájem o spolupráci s naší firmou.“ V eWay-CRM bude tato informace automaticky propojena s kontaktem na viceprezidenta a také s firmou XYZ, do které viceprezident patří. Ve chvíli, kdy se budete chtít podívat na všechny telefonní hovory s viceprezidentem, stačí otevřít jeho kartu v eWay-CRM a ihned máte vše k dispozici. eWay-CRM vám samozřejmě umožňuje přehledně vyhledávat a prohlížet poznámky z jakéhokoliv telefonní hovoru a schůzky bez ohledu na to, kdy byly vytvořeny.

Automatické ukládání e-mailů ke kontaktům

Také máte vaši poštovní stránku denně zahlcenu příchozími a e-maily? Trávíte denně spoustu času procházením veškeré e-mailové korespondence mezi zaměstnanci vaší společnosti a vašimi obchodními partnery? Dohledáváte v rychlosti před schůzkou nebo jednáním ve vaší příchozí poště komunikaci týkající se daného klienta? Pokud vám tento způsob vyhovuje, stačí požádat vaše zaměstnance, aby vkládali vaší e-mailovou adresu jako cc nebo bcc do každého emailu, a vy budete mít stále přehled. To je ale dost děsivá představa, nemyslíte? My pro vás máme jiné, lepší řešení. Bez nutnosti opouštět aplikaci Microsoft Outlook. Stačí si otevřít jakýkoliv kontakt a ihned můžete procházet veškerou e-mailovou komunikaci, vedenou s kýmkoliv od vás. Stejně tak to platí u našeho předchozího příkladu. Aniž byste museli opustit Microsoft Outlook, otevřením karty našeho viceprezidenta získáte přehled o veškeré komunikaci, jako jsou e-maily, poznámky, informace o telefonních hovorech i schůzkách.

Plánování Dalších kroků

Potřebujete vytvořit úkol nebo přidat událost do kalendáře, která se týká právě skončeného rozhovoru nebo schůzky? Zůstaňme ještě u našeho viceprezidenta. Ten se chce za pár týdnů po telefonickém rozhovoru spojit přímo s vámi a probrat detaily. Váš zaměstnanec proto ihned po skončení hovoru vytvoří úkol a ten vám přidělí. Když během následujících dní tento úkol otevřete, automaticky se dostanete i k poznámkám a podrobnostem z telefonního hovoru s viceprezidentem tak, jak je váš zaměstnanec zaznamenal. Nyní se s ním už stačí jen spojit.

Společnosti

Chtěli byste mít možnost kdykoliv nahlížet do historie komunikace (e-mailů, telefonních hovorů, dokumentů atd.) s vaším zákazníkem? Zajímá vás komunikace mezi vaší společností a partnerskou společností z globálního pohledu anebo byste chtěli mít k dispozici pouze přehled komunikace s konkrétní osobou?

Díky modulu Společnosti můžete kdykoliv ke konkrétnímu kontaktu připojit e-mail, dokument či deník. Vše je automaticky propojeno, stejný e-mail, dokument a deník najdete jak na kartě konkrétního kontaktu, který patří k dané společnosti, tak i přímo na kartě dané společnosti.

Sledování prodeje a dodávek v eWay-CRM Software

Dříve, než se rozhodnete pro eWay-CRM jako CRM nástroj, který budete používat ve vaší společnosti, je nutné, abyste dokázali správně popsat všechny procesy probíhající ve vaší firmě. A začněte od základů.

Společně se teď podívejme na rysy, které jsou víceméně společné pro všechny podniky. Ve všech oborech, bez ohledu na to, v čem podnikáte, musíte produkt či službu prodat a následně dodat. Jak jednoduché. Většina CRM software se snaží pokrýt oba výše popsané procesy. Problém spočívá v tom, že tyto procesy jsou příliš obecné a nemusí zcela vyhovovat potřebám vašeho podnikání.

Obchod

Pracujeme, například, s významnou advokátní kanceláří, která se specializuje na jedinečnou oblast práva. Potenciální klienti jsou na tuto firmu zpracováváni přímo jednotlivými právními zástupci. Prodejním procesem této advokátní kanceláře je „telefonní hovor, e-mail nebo osobní schůzka“. Je to rychlé. Za pár minut může být rozhodnuto, zda bude z potenciálního klienta klient skutečný, anebo se poohlídne po jiné advokátní kanceláři.

Naproti tomu spolupracujeme i s firmou poskytující IT řešení. Proces prodeje je pro tuto firmu značně odlišný. Zamyslíme-li se rovnou nad možností využití eWay-CRM, tak bychom mohli popsat proces následovně:

  1. Obchodní zástupce si domluví osobní schůzku s potenciálním zákazníkem.
  2. Na schůzce spolu proberou požadavky zákazníka a možnosti, jakými je IT firma schopna tyto požadavky nejlépe splnit.
  3. Po návratu ze schůzky zadá obchodní zástupce všechny potřebné informace získané během jednání do eWay-CRM a pro zákazníka vytvoří návrh řešení. Následně zašle návrh e-mailem zákazníkovi a současně jej uloží do eWay-CRM. eWay-CRM pak automaticky vygeneruje úkol, který obchodnímu zástupci během několika málo dní připomene, že má zákazníka kontaktovat.
  4. Následná vyjednávání prostřednictvím e-mailu nebo telefonických rozhovorů mohou trvat dny nebo týdny.
  5. Nakonec se obě společnosti úspěšně domluví na spolupráci a zahájí se dodávky smluvených produktů a služeb.

eWay-CRM může pomoci v obou výše popsaných příkladech. Dokáže splnit rozdílné potřeby a nároky. Při rozhodování, jak nejlépe popsat své prodejní procesy, vám doporučujeme zvážit následující. Zatímco základním procesem v každém podnikání je přeměna potenciálních obchodů/zákazníků na obchody/zákazníky skutečné, je nutné, abyste se rozhodnuli, zda pro vás bude výhodnější rozdělit váš prodejní proces do několika dílčích, samostatně popsaných fází. Tímto rozdělením získáte možnost:

  1. Získat pohled na potenciální obchody/zákazníky podle fází procesu, který vám umožní získat globální pohled na vaše obchody v kterémkoliv časovém okamžiku.
  2. Automaticky provést specifický úkon pro konkrétní posun v rámci procesu jako je například přechod z jedné fáze procesu do druhé.

Zamyslíte-li se nyní nad vaším standardním prodejním procesem, podobá se více popsanému příkladu s advokátní kanceláří nebo se společností poskytující IT řešení?

Zakázka / Projekt

Jakmile je prodej domluven, přichází chvíle pro jeho uskutečnění. Veškeré smluvené zboží a služby musejí být dodány v konkrétní termíny v požadované kvalitě a v množství dle domluvy.

Můžete-li dodávky vašich produktů nebo služeb rozdělit do jednotlivých etap, pak budete moci využít možností modulu Projekty.

V modulu Projekty si můžete nadefinovat váš specifický realizační proces. Jednoduše stanovíte body, které mají být provedeny v každé fázi procesu dodávky. Pro vás a celý váš tým pak bude velkou výhodou, že se určité akce mohou provést automaticky samy ve chvíli, kdy přesunete projekt z jedné fáze do druhé. Například jste na začátku nové zakázky a potřebujete členům svého týmu zaslat informační e-mail s veškerými detaily o prodeji a o krocích, které je v rámci nového projektu potřeba udělat. Navíc by se vám mohlo hodit, kdyby se automaticky vygenerovala a přiřadila řada předdefinovaných dílčích úkolů, které jsou vždy stejné pro všechny vaše projekty. Jednoduše tak zabráníte tomu, že váš tým během procesu dodávky něco opomene a vy pak budete muset celou situaci se zákazníkem řešit. V neposlední řadě nemůžeme zapomenout na e-mailovou komunikaci, záznamy v kalendáři, poznámky ze schůzek a zápisky z telefonních rozhovorů a další neočekávané úkoly. Všechny tyto informace budou propojeny s projektem tak, aby byly jednoduše k dispozici vašemu týmu po celou dobu běhu tohoto projektu. S tím vším vám eWay-CRM pomůže.

Nyní si představte, že provozujete železářství. Doručování, ať je to v tomto případě jakkoliv přehnaný výraz, je pro vás pultový prodej zboží na vaší prodejně. Zákazník si z vaší nabídky vybere například kladivo. Vy mu ho s radostí prodáte a on vám za něj zaplatí požadovanou částku. Je-li pro vás zakázka pouze o výdeji zboží, tento modul Projekty pravděpodobně využívat nebudete. eWay-CRM naštěstí umožňuje nepotřebné moduly schovávat, takže i v tomto případě si systém nastavíte přesně pro váš byznys. Modul si zaktivujete až po čase, kdy budete chtít například řídit interní projekty.